PAGE日常工作檔案化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司日常工作的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的有序開展，便于工作的查詢、追溯和總結(jié)，特制定本日常工作檔案化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在日常工作中形成的各類文件、資料、記錄等的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映日常工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與日常工作相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等管理工作。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司日常工作檔案化管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門開展檔案收集、整理、歸檔等工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.集中管理公司各類日常工作檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門日常工作檔案的收集、整理、分類和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查閱和使用，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案安全。（三）員工職責(zé)1.按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將個(gè)人在工作中形成的文件、資料、記錄等提交給所在部門進(jìn)行整理歸檔。2.配合部門做好檔案的整理和審核工作，提供準(zhǔn)確的信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱和使用規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)處理記錄等。2.業(yè)務(wù)類檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案（包括客戶信息、銷售合同、銷售報(bào)表等）、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案（采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)發(fā)票等）、項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等）。3.財(cái)務(wù)類檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)類檔案：如研發(fā)報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.其他類檔案：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對(duì)外宣傳資料、員工培訓(xùn)記錄等不屬于上述分類的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，采用大寫字母表示，如行政類檔案用“XZ”表示，業(yè)務(wù)類檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型分別設(shè)置代碼，財(cái)務(wù)類檔案用“CW”表示，技術(shù)類檔案用“JS”表示，其他類檔案用“QT”表示。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年行政類的第一份檔案編號(hào)為“2023XZ001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.在日常工作中，各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等進(jìn)行收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括文件的正本、副本、附件、圖表等。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，并按照編號(hào)順序排列。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每月末對(duì)當(dāng)月形成的檔案進(jìn)行整理歸檔，并于次月10日前將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.對(duì)于臨時(shí)性工作或項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束或項(xiàng)目完成后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔和移交。（二）移交手續(xù)1.各部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，并在清單上簽字確認(rèn)。3.雙方應(yīng)按照移交清單進(jìn)行檔案交接，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的和檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)損壞、丟失等情況，予以簽收。七、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、防潮防蟲設(shè)備、消防設(shè)備等。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如霉變、蟲蛀、破損等。3.對(duì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案的安全存儲(chǔ)。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等意外事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和時(shí)效性，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)公司發(fā)展具有重要影響、涉及公司核心業(yè)務(wù)、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案應(yīng)予以保留。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)：超過規(guī)定保存期限、已失去利用價(jià)值的檔案可考慮銷毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案資料不完整、無(wú)法反映工作全貌的，可根據(jù)情況進(jìn)行補(bǔ)充或銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同保存，以備查考。九、檔案保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、客戶信息等敏感信息的檔案。2.公司內(nèi)部規(guī)定的其他需要保密的檔案。（二）保密措施1.對(duì)保密檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保信息安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要接觸保密檔案，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.在檔案查閱、借閱過程