PAGE檔案用品辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案用品和辦公用品的管理，規(guī)范使用流程，提高資源利用效率，確保公司各項工作的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在檔案管理和辦公過程中對檔案用品及辦公用品的使用、采購、保管等相關(guān)活動。（三）基本原則1.按需配備原則：根據(jù)工作實際需求，合理配置檔案用品和辦公用品，避免浪費。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項管理制度，嚴格按照規(guī)定流程進行操作，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。3.節(jié)約高效原則：倡導節(jié)約意識，提高辦公用品的使用效率，降低公司運營成本。4.責任到人原則：明確各部門及人員在檔案用品和辦公用品管理中的職責，做到責任清晰、落實到位。二、檔案用品管理（一）檔案用品的分類1.檔案裝訂用品：如檔案裝訂機、裝訂線、封皮等。2.檔案存儲用品：包括檔案盒、檔案柜、密集架等。3.檔案保護用品：例如防蟲劑、防霉劑、干燥劑等。4.檔案整理用品：像文件夾、標簽、索引紙等。（二）檔案用品的采購1.需求申報各部門根據(jù)檔案管理工作的實際需要，填寫《檔案用品采購申請表》，詳細注明所需檔案用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。2.審核審批行政部門對各部門提交的采購申請進行審核，核實需求的合理性和必要性。對于金額較大或涉及重要檔案用品的采購申請，需報公司領(lǐng)導審批。3.采購執(zhí)行經(jīng)審核審批通過后，行政部門按照公司采購相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中要嚴格把控質(zhì)量，確保所采購的檔案用品符合行業(yè)標準和公司要求。4.驗收入庫檔案用品到貨后，行政部門會同相關(guān)部門進行驗收。檢查檔案用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（三）檔案用品的保管1.倉庫管理設立專門的檔案用品倉庫，由專人負責管理。倉庫要保持整潔、干燥、通風良好，確保檔案用品不受潮、發(fā)霉、損壞。2.分類存放按照檔案用品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，詳細記錄檔案用品的出入庫情況。3.定期盤點定期對檔案用品進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符或檔案用品有損壞、丟失等情況，要及時查明原因并進行處理。（四）檔案用品的使用1.領(lǐng)用登記員工因工作需要領(lǐng)用檔案用品時，需填寫《檔案用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及領(lǐng)用人等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到倉庫領(lǐng)取。2.使用規(guī)范員工應按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求正確使用檔案用品，不得隨意浪費或挪作他用。對于檔案裝訂用品，要嚴格按照操作規(guī)程進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固；對于檔案存儲用品，要合理安排存放空間，保證檔案的安全存儲。3.歸還與回收已使用完畢的檔案用品，如檔案盒、文件夾等，能回收再利用的，員工應及時歸還倉庫。對于損壞或無法繼續(xù)使用的檔案用品，要注明原因，交倉庫統(tǒng)一處理。三、辦公用品管理（一）辦公用品的分類1.辦公文具：如筆、紙、筆記本、文件夾、訂書機等。2.辦公設備：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機等。3.辦公耗材：例如墨盒、硒鼓、紙張、油墨等。4.辦公家具：像辦公桌、辦公椅、文件柜等。（二）辦公用品的采購1.需求統(tǒng)計行政部門每月定期收集各部門的辦公用品需求信息，進行匯總統(tǒng)計，分析辦公用品的使用規(guī)律和需求趨勢。2.采購計劃制定根據(jù)需求統(tǒng)計結(jié)果，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。采購計劃要明確采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、預算等內(nèi)容。3.采購流程同檔案用品采購流程，經(jīng)審核審批后，選擇合適的供應商進行采購。在采購辦公設備時，要充分考慮設備的性能、質(zhì)量、售后服務等因素，確保設備能夠滿足公司辦公需求。（三）辦公用品的保管1.倉庫管理設立辦公用品倉庫，對辦公用品進行集中保管。倉庫要配備必要的防火、防潮、防盜等設施，確保辦公用品的安全。2.庫存管理建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存進行盤點，及時掌握庫存動態(tài)。根據(jù)庫存情況，合理調(diào)整采購計劃，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.標識管理對庫存的辦公用品進行標識管理，標明名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，便于查找和管理。（四）辦公用品的使用1.領(lǐng)用制度員工領(lǐng)用辦公用品時，需到行政部門填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，按照規(guī)定的領(lǐng)用標準領(lǐng)取。行政部門要嚴格控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費。2.使用規(guī)范員工要愛護辦公用品，按照正確的使用方法進行操作。對于辦公設備，要定期進行維護保養(yǎng)，延長設備使用壽命；對于辦公耗材，要合理使用，提高利用率。3.節(jié)約措施倡導員工節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復印，減少紙張浪費；及時關(guān)閉辦公設備電源，降低能耗等。行政部門要定期對各部門辦公用品使用情況進行統(tǒng)計分析，對節(jié)約使用辦公用品表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵。四、費用管理（一）預算編制1.行政部門根據(jù)公司檔案用品和辦公用品的使用情況、業(yè)務發(fā)展需求以及市場價格變動等因素，編制年度費用預算。2.預算內(nèi)容包括檔案用品采購費用、辦公用品采購費用、辦公設備購置費用、維修保養(yǎng)費用、倉庫租賃費用等。3.預算編制要遵循合理、準確、節(jié)約的原則，確保費用預算能夠滿足公司實際工作需要，同時又不會造成資金浪費。（二）費用報銷1.員工在使用檔案用品和辦公用品過程中產(chǎn)生的費用，按照公司財務報銷制度進行報銷。2.報銷時需提供有效的發(fā)票、采購清單、領(lǐng)用登記表等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報財務部門審核報銷。3.財務部門要嚴格審核報銷憑證的真實性、合法性和完整性，對不符合規(guī)定的報銷申請予以拒絕。（三）費用控制1.行政部門要定期對檔案用品和辦公用品的費用支出情況進行統(tǒng)計分析，與預算進行對比，及時發(fā)現(xiàn)費用超支或節(jié)約的情況。2.對于費用超支的部門，要分析原因，采取相應的措施進行控制。如加強領(lǐng)用管理、優(yōu)化采購渠道、合理安排使用等，確保費用支出在預算范圍內(nèi)。3.公司鼓勵各部門在保證工作質(zhì)量的前提下，積極采取節(jié)約措施，降低檔案用品和辦公用品的費用支出。對于費用節(jié)約顯著的部門，給予一定的獎勵。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，由行政部門、財務部門等相關(guān)人員組成，負責對檔案用品和辦公用品管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期或不定期對各部門檔案用品和辦公用品的使用、采購、保管等情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案用品和辦公用品的采購是否按照規(guī)定流程進行，采購的質(zhì)量和價格是否合理。2.檔案用品和辦公用品的保管是否規(guī)范，庫存是否賬實相符，有無損壞、丟失等情況。3.員工對檔案用品和辦公用品的使用是否符合規(guī)定，有無浪費現(xiàn)象。4.費用報銷是否真實、合法，是否符合公司財務制度。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案用品和辦公用品管理制度的部門和個人，監(jiān)督小組要及時發(fā)出整改通知，責令限期整改。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，并要求責任人作出書面檢討；對情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，如扣發(fā)獎金