PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大資料檔案的管理，確保資料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮資料檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室及相關(guān)部門在工作中形成的各類資料檔案，包括但不限于會議文件、代表活動記錄、議案建議辦理資料、選民信息等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大資料檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保各類資料檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則資料檔案應(yīng)如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實。3.分類科學(xué)原則按照資料檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保資料檔案的安全，防止泄露、丟失和損壞，對涉及國家機(jī)密和個人隱私的資料檔案嚴(yán)格保密。二、資料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級人大及相關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、法規(guī)等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.代表活動資料，包括代表視察、調(diào)研、走訪選民等活動的記錄、報告等。4.代表提出的議案、建議及辦理情況資料。5.選民登記、選舉工作相關(guān)資料。6.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作年度計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。7.其他與鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將工作中形成的資料檔案移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室，移交時應(yīng)填寫移交清單，注明資料檔案的名稱、數(shù)量、日期等。2.資料檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并定期備份。（三）整理方法1.分類根據(jù)資料檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為綜合類、會議類、代表工作類、選舉工作類、議案建議類等類別。2.編號對每一類資料檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制資料檔案目錄，目錄應(yīng)包括資料檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂對紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。三、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料檔案應(yīng)定期歸檔，一般每年歸檔一次，確保資料檔案的及時整理和保存。2.歸檔時應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行排列，確保資料檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.對于重要資料檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式。（二）保管期限1.永久保管涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作重大決策、重要?dú)v史事件、具有長期查考利用價值的資料檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他資料檔案根據(jù)其重要程度和查考利用價值，確定保管期限，一般分為30年、10年等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。3.特殊載體檔案對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。四、資料檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作人員因工作需要可查閱相關(guān)資料檔案。2.其他部門或個人因工作需要查閱資料檔案，應(yīng)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱登記表。3.涉及國家機(jī)密和個人隱私的資料檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)提前向鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室提交查閱申請，注明查閱的資料檔案名稱、內(nèi)容、目的等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料檔案，不得擅自將資料檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)資料檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時歸還資料檔案，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.提供復(fù)印件對于需要利用資料檔案的，可根據(jù)查閱人的需求提供復(fù)印件，但應(yīng)注明出處和用途。2.提供電子文檔對于電子檔案，可根據(jù)查閱人的需求提供電子文檔，但應(yīng)確保電子文檔的安全性和完整性。3.出具證明對于需要證明資料檔案真實性和有效性的，可出具相關(guān)證明材料。五、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室應(yīng)定期對資料檔案進(jìn)行鑒定，確保資料檔案的質(zhì)量和價值。2.全面審查原則鑒定時應(yīng)全面審查資料檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體決策原則鑒定工作應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)人員參加，集體討論決定鑒定結(jié)果。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份資料檔案進(jìn)行直接審查，判斷其是否具有保存價值。2.比較分析法將資料檔案與同類資料檔案進(jìn)行比較分析，判斷其價值大小。3.效益評估法評估資料檔案的利用效益，判斷其是否具有繼續(xù)保存的必要。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的資料檔案，應(yīng)填寫銷毀清單，注明資料檔案的名稱、數(shù)量、日期等。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大主席批準(zhǔn)。3.銷毀資料檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。六、資料檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大辦公室負(fù)責(zé)對資料檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保資料檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大主席負(fù)責(zé)對資料檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.資料檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合本制度的要求。2.資料檔案的查閱、利用、鑒定、銷毀等工作是否規(guī)范有序。3.資料檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備是否完好，安全措施是否落實。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.整改部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到及時