PAGE檔案遷移制度及流程圖表一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案遷移工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部機(jī)構(gòu)之間的檔案遷移活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案遷移工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤，避免因遷移導(dǎo)致信息丟失或錯誤。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障檔案在遷移過程中的安全，防止檔案被篡改、損壞或丟失。4.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成檔案遷移工作，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和利用。二、檔案遷移的分類及定義（一）內(nèi)部遷移指公司/組織內(nèi)部各部門之間因工作需要進(jìn)行的檔案轉(zhuǎn)移。（二）外部遷移指公司/組織與外部機(jī)構(gòu)（如政府部門、合作伙伴、客戶等）之間進(jìn)行的檔案交接。三、檔案遷移的流程（一）內(nèi)部遷移流程1.申請申請部門填寫《檔案內(nèi)部遷移申請表》，詳細(xì)說明遷移原因、遷移檔案清單及預(yù)計(jì)遷移時(shí)間。將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，確認(rèn)遷移必要性和檔案清單準(zhǔn)確性。如申請獲批，在申請表上簽字并加蓋部門公章，交至檔案管理部門。3.檔案整理檔案管理部門根據(jù)申請表中的檔案清單，對擬遷移檔案進(jìn)行整理。核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案無缺失、損壞或錯誤信息。4.交接檔案管理部門與接收部門安排專人進(jìn)行檔案交接。交接雙方在《檔案內(nèi)部遷移交接清單》上簽字確認(rèn)，注明交接日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。交接完成后，接收部門負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行妥善保管和利用。（二）外部遷移流程1.申請涉及外部遷移的部門或項(xiàng)目組填寫《檔案外部遷移申請表》，說明遷移目的、接收方信息、遷移檔案清單及預(yù)計(jì)遷移時(shí)間。將申請表提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批分管領(lǐng)導(dǎo)對申請進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)評估遷移的必要性、合法性以及對公司/組織利益的影響。審批通過后，在申請表上簽字并加蓋公司/組織公章。3.檔案整理與審核檔案管理部門按照申請表要求對檔案進(jìn)行整理。整理過程中，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保檔案符合外部提供要求，不存在敏感信息或法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，編制《檔案外部遷移清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、密級等信息。4.包裝與標(biāo)識根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的包裝材料對檔案進(jìn)行包裝防護(hù)。在包裝上清晰標(biāo)注檔案名稱、數(shù)量、接收方信息、遷移日期等關(guān)鍵信息。5.交接與簽收檔案管理部門安排專人將包裝好的檔案送至接收方，并與接收方辦理交接手續(xù)。交接過程中，雙方仔細(xì)核對檔案清單與實(shí)際檔案，確認(rèn)無誤后在《檔案外部遷移交接簽收單》上簽字。接收方應(yīng)出具接收證明，注明接收檔案的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息。6.備案檔案管理部門對外部遷移檔案的相關(guān)信息進(jìn)行備案，包括申請表、交接簽收單、接收證明等。備案資料應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。四、檔案遷移的責(zé)任分工（一）申請部門1.負(fù)責(zé)提出檔案遷移申請，確保申請信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.配合檔案管理部門進(jìn)行檔案整理和交接工作。（二）審批部門1.對檔案遷移申請進(jìn)行嚴(yán)格審批，把控遷移的必要性和合規(guī)性。2.及時(shí)做出審批決定，不得延誤檔案遷移工作進(jìn)程。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)檔案遷移的具體組織和實(shí)施工作，包括檔案整理、包裝、交接等。2.對檔案遷移過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案安全和流程規(guī)范。3.建立健全檔案遷移臺賬，記錄檔案遷移的相關(guān)信息。（四）接收部門1.負(fù)責(zé)接收遷移后的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管和利用。2.在檔案交接過程中認(rèn)真核對檔案信息，及時(shí)反饋問題。五、檔案遷移的時(shí)間要求（一）內(nèi)部遷移申請部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交遷移申請，檔案管理部門在收到申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理和交接工作。（二）外部遷移涉及外部遷移的申請應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交，審批通過后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理、包裝等工作，并安排交接。如遇特殊情況需要延長時(shí)間，應(yīng)提前向相關(guān)部門說明原因并獲得批準(zhǔn)。六、檔案遷移的安全保障措施（一）運(yùn)輸安全1.根據(jù)檔案的重要性和敏感性，選擇具備資質(zhì)的運(yùn)輸公司或采用安全可靠的運(yùn)輸方式。2.在運(yùn)輸過程中，對檔案進(jìn)行妥善固定和防護(hù)，防止顛簸、碰撞導(dǎo)致檔案損壞。3.運(yùn)輸車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、防盜裝置等。（二）存儲安全1.檔案交接過程中，交接雙方應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行操作，避免無關(guān)人員接觸檔案。2.接收部門應(yīng)及時(shí)將接收的檔案存入符合安全要求的檔案庫房或存儲設(shè)備中，確保檔案存儲環(huán)境的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲等條件符合標(biāo)準(zhǔn)。（三）信息安全1.對于涉及機(jī)密信息的檔案，在遷移過程中應(yīng)采取加密、脫密等技術(shù)手段確保信息安全。2.嚴(yán)格控制檔案遷移過程中的人員接觸范圍，對參與遷移工作的人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。七、檔案遷移的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門定期對檔案遷移工作進(jìn)行檢查，包括檔案整理情況、交接手續(xù)完整性、遷移時(shí)間執(zhí)行情況等。（二）不定期抽查公司/組織內(nèi)部審計(jì)或相關(guān)管理部門不定期對檔案遷移工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三）問題處理對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案信息錯誤、交接手續(xù)不全、安全措施不到位等，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。八、檔案遷移的記錄與歸檔（一）記錄要求1.檔案遷移過程中產(chǎn)生的各類申請表、交接清單、簽收單等文件應(yīng)如實(shí)記錄遷移的詳細(xì)信息，包括遷移時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、交接雙方等。2.記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，采用紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。（二）歸檔管理1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案遷移記錄進(jìn)行歸檔整理，按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放。2.歸檔后的記錄應(yīng)便于查詢和追溯，保存期限按照公司