PAGE資料員檔案室制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案室對(duì)各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。7.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交至檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合檔案室做好檔案資料的查詢、借閱等工作，確保檔案資料的合理利用。4.對(duì)本部門形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱等手續(xù)。5.積極參與檔案信息開發(fā)利用工作，提高檔案管理水平。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、技術(shù)改造等方面的檔案資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.人事檔案：涉及員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分類整理各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1份。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)檔案類別流水號(hào)進(jìn)行編制。如：KJ202301技術(shù)文件001，其中KJ代表科技檔案，202301為項(xiàng)目編號(hào)，技術(shù)文件為檔案類別，001為流水號(hào)。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度檔案類別流水號(hào)確定。如：2023會(huì)計(jì)憑證001，代表2023年的會(huì)計(jì)憑證檔案第1份。4.人事檔案編號(hào)：以員工編號(hào)為基礎(chǔ)，按照檔案類別流水號(hào)編制。例如：001基本信息001，001為員工編號(hào)，基本信息為檔案類別，001為流水號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的重要材料。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。5.其他需要?dú)w檔保存的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，同一類別的文件按照時(shí)間順序排列，依次編號(hào)、編目。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目的不同階段，將相關(guān)文件資料進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、驗(yàn)收文件等，確保檔案資料與項(xiàng)目進(jìn)程相對(duì)應(yīng)。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，每類檔案按照時(shí)間順序排列，裝訂成冊(cè)，并編制目錄。4.人事檔案：按照員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等類別進(jìn)行整理，建立員工檔案袋，將相關(guān)資料分類存放，并填寫檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案：當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案：項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)檔案資料應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)憑證、賬簿等檔案應(yīng)在次年上半年整理歸檔，財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)保存并歸檔。4.人事檔案：?jiǎn)T工離職后一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交檔案室。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)和管理要求，確定合理的歸檔期限，確保檔案資料及時(shí)歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門的檔案資料進(jìn)行初步整理，編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等詳細(xì)信息。3.各部門檔案管理人員將整理好的檔案資料及移交清單一并移交至檔案室。4.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。5.經(jīng)核對(duì)無誤后，檔案室檔案管理人員在移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案資料妥善存放。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，確保檔案資料的安全保存。2.檔案室溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并按照編號(hào)順序依次排列。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案室分離。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，防止檔案資料的丟失和泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案資料，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息。2.檔案查詢申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案室。3.檔案室檔案管理人員根據(jù)查詢申請(qǐng)表提供的信息，在檔案檢索系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并提供相應(yīng)的檔案資料。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)將檔案資料歸還檔案室，并在檔案查詢登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案室，檔案室檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）借閱限制1.涉及公司機(jī)密的檔案資料，嚴(yán)格限制借閱范圍，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.重要檔案資料的借閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記備案。3.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前說明原因并辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.充分考慮檔案資料的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，合理確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案資料的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間及保管狀況等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。（四）銷毀程序1.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案室檔案管理人員按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、