PAGE團員檔案規(guī)章制度表模板一、總則（一）目的為了加強公司/組織團員檔案的規(guī)范化管理，確保團員檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮團員檔案在公司/組織團建工作中的重要作用，特制定本規(guī)章制度表模板。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有團員檔案的管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)以及共青團組織的各項規(guī)定，確保團員檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：保證團員檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映團員的基本情況、團內(nèi)經(jīng)歷和表現(xiàn)等。3.規(guī)范有序原則：建立科學合理的檔案管理流程，使團員檔案管理工作有章可循、規(guī)范有序。4.安全保密原則：采取有效措施確保團員檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、團員檔案的內(nèi)容與分類（一）團員基本信息檔案1.入團志愿書：記錄團員入團時的基本情況、入團動機、個人經(jīng)歷等信息，由團員本人填寫，經(jīng)團組織審批后存檔。2.團員登記表：包括團員的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、入團時間、所在團支部等基本信息，以及團員的學歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況等補充信息。3.身份證明材料：如身份證復印件等，作為團員身份確認的重要依據(jù)。（二）團內(nèi)活動檔案1.團組織關系介紹信：記錄團員組織關系轉接的相關信息，包括轉出團組織、轉入團組織、轉接時間等。2.團費繳納記錄：詳細記錄團員每月繳納團費的情況，包括繳費金額、繳費時間、繳費方式等。3.參加團組織活動記錄：如團支部會議記錄、主題團日活動記錄、志愿服務活動記錄等，反映團員參與團內(nèi)活動的情況。（三）團員獎懲檔案1.獎勵材料：包括團員獲得的團內(nèi)表彰獎勵，如優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部、五四獎章等榮譽證書及相關表彰決定文件。2.處分材料：記錄團員受到的團內(nèi)處分，如警告、嚴重警告、撤銷團內(nèi)職務、留團察看、開除團籍等處分決定及相關調(diào)查處理材料。（四）其他相關檔案1.團員培訓學習材料：如參加團課培訓、青年馬克思主義者培養(yǎng)工程等學習活動的結業(yè)證書、學習心得、考核成績等材料。2.社會實踐活動材料：團員參與社會實踐活動的報告、照片、總結等，體現(xiàn)團員在社會實踐中的表現(xiàn)和收獲。3.個人思想?yún)R報材料：團員定期向團組織提交的個人思想?yún)R報，反映團員的思想動態(tài)和成長進步情況。三、團員檔案的收集與整理（一）收集要求1.各團支部應指定專人負責團員檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.對于新入團的團員，應在入團手續(xù)辦理完畢后，及時將入團志愿書、團員登記表等檔案材料收集歸檔。3.對于團員組織關系轉接、團費繳納、參加活動、獎懲等情況，相關部門或人員應在規(guī)定時間內(nèi)將有關材料提交至團支部，由團支部統(tǒng)一收集整理。4.團員個人應積極配合檔案收集工作，如實提供個人相關材料，并確保材料的真實性和完整性。（二）整理方法1.分類整理：按照團員檔案的內(nèi)容分類，將各類檔案材料分別整理成冊，便于查找和管理。2.編號排序：為每一份團員檔案建立唯一的編號，并按照編號順序進行排列，確保檔案管理的有序性。3.材料審核：對收集到的團員檔案材料進行認真審核，檢查材料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實、準確，簽字蓋章是否完備等。對于不符合要求的材料，應及時通知相關人員進行補充或更正。4.裝訂歸檔：將審核通過的團員檔案材料按照順序裝訂成冊，并在檔案封面注明團員姓名、所在團支部、檔案編號等信息。裝訂應牢固整齊，便于長期保存和查閱。四、團員檔案的保管與借閱（一）保管要求1.公司/組織應設立專門的團員檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案安全存放。2.檔案保管人員應定期對團員檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或字跡模糊不清等情況，應及時進行修復或復制。3.按照檔案管理的相關規(guī)定，對團員檔案進行分類存放，并建立檔案目錄索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。4.嚴格控制檔案保管場所的訪問權限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案保管場所。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱團員檔案的，應填寫《團員檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案保管部門應對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，在《團員檔案借閱登記簿》上進行登記，記錄借閱人姓名、所在部門、借閱時間、歸還時間等信息，并將檔案借閱給申請人。3.借閱人應妥善保管所借閱的團員檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如因工作需要復印檔案材料，應經(jīng)檔案保管部門同意，并在復印件上注明用途和復印日期。4.借閱人應在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長借閱時間的，應提前向檔案保管部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案保管人員應認真檢查檔案是否完整、有無損壞等情況，確認無誤后在《團員檔案借閱登記簿》上注明歸還時間。五、團員檔案的轉移與處置（一）轉移規(guī)定1.團員因工作調(diào)動、升學、參軍等原因需要轉移團組織關系的，應按照團組織關系轉接的相關規(guī)定，及時辦理檔案轉移手續(xù)。2.團員檔案轉移應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M行，確保檔案的安全轉移。檔案保管部門應在收到團員檔案轉移通知后，及時將團員檔案整理密封，并在檔案袋上注明團員姓名、所在團支部、檔案轉移去向等信息。3.接收團員檔案的團組織應在收到檔案后，及時對檔案進行核對和登記，并將檔案妥善保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題或不符合要求的，應及時與轉出團組織溝通協(xié)調(diào)解決。（二）處置辦法1.對于因團員退團、開除團籍等原因需要處置團員檔案的，應按照相關規(guī)定進行處理。檔案保管部門應將相關處置決定文件與團員檔案一并歸檔保存。2.對于超過保管期限或已無保存價值的團員檔案，應按照檔案銷毀的相關規(guī)定進行鑒定和銷毀。檔案銷毀前，應填寫《團員檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織領導批準后，在檔案保管人員和相關監(jiān)督人員的共同見證下進行銷毀，并在《團員檔案銷毀登記簿》上記錄銷毀情況。六、檔案管理人員職責（一）檔案管理負責人職責1.全面負責公司/組織團員檔案管理工作，制定和完善團員檔案管理制度和工作流程。2.組織協(xié)調(diào)各團支部和相關部門做好團員檔案的收集、整理、保管、借閱、轉移等工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.定期對團員檔案管理工作進行檢查和總結，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷提高檔案管理水平。4.負責與上級團組織和其他相關部門溝通協(xié)調(diào)，及時了解和掌握團員檔案管理的最新政策和要求，并貫徹落實到實際工作中。（二）檔案保管人員職責1.嚴格按照團員檔案管理制度和工作流程，負責團員檔案的具體保管工作，確保檔案的安全存放和有序管理。2.認真做好團員檔案的收集、整理、裝訂、歸檔等工作，保證檔案材料的齊全、完整、準確。3.負責建立團員檔案目錄索引和借閱登記簿，做好檔案借閱、歸還等登記工作，及時掌握檔案的流向和使用情況。4.定期對團員檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理。如遇檔案損壞、丟失等重大問題，應及時向檔案管理負責人報告，并配合做好調(diào)查處理工作。5.保守團員檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護團員的合法權益。（三）團支部檔案管理員職責1.在團支部書記的領導下，負責本團支部團員檔案的日常管理工作，包括檔案材料的收集、整理、保管等。2.協(xié)助檔案保管人員做好團員檔案的借閱登記工作，及時了解本團支部團員檔案的使用情況，并向團支部書記匯報。3.定期對本團支部團員檔案進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況向檔案保管人員反饋。4.積極配合檔案保管人員做好團員檔案的轉移、處置等工作，確保本團支部團員檔案管理工作的規(guī)范有序。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應建立健全團員檔案管理監(jiān)督機制，定期對團員檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的規(guī)范情況、檔案材料的完整性和準確性等。2.檔案管理部門應定期向公司/組織領導匯報團員檔案管理工作情況，接受領導的監(jiān)督和指導。對于領導提出的意見和建議，應認真落實整改，不斷改進檔案管理工作。3.設立團員檔案管理監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受公司/組織內(nèi)團員和群眾的監(jiān)督舉報。對于舉報反映的問題，應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結果進行處理。（二）考核辦法1.將團員檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理部門和相關人員的工作進行考核評價。考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、檔案管理工作效率等方面。2.制定詳細的團員檔案管理工作考核指標和評分標準，定期對檔案管理部門和相關人員進行考核評分?？己私Y果與績效獎金、評先評優(yōu)等掛鉤，激勵檔案管理部門和相關人員認真履行職責，提高檔案管理工作水