PAGE基建項(xiàng)目類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建項(xiàng)目類檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司基建項(xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建項(xiàng)目類檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章齊全。3.同步管理原則檔案管理工作應(yīng)與基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相匹配。4.便于利用原則檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司基建項(xiàng)目類檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。4.建立基建項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司基建項(xiàng)目決策提供參考依據(jù)。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)基建項(xiàng)目檔案工作的組織實(shí)施，明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的階段性檢查和驗(yàn)收工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。4.負(fù)責(zé)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目竣工檔案，并辦理交接手續(xù)。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的編制、審核和歸檔工作，確保設(shè)計(jì)文件符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。2.在設(shè)計(jì)過(guò)程中，及時(shí)整理和保存與設(shè)計(jì)相關(guān)的基礎(chǔ)資料、計(jì)算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄等文件材料，并按規(guī)定向建設(shè)單位移交。3.配合建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)做好設(shè)計(jì)變更文件的整理和歸檔工作，確保變更文件的完整性和準(zhǔn)確性。（四）項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。2.按照檔案管理要求，對(duì)施工文件材料進(jìn)行分類整理，做到字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，并及時(shí)向建設(shè)單位移交。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的施工檔案資料編制成冊(cè)，提交建設(shè)單位審核。（五）項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)施工單位提交的工程文件材料進(jìn)行審核，確保文件材料的真實(shí)性和完整性，并督促施工單位及時(shí)整改不符合要求的文件材料。3.在工程竣工驗(yàn)收后，將監(jiān)理檔案資料整理歸檔，移交建設(shè)單位。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度報(bào)表、工程簽證單、工程索賠文件等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。6.其他與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的文件材料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、編目，便于查找和利用。（三）整理方法1.分類基建項(xiàng)目類檔案按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行分類。2.編號(hào)采用分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查詢和檢索。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段形成的文件材料，在項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.設(shè)計(jì)階段形成的文件材料，在設(shè)計(jì)文件交付后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.施工階段形成一點(diǎn)文件材料，應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)歸檔，工程竣工后三個(gè)月內(nèi)完成全部施工文件的歸檔工作。4.監(jiān)理階段形成的文件材料，在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.竣工驗(yàn)收階段形成的文件材料，在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊，采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限基建項(xiàng)目類檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司基建項(xiàng)目主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司基建項(xiàng)目一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限為30年。3.短期保管凡是反映公司基建項(xiàng)目短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案不受損壞。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱基建項(xiàng)目類檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人憑檔案借閱證到檔案庫(kù)房借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表上的內(nèi)容提供檔案，并對(duì)借閱人進(jìn)行必要的指導(dǎo)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或丟失。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)基建項(xiàng)目類檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性檢查檔案是否齊全，是否涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)。2.檔案的準(zhǔn)確性核對(duì)檔案內(nèi)容與項(xiàng)目實(shí)際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。3.檔案的保存價(jià)值根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，判斷檔案是否仍有保存必要。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。