PAGE特殊類食品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司特殊類食品管理，規(guī)范特殊類食品檔案的建立、保存、使用和銷毀等工作，確保特殊類食品質(zhì)量安全可追溯，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司經(jīng)營的所有特殊類食品，包括但不限于保健食品、特殊醫(yī)學用途配方食品、嬰幼兒配方食品等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家關(guān)于特殊類食品管理的法律法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實、準確、完整，如實反映特殊類食品從采購到銷售全過程的信息。3.安全保密原則：妥善保管特殊類食品檔案，防止信息泄露，確保檔案安全。4.便于查詢原則：建立科學合理的檔案分類和索引體系，便于快速準確地查詢和使用檔案信息。二、檔案管理職責（一）質(zhì)量管理部門1.負責制定和修訂特殊類食品檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導和督促各部門做好特殊類食品檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.定期對特殊類食品檔案進行檢查和評估，確保檔案質(zhì)量。4.負責特殊類食品檔案的集中保管和維護，保證檔案的安全和完整。（二）采購部門1.負責收集和整理特殊類食品供應商的資質(zhì)證明文件、采購合同、進貨票據(jù)等檔案資料，并及時移交質(zhì)量管理部門。2.配合質(zhì)量管理部門做好特殊類食品采購環(huán)節(jié)的檔案追溯工作。（三）銷售部門1.負責收集和整理特殊類食品銷售記錄、客戶信息等檔案資料，并定期移交質(zhì)量管理部門。2.協(xié)助質(zhì)量管理部門做好特殊類食品銷售環(huán)節(jié)的檔案查詢和追溯工作。（四）倉儲部門1.負責特殊類食品出入庫記錄、庫存盤點等檔案資料的管理，確保賬物相符。2.配合質(zhì)量管理部門做好特殊類食品倉儲環(huán)節(jié)的檔案檢查和追溯工作。三、檔案內(nèi)容（一）供應商檔案1.供應商資質(zhì)證明文件：包括營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品注冊證書或備案憑證等。2.供應商評估記錄：對供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、信譽等方面進行評估的記錄。3.采購合同：與供應商簽訂的特殊類食品采購合同。4.進貨票據(jù)：包括發(fā)票、送貨單等，記錄特殊類食品的采購數(shù)量、價格、日期等信息。（二）產(chǎn)品檔案1.產(chǎn)品注冊證書或備案憑證：特殊類食品的注冊或備案文件。2.產(chǎn)品質(zhì)量標準：企業(yè)內(nèi)部制定的或執(zhí)行的產(chǎn)品質(zhì)量標準。3.產(chǎn)品檢驗報告：每批次產(chǎn)品的出廠檢驗報告和第三方檢驗機構(gòu)出具的檢驗報告。4.產(chǎn)品說明書和標簽樣稿：符合法律法規(guī)要求的產(chǎn)品說明書和標簽樣稿。（三）采購檔案1.采購計劃：根據(jù)市場需求和庫存情況制定的特殊類食品采購計劃。2.采購訂單：向供應商下達的采購訂單，記錄采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等信息。3.采購驗收記錄：對采購的特殊類食品進行驗收的記錄，包括驗收標準、驗收結(jié)果等。（四）銷售檔案1.銷售記錄：詳細記錄特殊類食品的銷售日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息。2.銷售合同：與客戶簽訂的特殊類食品銷售合同。3.售后服務記錄：處理客戶關(guān)于特殊類食品質(zhì)量問題的投訴、退換貨等服務記錄。（五）倉儲檔案1.出入庫記錄：記錄特殊類食品的入庫日期、入庫數(shù)量、規(guī)格、批次，以及出庫日期、出庫數(shù)量、客戶名稱等信息。2.庫存盤點記錄：定期對特殊類食品庫存進行盤點的記錄，包括盤點日期、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異原因等。3.倉儲環(huán)境記錄：如溫度、濕度等倉儲環(huán)境條件的記錄，確保特殊類食品儲存條件符合要求。四、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.各部門應在特殊類食品業(yè)務活動發(fā)生時，及時收集相關(guān)資料，并按照檔案內(nèi)容要求進行整理。2.資料收集應確保真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。對于電子文檔，應進行備份，并確保其可讀性和完整性。（二）檔案歸檔1.每月末，各部門應將整理好的特殊類食品檔案資料移交質(zhì)量管理部門。2.質(zhì)量管理部門對接收的檔案資料進行審核，審核無誤后按照檔案類別進行分類歸檔。3.檔案應按照年度、類別、時間順序進行編號，便于查找和管理。例如，供應商檔案編號格式為：[年份][供應商類別代碼][順序號]；產(chǎn)品檔案編號格式為：[年份][產(chǎn)品類別代碼][產(chǎn)品注冊或備案編號后幾位][順序號]等。五、檔案保存與維護（一）保存期限1.特殊類食品檔案的保存期限應符合相關(guān)法律法規(guī)要求。一般情況下，供應商檔案、產(chǎn)品檔案、采購檔案、銷售檔案等保存期限不少于[具體年限]年；倉儲檔案應保存至產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后[具體年限]年。2.法律法規(guī)對特殊類食品檔案保存期限有更高要求的，從其規(guī)定。（二）保存方式1.檔案應以紙質(zhì)和電子兩種形式保存。紙質(zhì)檔案應分類存放于專用檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風、防蟲、防火。2.電子檔案應存儲在專用服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案索引目錄，便于快速查找電子檔案。（三）維護管理1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行修復或補充。2.對紙質(zhì)檔案的字跡模糊、褪色等情況，應及時進行復制或重新書寫，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。3.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，適時對電子檔案管理系統(tǒng)進行升級和維護，確保電子檔案的安全性和可訪問性。六、檔案查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢特殊類食品檔案的，應填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后提交質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后為查詢?nèi)藛T提供檔案查閱服務。2.涉及外部監(jiān)管部門檢查、司法調(diào)查等需要查詢特殊類食品檔案的，應按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理手續(xù)。質(zhì)量管理部門在接到正式查詢通知后，應及時提供檔案資料，并做好記錄。（二）查詢流程1.查詢?nèi)藛T提交《檔案查詢申請表》后，質(zhì)量管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)中進行檢索。2.如為紙質(zhì)檔案查詢，質(zhì)量管理部門工作人員應在檔案存放地點查找相應檔案，并提供給查詢?nèi)藛T查閱。查詢?nèi)藛T不得擅自將檔案帶離查閱地點。3.查詢?nèi)藛T查閱檔案時，應遵守檔案管理規(guī)定，不得在檔案上涂改、標記、損壞等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還質(zhì)量管理部門。（三）使用規(guī)定1.特殊類食品檔案僅供公司內(nèi)部使用及外部監(jiān)管部門、司法機關(guān)等依法查詢，未經(jīng)公司批準，不得向任何第三方提供或泄露檔案信息。2.因工作需要復印、摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)質(zhì)量管理部門負責人批準，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。復印、摘錄的檔案資料應妥善保管，不得隨意丟棄。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保存期限屆滿，且符合法律法規(guī)規(guī)定的銷毀條件時，可進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)質(zhì)量管理部門核實后，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.質(zhì)量管理部門定期對超過保存期限的檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、類別、保存期限等信息，經(jīng)質(zhì)量管理部門負責人審核、公司分管領導批準后實施銷毀。3.檔案銷毀應