PAGE基建檔案收集與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建檔案的科學(xué)管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司基建項(xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收至交付使用全過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管和利用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：基建檔案應(yīng)如實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集基建項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照基建項(xiàng)目的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司基建檔案收集與管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)基建檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司基建檔案，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全保管和有效利用。4.組織開(kāi)展基建檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。5.參與重大基建項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在基建項(xiàng)目各環(huán)節(jié)產(chǎn)生文件材料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)基建檔案工作，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。3.配合檔案管理部門(mén)做好基建檔案的整理、歸檔、驗(yàn)收等工作。（三）勘察設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.按照合同要求，負(fù)責(zé)收集、整理本單位承擔(dān)的基建項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類文件材料，并向建設(shè)單位移交。2.對(duì)移交的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在基建項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的施工技術(shù)文件、施工管理文件、竣工圖等各類文件材料，并按要求向建設(shè)單位移交。2.嚴(yán)格按照工程檔案管理要求，做好施工過(guò)程中文件材料的積累、整理工作，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的檔案提交建設(shè)單位審核，對(duì)審核提出的問(wèn)題及時(shí)整改。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在基建項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理文件，并向建設(shè)單位移交。2.對(duì)施工單位提交的工程檔案進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)，確保工程檔案符合要求。3.協(xié)助建設(shè)單位做好基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。三、基建檔案的收集范圍（一）項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)文件1.項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)文件。2.可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件。3.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)文件。4.項(xiàng)目立項(xiàng)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。（二）勘察設(shè)計(jì)文件1.工程地質(zhì)勘察報(bào)告。2.初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù)。3.施工圖設(shè)計(jì)文件（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)圖紙）。4.設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)核定單等。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案。2.工程開(kāi)工報(bào)告、復(fù)工報(bào)告。3.施工技術(shù)交底記錄。4.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。5.隱蔽工程驗(yàn)收記錄。6.分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。7.工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。8.施工日志。9.工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理周報(bào)。3.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要。4.工程質(zhì)量監(jiān)理通知單、工程暫停令、工程復(fù)工令。5.監(jiān)理抽檢記錄、平行檢驗(yàn)記錄。6.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。（五）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.工程竣工決算報(bào)告。3.工程質(zhì)量保修書(shū)。4.竣工圖（包括綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、竣工圖編制說(shuō)明等）。5.工程竣工驗(yàn)收備案表。6.消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、環(huán)保驗(yàn)收合格證等專項(xiàng)驗(yàn)收文件。（六）其他文件1.與基建項(xiàng)目有關(guān)的合同、協(xié)議（包括勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等）。2.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各類來(lái)往函件（包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知等）。3.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中拍攝的照片、錄像等聲像資料。4.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件（包括文檔、圖紙、數(shù)據(jù)等）。四、基建檔案的收集要求（一）及時(shí)性各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。（二）完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、附圖等，不得遺漏。對(duì)于成套性文件，應(yīng)確保其完整性。（三）準(zhǔn)確性文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于修改后的文件，應(yīng)保留修改痕跡，并注明修改日期和修改人。（四）規(guī)范性文件材料應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，格式統(tǒng)一，字跡清晰，圖表整潔。對(duì)于外來(lái)文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范，并進(jìn)行必要的整理和轉(zhuǎn)換。五、基建檔案的整理（一）分類原則基建檔案按照項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行一級(jí)分類，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類，形成科學(xué)合理的分類體系。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)，編制檔案目錄。2.按照分類順序，將文件材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保文件的整齊、牢固。3.對(duì)于圖紙類文件，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。4.對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄，確保電子文件與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。（三）編目要求1.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照分類體系進(jìn)行編制，具有唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。4.責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件的形成單位或個(gè)人。5.日期應(yīng)填寫(xiě)文件的形成日期。6.密級(jí)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)注。六、基建檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料，各部門(mén)應(yīng)在每季度末向檔案管理部門(mén)移交一次。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將全部基建檔案移交檔案管理部門(mén)。（二）歸檔程序1.各部門(mén)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《基建檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門(mén)進(jìn)行整改。3.審核合格的檔案，檔案管理部門(mén)進(jìn)行登記、編號(hào)，并按照分類體系進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。七、基建檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的基建檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.基建檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)于重要的聲像資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案和電子檔案建立關(guān)聯(lián)，統(tǒng)一管理。（三）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)文件、竣工驗(yàn)收文件等；長(zhǎng)期保管的檔案主要包括勘察設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等；短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的一般性文件材料等。保管期限的劃分應(yīng)按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)基建檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。八、基建檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱基建檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱。（二）利用程序1.查閱、借閱基建檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《基建檔案查閱申請(qǐng)表》或《基建檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、查閱或借閱的目的、查閱或借閱的時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱、借閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱或借閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞；借閱時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)基建檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、利用目的等內(nèi)容，以便對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。九、基建檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織檔案管理部門(mén)應(yīng)成立基建檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)基建檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)基建檔案的形成規(guī)律、保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《基建檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。3.《基建檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)