PAGE高中生學(xué)籍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對高中生學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，確保學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案在教育教學(xué)、學(xué)生管理及教育研究等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體高中學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)籍檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績、獎(jiǎng)懲等實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在高中階段的各類相關(guān)材料，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生學(xué)籍檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的格式、流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)籍檔案的整理、歸檔和保管。二、學(xué)籍檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息包括學(xué)生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、身份證號碼、聯(lián)系電話等。（二）招生錄取材料1.錄取通知書2.招生報(bào)名登記表3.體檢表（三）學(xué)習(xí)成績檔案1.各學(xué)期期末考試成績表2.平時(shí)測驗(yàn)、期中考試成績記錄3.學(xué)業(yè)水平考試成績（四）獎(jiǎng)懲記錄1.學(xué)校頒發(fā)的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及相關(guān)文件2.違紀(jì)處分決定書及撤銷處分證明（五）綜合素質(zhì)評價(jià)材料1.思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等方面的評價(jià)記錄2.學(xué)生自評、互評及教師評價(jià)材料（六）學(xué)籍變動(dòng)材料1.轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等申請及審批文件2.學(xué)籍異動(dòng)證明（七）畢業(yè)鑒定材料1.畢業(yè)生登記表2.畢業(yè)鑒定評語三、學(xué)籍檔案的建立與收集（一）新生學(xué)籍檔案建立1.招生部門在錄取新生后，負(fù)責(zé)收集學(xué)生的錄取通知書、報(bào)名登記表、體檢表等材料，并移交至學(xué)籍管理部門。2.學(xué)籍管理部門按照統(tǒng)一格式為新生建立學(xué)籍檔案，錄入個(gè)人基本信息，并將相關(guān)材料整理歸檔。（二）學(xué)期成績及相關(guān)材料收集1.每學(xué)期結(jié)束后，任課教師負(fù)責(zé)將學(xué)生的期末考試成績錄入系統(tǒng)，并提交紙質(zhì)成績單至教務(wù)處。2.教務(wù)處審核成績無誤后，將成績單及相關(guān)教學(xué)材料移交至學(xué)籍管理部門，歸入學(xué)生學(xué)籍檔案。（三）獎(jiǎng)懲材料收集1.學(xué)校各部門在授予學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)或作出處分決定后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件及證書復(fù)印件送交學(xué)籍管理部門。2.學(xué)籍管理部門對獎(jiǎng)懲材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后歸檔。（四）綜合素質(zhì)評價(jià)材料收集1.班主任組織學(xué)生進(jìn)行綜合素質(zhì)評價(jià)，并指導(dǎo)學(xué)生填寫自評表。2.各學(xué)科教師對學(xué)生進(jìn)行學(xué)業(yè)水平評價(jià)，填寫評價(jià)表。3.學(xué)校組織學(xué)生進(jìn)行互評及教師評價(jià)，收集相關(guān)評價(jià)材料。4.學(xué)籍管理部門將綜合素質(zhì)評價(jià)材料整理匯總后，歸入學(xué)生學(xué)籍檔案。（五）學(xué)籍變動(dòng)材料收集1.學(xué)生提出學(xué)籍變動(dòng)申請后，相關(guān)部門按照規(guī)定進(jìn)行審核審批。2.審批通過后，將申請文件、審批表及相關(guān)證明材料移交至學(xué)籍管理部門，作為學(xué)籍變動(dòng)的依據(jù)歸檔。四、學(xué)籍檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.學(xué)籍檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保材料齊全、順序清晰。2.每份材料應(yīng)進(jìn)行編號，并在檔案目錄中注明材料名稱、編號、日期等信息。3.對于破損、褪色或字跡模糊的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。（二）歸檔流程1.學(xué)籍管理部門定期對收集到的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行整理。2.將整理好的檔案材料按照類別裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年級、班級、學(xué)生姓名等信息。3.建立檔案總目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)檔案盒內(nèi)的材料清單。4.將檔案盒存放在專用的檔案柜中，按照年級、班級順序排列，便于查找和管理。五、學(xué)籍檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門且安全的檔案保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，確保檔案不受損壞。（二）保管期限1.學(xué)生學(xué)籍檔案自建立之日起，永久保存。2.對于已畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行妥善保管，以備查閱。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對電子學(xué)籍檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室，確保檔案安全。六、學(xué)籍檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校教師因教學(xué)、管理等工作需要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案的，須經(jīng)教務(wù)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在學(xué)籍管理部門登記后方可查閱。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，可直接查閱，但應(yīng)在事后告知學(xué)籍管理部門。3.其他部門或單位因工作需要查閱本校學(xué)生學(xué)籍檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由學(xué)籍管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管室，并在登記冊上注明查閱情況。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱學(xué)生學(xué)籍檔案。如有特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。七、學(xué)籍檔案的信息化管理（一）建立電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立涵蓋學(xué)生學(xué)籍基本信息、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)籍變動(dòng)等內(nèi)容的電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)。2.確保電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與更新1.學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)將紙質(zhì)學(xué)籍檔案中的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)，并及時(shí)更新學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息。2.各部門應(yīng)積極配合學(xué)籍管理部門，確保電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。（三）信息查詢與利用1.本校教師、學(xué)生及相關(guān)管理人員可通過電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)查詢學(xué)生的學(xué)籍信息及相關(guān)檔案材料。2.根據(jù)工作需要，可對電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校的教育教學(xué)決策提供支持。八、學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出規(guī)定1.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)等需要轉(zhuǎn)遞學(xué)籍檔案的，由學(xué)校學(xué)籍管理部門按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞學(xué)籍檔案時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案，通過機(jī)要交通或郵政特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)出的學(xué)籍檔案應(yīng)確保材料齊全、真實(shí)、有效，不得扣留或涂改檔案內(nèi)容。（二）轉(zhuǎn)入規(guī)定1.接收學(xué)校在收到轉(zhuǎn)來的學(xué)籍檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出學(xué)校聯(lián)系，要求補(bǔ)充或更正。2.審核無誤