PAGE司法所建立工作檔案制度一、總則（一）目的為加強司法所工作的規(guī)范化、科學化管理，提高工作效率和質(zhì)量，全面、準確、及時地記錄司法所各項工作情況，特制定本工作檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所全體工作人員及與司法所工作相關的各類業(yè)務活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映司法所工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：涵蓋司法所工作的各個方面，包括業(yè)務辦理、會議記錄、培訓學習、考核評價等，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案管理工作的有序進行。4.保密性原則：對涉及國家機密、工作秘密和當事人隱私的檔案信息，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容（一）業(yè)務工作檔案1.人民調(diào)解檔案調(diào)解申請書、受理登記表、調(diào)查筆錄、調(diào)解協(xié)議書等相關材料。調(diào)解糾紛的類型、數(shù)量、處理結(jié)果及典型案例分析。2.社區(qū)矯正檔案社區(qū)矯正人員的基本信息、判決書、裁定書、執(zhí)行通知書等法律文書。社區(qū)矯正人員的報到登記、接收宣告、矯正方案、談話記錄、學習教育記錄、社區(qū)服務記錄、考核獎懲記錄等。社區(qū)矯正人員的解矯鑒定、解除社區(qū)矯正宣告等材料。3.安置幫教檔案刑滿釋放人員和解除社區(qū)矯正人員的基本信息、銜接通知書、幫教協(xié)議書等。幫教工作記錄，包括走訪記錄、幫扶措施、就業(yè)安置情況等。安置幫教對象的重新違法犯罪情況及處理結(jié)果。4.法治宣傳教育檔案法治宣傳教育工作計劃、總結(jié)、實施方案等。開展法治宣傳活動的通知、方案、宣傳資料、活動照片、視頻等。法治宣傳教育對象的反饋意見及效果評估。5.法律援助檔案法律援助申請表、受理審批表、指派通知書、委托代理協(xié)議、法律援助案件承辦情況跟蹤表等。法律援助案件的卷宗材料，包括證據(jù)材料、法律文書、庭審記錄等。法律援助案件的結(jié)案報告、補貼發(fā)放情況等。（二）行政管理檔案1.會議記錄檔案司法所各類會議的會議通知、議程、會議記錄、會議紀要等。會議討論的重要事項、決策結(jié)果及執(zhí)行情況跟蹤記錄。2.考勤檔案工作人員的出勤記錄，包括簽到表、請假條、加班記錄等。年度考勤統(tǒng)計報表及考勤情況分析。3.財務檔案司法所的財務預算、決算報告，財務收支憑證、賬目明細等。固定資產(chǎn)登記臺賬、采購合同、報銷憑證等。財務審計報告及相關整改記錄。4.印章管理檔案印章使用申請表、審批表、使用記錄等。印章保管責任書及印章交接記錄。5.文件收發(fā)檔案上級部門及其他單位發(fā)來的文件、信函的收發(fā)登記、傳閱記錄、辦理情況反饋等。司法所發(fā)出的文件、函件的底稿、簽發(fā)記錄、送達回執(zhí)等。（三）隊伍建設檔案1.人員基本信息檔案司法所工作人員的個人簡歷、學歷學位證書、專業(yè)技術資格證書、任職文件等。人員變動情況記錄，包括調(diào)入、調(diào)出、晉升、退休等相關材料。2.培訓學習檔案參加各類培訓的通知、課程安排、學習資料、培訓證書等。司法所內(nèi)部組織的業(yè)務培訓、政治學習記錄，包括培訓計劃、教案、學員筆記、考核成績等。3.考核評價檔案工作人員的年度考核、平時考核、專項考核等相關材料，包括考核方案、考核表、考核結(jié)果反饋等。評先評優(yōu)的推薦材料、表彰獎勵證書等。4.廉政建設檔案廉政教育活動記錄，包括學習資料、心得體會、警示教育案例等。工作人員的廉政談話記錄、廉政風險排查及防控措施等。違法違紀行為的調(diào)查處理材料。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各業(yè)務科室及工作人員負責及時收集各自工作中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案材料的完整性和及時性。2.對于上級部門下發(fā)的文件，由辦公室統(tǒng)一接收、登記，并按照要求及時分發(fā)給相關科室和人員。3.涉及多個科室共同辦理的業(yè)務，主辦科室負責牽頭收集相關檔案材料，并在業(yè)務辦結(jié)后及時移交檔案室。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時間順序進行整理。2.每份檔案材料應保持完整，如有破損、缺頁等情況，應及時進行修補和補充。3.對電子檔案應進行規(guī)范命名和分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并便于檢索查詢。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案材料應及時歸檔，按照檔案類別分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案名稱、年度、保管期限等信息。2.建立檔案目錄索引，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，方便查閱和管理。（四）檔案保管1.設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（五）檔案查閱1.司法所工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室管理人員應根據(jù)申請表提供的查閱范圍，及時提供相應的檔案材料，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱及查閱用途等信息。3.查閱檔案時，應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.涉及國家機密、工作秘密和當事人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱。確因工作需要查閱的，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批，并采取相應的保密措施確保信息安全。（六）檔案借閱1.外單位人員因工作需要借閱司法所檔案的，應持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱人、借閱目的、借閱檔案名稱及期限等內(nèi)容，經(jīng)司法所負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應出具有效身份證件，由檔案室管理人員當面清點檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還所借檔案。檔案室管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。（七）檔案銷毀1.對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，由檔案室管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、年度、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)司法所負責人審核批準后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應指定專人負責，在規(guī)定的地點進行。銷毀過程中應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.嚴禁將應銷毀的檔案出售或送給廢品收購站等單位或個人。四、檔案保管期限（一）永久保管1.涉及黨和國家機密的文件、資料及重要會議記錄。2.司法所的年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等綜合性文件。3.工作人員的任免、獎懲等重要人事檔案材料。4.重大業(yè)務活動的相關檔案材料，如重大調(diào)解案件、重要社區(qū)矯正對象的檔案等。（二）定期保管1.[X]年保管期限一般性業(yè)務工作檔案，如普通調(diào)解案件檔案、一般性社區(qū)矯正人員檔案等。短期的行政管理檔案，如季度考勤記錄、臨時性會議文件等。2.[X]年保管期限重要業(yè)務工作檔案，如涉及復雜法律問題的法律援助案件檔案等。中期的行政管理檔案，如年度財務報表、固定資產(chǎn)臺賬等。3.[X]年保管期限相對長期的業(yè)務工作檔案，如安置幫教對象的長期跟蹤檔案等。長期的隊伍建設檔案，如工作人員的長期培訓學習記錄等。五、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.依托現(xiàn)代信息技術，建立司法所檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。2.檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、審批等功能，方便工作人員進行檔案管理操作。（二）檔案數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準確錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對新形成的檔案材料，應及時進行電子化錄入，保證檔案信息的實時更新。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.司法所定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。