PAGE機(jī)關(guān)單位檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理機(jī)關(guān)單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置機(jī)關(guān)單位設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。檔案管理室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀機(jī)關(guān)單位的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對機(jī)關(guān)單位各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.參與機(jī)關(guān)單位重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。8.做好檔案管理工作的總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)交流，積極探索檔案管理工作的新思路、新方法，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍機(jī)關(guān)單位檔案收集范圍包括以下幾類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、大事記、人事任免、機(jī)構(gòu)編制、印章管理、信訪工作等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：包括機(jī)關(guān)單位各業(yè)務(wù)部門在履行職能過程中形成的文件材料，重點(diǎn)收集涉及重要決策、重大項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等方面的文件資料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括機(jī)關(guān)單位的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括機(jī)關(guān)單位新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等方面形成的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括機(jī)關(guān)單位購置的各類設(shè)備儀器的申購、審批、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面形成的文件材料。7.聲像電子類：包括機(jī)關(guān)單位在工作中形成的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像電子資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求，嚴(yán)禁使用易褪色、易損壞的書寫材料。4.對于重要會議、重大活動、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時(shí)收集整理，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。（三）檔案整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和計(jì)算機(jī)檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、定期（30年、10年），然后按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)項(xiàng)目的檔案集中在一起，按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等順序排列，編制科技檔案目錄，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計(jì)檔案整理會計(jì)檔案按照會計(jì)年度進(jìn)行分類整理，分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料等類別，分別裝訂成冊，編制會計(jì)檔案目錄。4.聲像電子檔案整理聲像電子檔案按照內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的目錄索引，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝（錄制）人等信息。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜檔案保管的環(huán)境條件。檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案庫房的安全。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。檔案存放應(yīng)避免陽光直射、雨淋和潮濕，嚴(yán)禁將檔案存放在易燃、易爆、易腐蝕的物品附近。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員出入庫房應(yīng)隨手關(guān)門，確保庫房安全。（三）檔案載體管理1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，防止紙張老化、破損、霉變等。對破損或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.對聲像檔案應(yīng)按照檔案保管要求進(jìn)行保管，定期對磁帶、光盤等載體進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止載體老化、損壞等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合機(jī)關(guān)單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)科技項(xiàng)目的重要性、時(shí)效性和保存價(jià)值，對科技檔案進(jìn)行鑒定。對已失去利用價(jià)值的科技檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可予以銷毀。3.會計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局《會計(jì)檔案管理辦法》，對會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。對保管期限已滿且符合銷毀條件的會計(jì)檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可予以銷毀。（四）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定銷毀檔案名單。3.將鑒定意見和銷毀檔案名單報(bào)機(jī)關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。（五）檔案銷毀記錄檔案銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)填寫檔案銷毀清冊，記錄銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人等信息，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）檔案利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、確保安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。（二）檔案利用范圍1.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)單位檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)單位檔案，須出具相關(guān)證明材料，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）檔案利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)單位內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱檔案的名稱、年度、保管期限、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本機(jī)關(guān)單位檔案，應(yīng)提前向本機(jī)關(guān)單位檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本機(jī)關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱申請函應(yīng)加蓋查閱單位公章。3.司法機(jī)關(guān)查閱、借閱本機(jī)關(guān)單位檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，如立案決定書、查詢通知書等，經(jīng)本機(jī)關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）檔案利用方式1.查閱檔案檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請人填寫的查閱申請表，提供相應(yīng)檔案供查閱。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱檔案借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過[具體期限]天。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（五）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。同時(shí)，定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化工作流程1.檔案掃描按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對圖像進(jìn)行命名和分類，建立圖像與檔案實(shí)體之間的對應(yīng)關(guān)系。3.數(shù)據(jù)掛接將圖像處理后的電子文件與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與電子文件的關(guān)聯(lián)，便于檔案的檢索和利用。4.數(shù)據(jù)存儲將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能需求分析根據(jù)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的實(shí)際需求，對檔案信息管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行詳細(xì)分析，確定系統(tǒng)應(yīng)具備的檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊。2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)按照系統(tǒng)功能需求分析結(jié)果，進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)。系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)和軟件開發(fā)工具，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。3.系統(tǒng)測試與上線運(yùn)行系統(tǒng)開發(fā)完成后，進(jìn)行全面的測試工作，包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統(tǒng)符合設(shè)計(jì)要求。測試合格后，系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，并對系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和維護(hù)。（四）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理職責(zé)，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安