PAGE城建檔案館管理制度條例一、總則（一）目的為加強城建檔案館的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實際情況，制定本管理制度條例。（二）適用范圍本條例適用于本城建檔案館全體工作人員以及涉及城建檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的各部門和單位。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展城建檔案管理工作，依法收集、整理、保管和利用檔案。3.服務(wù)社會原則積極為城市建設(shè)、管理、科研、歷史文化研究等提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.各類城市建設(shè)工程檔案，包括工業(yè)與民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、交通工程、水利工程、園林工程等項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程形成的文件材料。2.城市規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在城市建設(shè)活動中形成的業(yè)務(wù)檔案。3.城市建設(shè)管理部門在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價值的文件材料。4.有關(guān)城市建設(shè)的科研成果、新技術(shù)應(yīng)用、重大事件等方面的檔案。5.反映城市歷史風(fēng)貌、文化特色的古建筑、古街區(qū)、歷史文化名城等相關(guān)檔案。（二）收集要求1.各建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》的要求，及時整理本單位在城市建設(shè)活動中形成的檔案，并在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。2.檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖樣規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的文件材料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和著錄。（三）收集程序1.城建檔案館制定檔案收集計劃，明確收集的范圍、內(nèi)容、時間要求等，并向各相關(guān)單位和部門發(fā)布。2.各相關(guān)單位和部門按照收集計劃，組織本單位檔案的整理和移交工作。3.城建檔案館對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對不符合要求的檔案，及時退回原單位進行補充完善。4.經(jīng)審核合格的檔案，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照工程建設(shè)項目分類，分為工業(yè)與民用建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、交通工程、水利工程、園林工程等類別。2.每個工程類別下，再按照文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容進行二級分類，如工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。3.電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理對接收的檔案進行分類、組卷，同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照順序排列，編寫頁號。填寫卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。編制卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件材料的整理情況、缺損情況等。裝訂成冊，采用三孔一線的方法裝訂，確保整齊牢固。2.電子檔案的整理對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。按照檔案著錄要求，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案能夠準(zhǔn)確檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。四、檔案保管（一）保管場所1.城建檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。3.對于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映城市建設(shè)歷史面貌、具有重要查考利用價值的檔案，如城市總體規(guī)劃、重要建設(shè)工程檔案等。長期保管的檔案保管期限為30年，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般建設(shè)工程檔案等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要是在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般性文件材料等。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的科學(xué)保管和有效利用。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案缺損、霉變、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.建立檔案清查記錄，對清查結(jié)果進行詳細記錄，并存檔備查。五、檔案利用（一）利用范圍1.為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等部門提供決策依據(jù)和技術(shù)支持。2.為工程建設(shè)項目的新建、改建、擴建提供參考資料。3.為科研機構(gòu)、大專院校等開展城市建設(shè)相關(guān)研究提供檔案資源。4.為社會公眾提供城市歷史文化等方面的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用：利用者可到城建檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.復(fù)制利用：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件，復(fù)制件應(yīng)加蓋城建檔案館印章，并注明出處。3.咨詢服務(wù)：利用者可就檔案相關(guān)問題向城建檔案館工作人員進行咨詢，工作人員應(yīng)及時給予解答。（三）利用審批1.內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案庫房查閱。2.外部單位或個人查閱利用檔案，應(yīng)提前向城建檔案館提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，并加蓋單位公章。經(jīng)城建檔案館審核同意后，辦理查閱登記手續(xù)。3.涉及重要檔案、機密檔案的利用，應(yīng)經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可查閱利用。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限一致，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本館實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定，確保檔案的留存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干等組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對到期檔案進行一次集中鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，提出鑒定意見。2.隨時鑒定：對涉及重大事件、重要項目等檔案，根據(jù)實際情況及時進行鑒定，確定其保管期限和處置方式。3.鑒定時應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，全面評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案管理功能：實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等全過程管理，包括檔案著錄、分類編目、存儲管理、借閱登記等功能。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、檔號等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.利用服務(wù)功能：支持在線查閱、下載、打印等利用方式，為利用者提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，對檔案信息化系統(tǒng)的用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等進行規(guī)范管理。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.定期對數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）人員培訓(xùn)1.加強對檔案工作人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和管理檔案信息化系統(tǒng)的能力。2.定期組織信息化知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，使檔案工作人員及時了解和掌握信息化技術(shù)的發(fā)展動態(tài)和應(yīng)用方法。八、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)城建檔案館的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，合理配備檔案管理人員，確保各項工作順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉城市建設(shè)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。（二）崗位職責(zé)1.館長崗位職責(zé)全面負責(zé)城建檔案館的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，組織實施各項工作任務(wù)。負責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作質(zhì)量。協(xié)調(diào)與上級主管部門、相關(guān)單位和部門的關(guān)系，爭取支持和資源。組織開展檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。2.檔案業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體業(yè)務(wù)工作，嚴(yán)格按照工作流程和標(biāo)準(zhǔn)要求，做好檔案管理各項工作。對檔案進行分類編目、著錄等整理工作，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的上架、保管、清查等工作，確保檔案安全。為利用者提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，及時解答利用者的問題。3.檔案信息化人員崗位職責(zé)負責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理、存儲和備份，保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。負責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持，提高利用者的操作技能。（三）考