PAGE云南省檔案查詢(xún)利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)云南省檔案的管理，規(guī)范檔案查詢(xún)利用行為，保障檔案信息的安全與合理使用，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于云南省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“單位”）的檔案查詢(xún)利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查詢(xún)利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和云南省相關(guān)檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢(xún)利用過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，維護(hù)國(guó)家和單位的利益。3.服務(wù)高效原則以方便利用者查詢(xún)利用檔案為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化工作流程，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，為單位和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。二、檔案查詢(xún)利用的主體與范圍（一）查詢(xún)利用主體1.本單位內(nèi)部人員本單位工作人員因工作需要，可以按照規(guī)定程序查詢(xún)利用本單位保管的檔案。2.外單位人員外單位因工作需要，經(jīng)本單位同意，并按照規(guī)定履行相關(guān)手續(xù)后，可以查詢(xún)利用本單位保管的相關(guān)檔案。3.社會(huì)公眾根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和云南省相關(guān)規(guī)定，社會(huì)公眾在符合條件的情況下，可以查詢(xún)利用相關(guān)開(kāi)放檔案。（二）查詢(xún)利用范圍1.本單位內(nèi)部人員可以查詢(xún)利用本單位保管的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，以滿(mǎn)足工作決策、業(yè)務(wù)辦理、項(xiàng)目研究等方面的需求。2.外單位人員經(jīng)本單位同意，外單位人員可以查詢(xún)利用與其工作相關(guān)的檔案，如涉及合作項(xiàng)目、業(yè)務(wù)往來(lái)、調(diào)查取證等方面的檔案。查詢(xún)利用范圍需根據(jù)具體情況由雙方協(xié)商確定，并在相關(guān)手續(xù)中明確。3.社會(huì)公眾開(kāi)放檔案的查詢(xún)利用范圍按照國(guó)家和云南省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般包括已到開(kāi)放期限的檔案，以及涉及民生、公共利益等方面依法應(yīng)當(dāng)開(kāi)放的檔案。社會(huì)公眾可以通過(guò)云南省檔案信息網(wǎng)站、檔案查閱場(chǎng)所等渠道查詢(xún)利用開(kāi)放檔案。三、檔案查詢(xún)利用的程序（一）本單位內(nèi)部人員查詢(xún)利用程序1.提出申請(qǐng)本單位工作人員填寫(xiě)《檔案查詢(xún)利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢(xún)利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并注明所需檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等。申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.部門(mén)審核所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并加蓋部門(mén)公章。3.檔案部門(mén)受理檔案部門(mén)收到經(jīng)審核的申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審查。審查內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、查詢(xún)利用范圍是否符合規(guī)定等。如申請(qǐng)符合要求，檔案部門(mén)予以受理，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理查詢(xún)利用事宜。4.查詢(xún)利用檔案檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，并按照規(guī)定程序查找所需檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案，需辦理借閱登記手續(xù)，借閱期限按照單位相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；對(duì)于電子檔案，可根據(jù)實(shí)際情況提供在線(xiàn)查閱、下載或拷貝等服務(wù)，但需對(duì)查閱操作進(jìn)行記錄。5.歸還檔案查詢(xún)利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外單位人員查詢(xún)利用程序1.來(lái)函申請(qǐng)外單位人員向本單位發(fā)出檔案查詢(xún)利用函，詳細(xì)說(shuō)明查詢(xún)利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍以及所需檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息。查詢(xún)利用函需加蓋外單位公章。2.本單位審批本單位收到查詢(xún)利用函后，由檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，提出意見(jiàn)。檔案部門(mén)審查通過(guò)后，將申請(qǐng)?zhí)峤恢帘締挝环止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況決定是否同意外單位人員的查詢(xún)利用申請(qǐng)，并簽署審批意見(jiàn)。3.通知外單位經(jīng)審批同意后，本單位檔案部門(mén)及時(shí)通知外單位人員辦理相關(guān)手續(xù)。通知內(nèi)容包括所需提交的材料、辦理時(shí)間、地點(diǎn)等信息。4.提交材料外單位人員按照通知要求，攜帶有效身份證件、單位介紹信等材料到本單位檔案部門(mén)辦理手續(xù)。材料需真實(shí)有效，并與查詢(xún)利用函內(nèi)容一致。5.填寫(xiě)申請(qǐng)表外單位人員填寫(xiě)《檔案查詢(xún)利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢(xún)利用檔案的具體需求。申請(qǐng)表需經(jīng)本單位聯(lián)系人審核簽字。6.檔案部門(mén)受理與辦理檔案部門(mén)對(duì)提交的材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后予以受理。按照與外單位協(xié)商確定的查詢(xún)利用范圍和方式，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理查詢(xún)利用事宜。辦理過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定，確保檔案信息安全。7.反饋查詢(xún)結(jié)果檔案部門(mén)根據(jù)查詢(xún)利用情況，及時(shí)向外單位人員反饋查詢(xún)結(jié)果。如提供了檔案復(fù)印件或相關(guān)資料，需在外單位人員簽收確認(rèn)后留存記錄。8.歸還檔案查詢(xún)利用完畢后，外單位人員應(yīng)按照約定及時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員對(duì)外單位歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與外單位溝通解決，并做好記錄。（三）社會(huì)公眾查詢(xún)利用開(kāi)放檔案程序1.網(wǎng)上申請(qǐng)社會(huì)公眾可以登錄云南省檔案信息網(wǎng)站，按照網(wǎng)站提示填寫(xiě)《開(kāi)放檔案查詢(xún)利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢(xún)利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。申請(qǐng)表需準(zhǔn)確填寫(xiě)個(gè)人身份信息，并確保信息真實(shí)有效。2.身份驗(yàn)證檔案部門(mén)收到網(wǎng)上申請(qǐng)后，通過(guò)與相關(guān)部門(mén)的數(shù)據(jù)共享或其他驗(yàn)證方式，對(duì)申請(qǐng)人身份進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證通過(guò)后，進(jìn)入下一步流程。3.受理與辦理檔案部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，確認(rèn)申請(qǐng)符合開(kāi)放檔案查詢(xún)利用規(guī)定后予以受理。根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)開(kāi)放檔案，并按照規(guī)定程序提供在線(xiàn)查閱、下載或郵寄等服務(wù)。對(duì)于需要現(xiàn)場(chǎng)查閱的開(kāi)放檔案，檔案部門(mén)按照預(yù)約時(shí)間安排利用者到指定查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。4.查閱服務(wù)在查閱場(chǎng)所，檔案管理人員為利用者提供必要的查閱設(shè)備和指導(dǎo)，協(xié)助利用者查閱檔案。利用者應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的規(guī)章制度，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換、標(biāo)注檔案信息。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.反饋與評(píng)價(jià)查詢(xún)利用完畢后，檔案部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)站或其他方式向外提供查詢(xún)利用服務(wù)的情況進(jìn)行反饋，接受利用者的評(píng)價(jià)和建議。利用者如有任何疑問(wèn)或意見(jiàn)，可以及時(shí)與檔案部門(mén)溝通。四、檔案查詢(xún)利用的安全與保密措施（一）檔案實(shí)體安全保護(hù)1.檔案保管場(chǎng)所安全檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。定期對(duì)保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)消除安全隱患。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行定期備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全的環(huán)境中，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障電子檔案信息安全。3.檔案整理與保護(hù)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。在檔案整理過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的原始面貌，避免對(duì)檔案造成不必要的損壞。（二）檔案信息安全保密1.人員管理加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。嚴(yán)格限制接觸檔案信息的人員范圍，對(duì)涉及檔案信息管理的崗位人員進(jìn)行背景審查。2.查詢(xún)利用權(quán)限控制根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，設(shè)定不同的查詢(xún)利用權(quán)限。嚴(yán)格按照權(quán)限審批程序，對(duì)檔案查詢(xún)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保查詢(xún)利用人員具備相應(yīng)的權(quán)限。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，要采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍。3.查詢(xún)利用過(guò)程監(jiān)控在檔案查詢(xún)利用場(chǎng)所安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查詢(xún)利用過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控。檔案管理人員要對(duì)查詢(xún)利用行為進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，防止利用者違規(guī)操作。對(duì)于電子檔案的查詢(xún)利用，要記錄查詢(xún)利用操作日志，包括查詢(xún)利用時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。4.檔案信息傳遞安全如需向外單位或個(gè)人提供檔案信息，應(yīng)通過(guò)安全可靠的方式進(jìn)行傳遞，如加密電子郵件、專(zhuān)人送達(dá)等。傳遞過(guò)程中要確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。對(duì)于涉及重要檔案信息的傳遞，要進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記。（三）保密責(zé)任與違規(guī)處理1.保密責(zé)任檔案管理人員和查詢(xún)利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，對(duì)在查詢(xún)利用過(guò)程中知悉的檔案信息承擔(dān)保密責(zé)任。不得擅自泄露、傳播、出售檔案信息，不得將檔案信息用于非工作目的。2.違規(guī)處理對(duì)于違反檔案安全保密規(guī)定的單位和個(gè)人，將依法依規(guī)追究責(zé)任。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，依法給予行政處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。因違規(guī)行為給單位或他人造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案查詢(xún)利用的服務(wù)與監(jiān)督（一）服務(wù)要求1.熱情接待檔案部門(mén)工作人員要熱情接待查詢(xún)利用者，耐心解答疑問(wèn)，提供周到的服務(wù)。使用文明禮貌用語(yǔ)，樹(shù)立良好的服務(wù)形象。2.高效辦理優(yōu)化檔案查詢(xún)利用工作流程，提高工作效率，縮短辦理時(shí)間。對(duì)于緊急查詢(xún)利用需求，要開(kāi)辟綠色通道，優(yōu)先辦理，確保利用者能夠及時(shí)獲取所需檔案信息。3.信息準(zhǔn)確檔案管理人員要確保提供的檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)查詢(xún)利用者提出的問(wèn)題要給予準(zhǔn)確的答復(fù)。在提供檔案復(fù)印件或相關(guān)資料時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)，保證內(nèi)容與原件一致。4.服務(wù)反饋建立服務(wù)反饋機(jī)制，及時(shí)收集查詢(xún)利用者的意見(jiàn)和建議。對(duì)于利用者的投訴和舉報(bào)，要認(rèn)真調(diào)查處理，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。定期對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，不斷改進(jìn)服務(wù)工作。（二）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督各單位要建立健全檔案查詢(xún)利用內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢(xún)利用工作進(jìn)行自查自糾。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案查詢(xún)利用工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.上級(jí)監(jiān)督上級(jí)檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)單位檔案查詢(xún)利用工作的監(jiān)督檢查