PAGE工程類檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程類檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程建設(shè)項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建、維修等各類工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的流程和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和整理，使其具有系統(tǒng)性。4.及時(shí)性原則：工程文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程類檔案歸檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和協(xié)助各工程項(xiàng)目部門做好工程文件資料的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。（二）工程項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的工程檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好工程檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本項(xiàng)目工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目工作人員及時(shí)做好文件資料的收集和整理工作。2.協(xié)調(diào)解決工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。（四）文件資料形成部門及人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料的收集、整理和保管工作，并按規(guī)定及時(shí)移交。2.確保所形成的文件資料符合檔案管理要求，字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。三、工程文件資料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料，如工程照片、錄像、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集各自工作中形成的文件資料，確保不漏項(xiàng)。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，不得偽造、篡改。3.對(duì)重要的文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料的系統(tǒng)性。2.分類科學(xué)合理，便于查找和利用。3.同一項(xiàng)目的文件資料應(yīng)集中整理，不得分散。（四）整理方法1.按照文件資料的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，如分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.在每一類中，再根據(jù)文件的時(shí)間順序或內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，如施工文件可分為基礎(chǔ)工程、主體工程、裝飾裝修工程等部分。3.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。4.編制文件資料目錄，目錄應(yīng)包含文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，以便快速查找。5.對(duì)破損、褪色的文件資料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)完成并經(jīng)審核后歸檔。3.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，分部、分項(xiàng)工程完工后及時(shí)整理歸檔。4.監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔。5.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.工程項(xiàng)目部門在完成文件資料的收集和整理后，填寫《工程檔案移交清單》，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知工程項(xiàng)目部門進(jìn)行整改，整改合格后再辦理正式移交手續(xù)。3.雙方在《工程檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交工作。（三）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)裝訂整齊，采用A4紙張，左側(cè)裝訂。2.檔案封面應(yīng)填寫完整、清晰，包括項(xiàng)目名稱、檔案類別、歸檔日期等信息。3.每份文件資料應(yīng)加蓋歸檔章，歸檔章應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、文件類別、日期、頁(yè)碼等內(nèi)容。4.工程檔案應(yīng)編制電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和利用。五、工程檔案的保管（一）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件等對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為工程建設(shè)過(guò)程中形成的重要文件，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案為一般性文件，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)。（三）檔案整理與上架1.檔案管理部門對(duì)接收的工程檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類，按照保管期限和類別進(jìn)行存放。2.上架的檔案應(yīng)排列有序，便于查找和取用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，注明檔案的存放位置。六、工程檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱工程檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.借閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注，不得損壞檔案。（二）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。2.摘錄工程檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并對(duì)摘錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。摘錄的內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)工程檔案的查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號(hào)等。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織工程項(xiàng)目部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的工程檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.銷毀檔案的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量、銷毀原因、監(jiān)銷人等信息。記錄應(yīng)妥善保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立工程檔案管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各工程項(xiàng)目部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.工程文件資料的收集、整理和歸檔情況。2.檔案的保管條件和保管質(zhì)量。3.檔案的利用情況及登記記錄。4.檔案鑒定與銷毀工作的執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的工程檔案管理檢查，對(duì)各工程項(xiàng)目部門的檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目部門的檔案管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《工程檔案管理整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改。2