PAGE海南省檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強海南省檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為各項工作提供有力支持，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本省實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于海南省行政區(qū)域內各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對本單位的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案的形成應真實反映單位各項工作的實際情況，確保檔案內容完整、準確，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便單位內部及社會各界依法依規(guī)利用檔案。二、檔案管理機構及人員（一）機構設置1.各單位應根據(jù)工作需要，設立獨立的檔案管理機構，如檔案科、檔案室等，負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.對于檔案數(shù)量較少、不具備單獨設立檔案管理機構條件的單位，應指定內部機構或專人負責檔案管理工作，并明確其職責和權限。（二）人員配備1.檔案管理機構應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應做好檔案管理工作的交接手續(xù)。（三）職責分工1.檔案管理機構負責人職責全面負責本單位檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。協(xié)調本單位各部門之間的檔案管理工作，確保檔案管理工作與各項業(yè)務工作緊密結合。負責檔案管理機構人員的配備、培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。定期對本單位檔案管理工作進行檢查和總結，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以解決。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的質量。做好檔案的保管工作，維護檔案的實體安全，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的真實性和完整性。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為單位各項工作提供檔案資料支持和服務。嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均應納入檔案收集范圍。2.具體收集范圍包括但不限于以下幾類：黨群工作類：黨組織建設、黨員管理教育、紀檢監(jiān)察、工會、共青團、婦聯(lián)等方面的文件材料。行政管理類：單位設立、變更、撤銷的文件材料，行政會議、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、人事任免、獎懲等方面的文件材料。業(yè)務工作類：本單位業(yè)務活動中形成的各類文件材料，如項目申報、審批、實施、驗收等環(huán)節(jié)的文件，科研成果、技術資料、產品樣本等。財務審計類：財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、審計報告等文件材料。聲像檔案類：反映單位重要活動、事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體和記錄方式符合要求。3.對重要的、具有長期保存價值的檔案材料，應同時收集電子版本，并確保電子文件與紙質文件內容一致。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等。編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理機構應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備與設施1.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備等。2.對電子檔案應配備專用的存儲設備，并定期進行備份，確保電子檔案的安全存儲。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。2.各單位應根據(jù)國家有關規(guī)定和本單位實際情況，制定具體的檔案保管期限表，并嚴格按照保管期限表對檔案進行鑒定和保管。（四）檔案保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和工作流程，確保檔案保管工作的規(guī)范有序。2.對檔案進行科學分類存放，按照檔案類別、保管期限、年度等順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。4.對電子檔案應進行加密存儲，并定期進行殺毒和維護，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，鑒定工作應依據(jù)國家有關規(guī)定和本單位檔案保管期限表進行。3.鑒定過程中，應逐卷逐件地審查檔案內容，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值，確定檔案的存毀。（二）銷毀審批1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經檔案鑒定小組組長審核簽字，并報本單位主管領導審批。3.未經批準，任何單位和個人不得擅自銷毀檔案。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總和分析，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和本單位要求定期報送，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。（二）利用服務1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和審批權限等。2.積極開展檔案利用服務工作，為單位內部各部門和社會各界提供檔案查閱、借閱、復制等服務。3.檔案管理人員應熱情接待利用者，及時、準確地提供所需檔案資料，并做好利用登記工作。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批和管理，確保檔案信息安全。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各單位應將電子文件的收集納入檔案收集范圍，確保電子文件的完整收集。2.電子文件的整理應遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，按照分類、編號、編目等要求進行，確保電子文件的有序管理。3.對電子文件應進行元數(shù)據(jù)采集，詳細記錄電子文件的背景信息、結構信息、內容信息等，并與電子文件一并保存。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁帶、磁盤、光盤等，并定期進行備份，確保電子檔案的安全存儲。2.電子檔案的存儲環(huán)境應符合國家有關標準和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。3.建立電子檔案保管制度，明確電子檔案保管人員的職責和工作流程，定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）電子檔案的數(shù)據(jù)安全1.采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，如加密、身份認證、訪問控制等，確保電子檔案的數(shù)據(jù)安全。2.對電子檔案的操作應進行嚴格的權限管理，防止未經授權的訪問、修改和刪除電子檔案。3.定期對電子檔案的數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）電子檔案的利用與傳輸1.為利用者提供電子檔案的在線查閱、下載等服務，方便利用者獲取電子檔案信息。2.在電子檔案傳輸