PAGE衛(wèi)生健康局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生健康局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生健康局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生健康局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，各科室、單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生健康工作的歷史和現(xiàn)狀，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查閱。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。（二）局辦公室作為檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體組織實(shí)施，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.組織開(kāi)展檔案的查閱、利用工作，為局機(jī)關(guān)及下屬單位提供檔案服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（三）各科室、單位負(fù)責(zé)本科室、單位檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向局辦公室移交檔案。指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)衛(wèi)生健康局檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等六大類(lèi)。1.文書(shū)檔案包括上級(jí)文件、本局文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)管理、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、中醫(yī)藥管理等方面的檔案。3.人事檔案主要有干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱(chēng)等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)等相關(guān)資料。5.聲像檔案記錄衛(wèi)生健康工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像等資料。6.實(shí)物檔案與衛(wèi)生健康工作有關(guān)的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）編號(hào)規(guī)則各類(lèi)檔案按照年度類(lèi)別保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023WS長(zhǎng)期001，其中“2023”表示年度，“WS”表示文書(shū)檔案類(lèi)別，“長(zhǎng)期”表示保管期限，“001”表示流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄、報(bào)表等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本局召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。4.本局制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本局開(kāi)展業(yè)務(wù)工作形成的各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案材料。6.本局干部職工的人事檔案材料。7.本局財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。8.反映本局工作活動(dòng)的聲像檔案和實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)本科室、單位的文件材料進(jìn)行清理，將具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全。3.對(duì)于重要文件、緊急文件和需長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門(mén)。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、條理清晰。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。4.裝訂成冊(cè)的檔案應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度、保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，同一保管期限的文件按問(wèn)題或文號(hào)順序排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和檔案管理要求，進(jìn)行分類(lèi)整理，如醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案可按疾病類(lèi)別、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)，建立檔案盒，將相關(guān)文件材料整理歸檔。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，分類(lèi)裝訂成冊(cè)，建立檔案目錄和索引。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類(lèi)存放，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，刻錄成光盤(pán)或存儲(chǔ)在硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的目錄。6.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期、存放地點(diǎn)等信息，妥善保管。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況，及時(shí)進(jìn)行歸檔，一般在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)完成。3.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定，及時(shí)歸檔整理。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)整理裝訂成冊(cè)，保管一年后移交檔案管理部門(mén)。5.聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.各科室、單位應(yīng)將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交局辦公室。2.移交的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，檔案目錄清晰、準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料齊全、完整。3.局辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知移交科室、單位進(jìn)行整改，合格后予以接收。（三）移交手續(xù)檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專(zhuān)柜存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映衛(wèi)生健康局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映衛(wèi)生健康局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，予以銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行登記，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和泄露。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用反饋檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，鼓勵(lì)查閱人員對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，提出意見(jiàn)和建議。八、檔案信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立衛(wèi)生健康局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、安全保密等功能。（二）檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容掃描成電子文件，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理的信息安全保護(hù)，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露和被非法篡改。同時(shí)，制定信息安全管理制度，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查局辦公室定期對(duì)各科室、單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等方面的工作情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)