PAGE分局檔案管理制度匯編表一、總則（一）目的為加強(qiáng)分局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于分局各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：分局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映工作實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置分局設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定分局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管分局各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，建立健全檔案檢索體系。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為分局各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括上級文件、本局文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)分局業(yè)務(wù)工作特點，分為執(zhí)法檔案、行政審批檔案、項目管理檔案等。3.人事檔案：包括干部職工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。4.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映分局工作活動的聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類文件、資料。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型制定編號規(guī)則，如執(zhí)法檔案編號為執(zhí)法年份案件類別案件編號，行政審批檔案編號為審批年份審批事項流水號等。3.人事檔案編號：按照人事檔案管理規(guī)定，采用個人身份證號作為唯一標(biāo)識。4.財務(wù)檔案編號：結(jié)合會計年度和檔案類別進(jìn)行編號，如202X會計憑證冊號。5.聲像檔案編號：按照拍攝時間、內(nèi)容主題等進(jìn)行編號，如20230510分局會議01，表示2023年5月10日拍攝的分局會議的第1份聲像檔案。6.電子檔案編號：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，同時在文件名中體現(xiàn)電子檔案標(biāo)識。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保在工作活動中形成的各類文件、資料及時歸檔。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，應(yīng)保證檔案的齊全完整。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效文件，進(jìn)行編目裝訂。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案特點進(jìn)行整理，確保檔案資料的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。4.人事檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，做到材料齊全、分類準(zhǔn)確、編排有序。5.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計檔案管理要求進(jìn)行整理，裝訂成冊，并編制檔案目錄。6.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并制作相應(yīng)的文字說明。7.電子檔案應(yīng)按照檔案編號進(jìn)行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，并建立電子檔案索引。五、檔案保管（一）保管場所1.分局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)分局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)分局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和復(fù)制。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，并在《檔案查閱登記簿》上登記查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集查閱利用檔案的反饋信息，了解檔案利用效果，為檔案管理工作提供參考。2.對于在檔案查閱利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、編號錯誤等，應(yīng)及時進(jìn)行整改和完善。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，區(qū)分永久、長期、短期保管檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的形成時間、來源、保管狀況等因素，綜合判斷檔案的鑒定等級。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核、分局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。同時，在《檔案銷毀清冊》上記錄銷毀時間、地點、銷毀人等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向上級主管部門和分局領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）檔案移交1.工作人員因工作調(diào)動、離職等原因，應(yīng)在辦理交接手續(xù)時，將本人保管的檔案資料移交給所在部門或檔案管理部門。2.分局撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給指定的檔案保管部門。3.檔案移