PAGE河北建設(shè)項目檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強河北建設(shè)項目檔案管理，規(guī)范檔案數(shù)字化工作，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北省行政區(qū)域內(nèi)各類建設(shè)項目檔案的數(shù)字化管理工作，包括新建、改建、擴建的房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、交通、水利、能源等工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化應(yīng)忠實于原始檔案，確保數(shù)字化成果與原始檔案內(nèi)容一致。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對建設(shè)項目檔案進行數(shù)字化處理，保證檔案信息的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)字化過程中數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤，圖像清晰可讀，元數(shù)據(jù)規(guī)范完整。4.安全性原則：采取有效的安全防護措施，保障檔案數(shù)字化信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：數(shù)字化成果應(yīng)便于存儲、檢索、利用和傳輸，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。二、檔案數(shù)字化工作組織與職責(zé)（一）組織架構(gòu)建設(shè)單位應(yīng)成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門、項目建設(shè)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化工作，制定工作計劃，解決工作中的重大問題。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化工作方案和流程規(guī)范。組織檔案整理、著錄等前期準(zhǔn)備工作。對數(shù)字化加工過程進行監(jiān)督檢查。驗收數(shù)字化成果，確保符合質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化成果的存儲、保管和利用。2.項目建設(shè)部門協(xié)助檔案管理部門做好項目檔案的收集、整理工作，確保檔案資料齊全、完整。提供項目建設(shè)過程中的相關(guān)資料和信息，配合檔案數(shù)字化工作的開展。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的選型、建設(shè)和維護。提供技術(shù)支持，保障數(shù)字化設(shè)備的正常運行。參與數(shù)字化工作流程的優(yōu)化，提高數(shù)字化工作效率。三、檔案整理（一）檔案分類建設(shè)項目檔案應(yīng)按照國家和河北省有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類，一般可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等類別。具體分類如下：1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工文件：涵蓋施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。3.監(jiān)理文件：有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。4.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖，應(yīng)與工程實際相符，加蓋竣工圖章。（二）檔案編號為便于檔案管理和查詢，應(yīng)對建設(shè)項目檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，可采用項目名稱代碼、分類代碼和流水號相結(jié)合的方式進行編制。例如：[項目名稱代碼][分類代碼][流水號]。（三）檔案裝訂對紙張破損、折疊不規(guī)范等不符合要求的檔案應(yīng)進行修復(fù)和裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬物裝訂，確保檔案在數(shù)字化過程中不受損壞。四、檔案數(shù)字化流程（一）數(shù)字化設(shè)備與軟件1.數(shù)字化設(shè)備：應(yīng)配備高性能的掃描儀、計算機、存儲設(shè)備等，確保設(shè)備性能滿足檔案數(shù)字化工作要求。掃描儀分辨率應(yīng)不低于300dpi，色彩模式為24位真彩色。2.數(shù)字化軟件：選用功能強大、操作簡便、安全可靠的檔案數(shù)字化管理軟件，具備圖像采集、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲管理、檢索利用等功能。（二）圖像采集1.掃描方式：根據(jù)檔案紙張狀況和內(nèi)容要求，可采用黑白二值、灰度、彩色等掃描模式。對于文字清晰、線條分明的檔案，可采用黑白二值掃描；對于有圖表、照片等需要保留色彩信息的檔案，應(yīng)采用灰度或彩色掃描。2.掃描分辨率：一般文件掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖紙等特殊檔案掃描分辨率應(yīng)根據(jù)實際情況適當(dāng)提高，確保圖像清晰可讀。3.圖像命名：掃描圖像應(yīng)按照檔案編號進行命名，確保圖像與檔案一一對應(yīng)，便于識別和管理。（三）圖像處理1.圖像糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的圖像傾斜、扭曲等現(xiàn)象進行糾偏處理，使圖像端正、清晰。2.去污處理：去除圖像上的污漬、黑點、劃痕等雜質(zhì)，提高圖像質(zhì)量。3.圖像裁剪：根據(jù)檔案內(nèi)容范圍，對圖像進行裁剪，去除多余的空白部分，確保圖像內(nèi)容完整。4.圖像拼接：對于篇幅較大的檔案，如圖紙等，應(yīng)進行圖像拼接處理，保證拼接后的圖像完整、清晰，無明顯拼接痕跡。（四）數(shù)據(jù)錄入1.著錄項目：按照檔案管理要求，對檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號、保管期限等元數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確錄入。著錄應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。審核可采用雙人錄入核對、交叉審核等方式，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（五）存儲管理1.存儲格式：數(shù)字化檔案圖像應(yīng)存儲為通用的圖像格式，如TIFF、JPEG等；元數(shù)據(jù)應(yīng)存儲為XML、數(shù)據(jù)庫等格式，便于長期保存和利用。2.存儲介質(zhì)：選用質(zhì)量可靠、容量充足的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲位置：建立專門的檔案數(shù)字化存儲庫，對存儲介質(zhì)進行分類存放，并做好標(biāo)識。存儲庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護設(shè)施。（六）質(zhì)量檢測1.檢測內(nèi)容：對數(shù)字化檔案的圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、存儲完整性等進行檢測。圖像質(zhì)量檢測包括清晰度、色彩還原度、圖像完整性等；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性檢測包括元數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、圖像與元數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系等；存儲完整性檢測包括存儲介質(zhì)完好性、數(shù)據(jù)可讀性等。2.檢測方法：采用人工抽檢和軟件自動檢測相結(jié)合的方式進行質(zhì)量檢測。人工抽檢比例應(yīng)不低于數(shù)字化檔案總量的10%，軟件自動檢測應(yīng)覆蓋全部數(shù)字化檔案。對檢測出的問題及時進行整改，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（七）驗收1.驗收組織：建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案數(shù)字化成果進行驗收。驗收人員應(yīng)包括檔案管理人員、信息技術(shù)人員以及項目建設(shè)部門代表等。2.驗收內(nèi)容：驗收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化工作方案執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化流程規(guī)范性、數(shù)字化成果質(zhì)量、存儲管理安全性等方面。3.驗收標(biāo)準(zhǔn)：驗收應(yīng)依據(jù)本制度及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行，驗收合格的數(shù)字化檔案應(yīng)滿足圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、存儲安全、利用便捷等要求。驗收合格后，出具驗收報告。五、檔案數(shù)字化安全管理（一）安全制度建立健全檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范操作流程，加強安全監(jiān)督檢查。安全管理制度應(yīng)包括人員安全管理、設(shè)備安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等方面內(nèi)容。（二）人員安全管理1.人員培訓(xùn)：對參與檔案數(shù)字化工作的人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全法規(guī)、安全操作規(guī)程、數(shù)據(jù)保密知識等。2.人員背景審查：對涉及檔案數(shù)字化工作的人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識，無違法違紀(jì)記錄。3.人員權(quán)限管理：根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，嚴(yán)格限制對檔案數(shù)字化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的訪問范圍，防止越權(quán)操作。（三）設(shè)備安全管理1.設(shè)備維護：定期對數(shù)字化設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。設(shè)備維護應(yīng)包括硬件檢查、軟件升級、病毒查殺等工作。2.設(shè)備安全防護：為數(shù)字化設(shè)備配備必要的安全防護設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.設(shè)備存儲管理：對設(shè)備存儲的數(shù)據(jù)進行定期備份，并異地存放，防止設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)備份：建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同地點。2.數(shù)據(jù)加密：對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.數(shù)據(jù)訪問控制：設(shè)置嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問控制機制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)訪問進行記錄，以便審計和追蹤。（五）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全防護：加強檔案數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)的安全防護，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)訪問。安裝網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控設(shè)備，實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)運行狀態(tài)。2.網(wǎng)絡(luò)安全審計：定期對網(wǎng)絡(luò)安全狀況進行審計，檢查網(wǎng)絡(luò)安全策略執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處理：制定網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任人員。在發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事件時，能夠迅速采取措施，降低損失，保障檔案數(shù)字化工作的正常進行。六、檔案數(shù)字化利用與服務(wù)（一）利用方式1.在線查詢：建立檔案數(shù)字化查詢系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供在線查詢服務(wù)。用戶可根據(jù)檔案編號、題名、責(zé)任者等關(guān)鍵詞進行查詢，獲取數(shù)字化檔案圖像和元數(shù)據(jù)信息。2.離線利用：對于需要離線使用的檔案數(shù)字化成果，可提供光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)供用戶拷貝。用戶應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定使用和保管，不得擅自傳播和轉(zhuǎn)借。3.共享服務(wù)：根據(jù)工作需要，在符合保密規(guī)定的前提下，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案數(shù)字化成果的共享服務(wù)。共享服務(wù)應(yīng)明確共享范圍、共享方式和審批流程等。（二）服務(wù)流程1.用戶申請：用戶向建設(shè)單位檔案管理部門提交檔案利用申請，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.申請審核：檔案管理部門對用戶申請進行審核，根據(jù)檔案保密規(guī)定和利用權(quán)限，決定是否批準(zhǔn)申請。3.提供服務(wù)：審核通過后，檔案管理部門按照用戶要求提供檔案數(shù)字化利用服務(wù)。對于在線查詢服務(wù)，應(yīng)及時提供查詢結(jié)果；對于離線利用服務(wù)，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提供存儲介質(zhì)。4.服務(wù)記錄：對檔案數(shù)字化利用服務(wù)進行記錄，包括用戶申請信息、審核情況、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時間等。服務(wù)記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體河北省建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對全省建設(shè)項目檔案數(shù)字化工作進行監(jiān)督檢查。各地建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)建設(shè)項目檔案數(shù)字化工作進行日常監(jiān)督檢查。建設(shè)單位應(yīng)加強對本單位檔案數(shù)字化工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查建設(shè)項目檔案數(shù)字化制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案整理、數(shù)字化流程、安全管理、利用服務(wù)等方面制度的落實情況。2.工作質(zhì)量：對檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量進行檢查，包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、存儲完整性等方面。3.安全管理：檢查檔案數(shù)字化工作的安全管理措施落實情況，包括人員安全、設(shè)備安全、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面。4.利用服務(wù)：檢查檔案數(shù)字化利用與服務(wù)工作開展情況，包括利用方式、服務(wù)流程、服務(wù)記錄等方面。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級建設(shè)行政主管部門定期對建設(shè)項目檔案數(shù)字化工作進行全面檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：各級建設(shè)行政主管部門不定期對建設(shè)項目檔案數(shù)字化工作進行抽查，抽查比例根據(jù)實際情況確定。建設(shè)單位應(yīng)定期對本單位檔案數(shù)字化工作進行自查。3.專項檢查：針對檔案數(shù)