PAGE電梯檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯檔案管理，確保電梯運(yùn)行安全、可靠，保障人員生命和財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯的檔案管理工作，包括電梯的采購(gòu)、安裝、維修、保養(yǎng)、改造、報(bào)廢等全過程。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映電梯的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋電梯從規(guī)劃到報(bào)廢各階段的相關(guān)資料。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。4.保密性原則：對(duì)涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等信息予以保密。二、電梯檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.設(shè)備檔案：包括電梯的采購(gòu)合同、安裝合同、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、安裝竣工資料等。2.運(yùn)行檔案：運(yùn)行記錄、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。3.安全檔案：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。4.技術(shù)檔案：電梯的技術(shù)圖紙、說明書、電氣原理圖、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖等。（二）編號(hào)采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)包含電梯的基本信息，如安裝位置、型號(hào)、編號(hào)等。例如：[安裝位置編號(hào)][電梯型號(hào)][年份][流水號(hào)]。三、電梯檔案的建立（一）采購(gòu)階段檔案1.采購(gòu)合同：詳細(xì)記錄電梯的品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。2.產(chǎn)品質(zhì)量證明文件：包括合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、型式試驗(yàn)報(bào)告等。3.技術(shù)協(xié)議：明確電梯的技術(shù)要求、性能指標(biāo)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（二）安裝階段檔案1.安裝合同：約定安裝工程的范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用等。2.安裝竣工資料：包括安裝竣工報(bào)告、調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.安裝單位資質(zhì)證書：證明安裝單位具備相應(yīng)的安裝資質(zhì)。（三）運(yùn)行階段檔案1.運(yùn)行記錄：記錄電梯每天的運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、載客人數(shù)等。2.故障記錄：詳細(xì)記錄電梯發(fā)生故障的時(shí)間、地點(diǎn)、故障現(xiàn)象、處理情況等。3.維修記錄：包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員、更換的零部件等。4.保養(yǎng)記錄：記錄保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等。（四）安全階段檔案1.安全管理制度：制定電梯安全操作規(guī)程、安全檢查制度、應(yīng)急救援預(yù)案等。2.安全檢查記錄：定期對(duì)電梯進(jìn)行安全檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。3.事故處理報(bào)告：電梯發(fā)生事故時(shí)，詳細(xì)記錄事故經(jīng)過、原因分析、處理結(jié)果等。（五）技術(shù)階段檔案1.技術(shù)圖紙：包括電梯的整體布局圖、電氣原理圖、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、零部件圖等。2.說明書：電梯的使用說明書、維護(hù)說明書、安裝說明書等。3.電氣原理圖：清晰展示電梯電氣控制系統(tǒng)的原理。4.機(jī)械結(jié)構(gòu)圖：反映電梯機(jī)械部分的結(jié)構(gòu)組成。四、電梯檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電梯檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.對(duì)于外來文件，如采購(gòu)合同、安裝竣工資料等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并移交檔案管理部門。3.內(nèi)部產(chǎn)生的檔案資料，如運(yùn)行記錄、維修記錄等，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，定期收集歸檔。（二）整理方法1.按照檔案分類進(jìn)行整理，將同一類別的檔案資料放在一起。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。五、電梯檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度符合要求。（二）保管期限1.設(shè)備檔案、技術(shù)檔案等永久性保存。2.運(yùn)行檔案、安全檔案等保存期限不少于電梯使用年限。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。六、電梯檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱電梯檔案的，應(yīng)填寫《電梯檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱電梯檔案的，應(yīng)填寫《電梯檔案借閱申請(qǐng)表》，說明借閱理由、借閱期限等。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行嚴(yán)格審核，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、電梯檔案的更新與銷毀（一）更新1.電梯檔案內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，如設(shè)備改造、維修更換重要零部件等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將變更后的資料提交檔案管理部門進(jìn)行更新。2.檔案管理部門對(duì)更新后的檔案進(jìn)行審核、整理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）銷毀1.電梯報(bào)廢后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀。2.對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《電梯檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3