PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)解室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)解室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在調(diào)解工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)解室在調(diào)解工作中形成的各類檔案，包括調(diào)解申請、調(diào)查記錄、調(diào)解過程記錄、調(diào)解協(xié)議、回訪記錄等相關(guān)材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：調(diào)解室檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映調(diào)解工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對涉及個人隱私和敏感信息的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：檔案整理應(yīng)便于查詢和利用，提高調(diào)解工作效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)調(diào)解室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為調(diào)解工作及相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出改進建議。（二）調(diào)解工作人員職責(zé)1.在調(diào)解工作過程中，及時將形成的各類材料收集齊全，并按照檔案管理要求進行初步整理，移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、核對等工作，確保檔案內(nèi)容真實、準確。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.調(diào)解室負責(zé)人負責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，將檔案管理工作納入調(diào)解室整體工作規(guī)劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費和設(shè)備等條件。2.定期檢查檔案管理工作情況，對檔案管理中存在的問題及時研究解決，確保檔案管理工作規(guī)范、有序開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調(diào)解申請材料：包括當(dāng)事人提交的調(diào)解申請書、身份證明、相關(guān)證據(jù)材料等。2.調(diào)查記錄：調(diào)解工作人員在調(diào)解過程中對案件事實進行調(diào)查所形成的記錄，如詢問筆錄、現(xiàn)場勘查記錄等。3.調(diào)解過程記錄：詳細記錄調(diào)解會議的時間、地點、參與人員、調(diào)解過程、各方意見等內(nèi)容。4.調(diào)解協(xié)議：經(jīng)調(diào)解達成一致后形成的書面協(xié)議，包括協(xié)議條款、當(dāng)事人簽字確認等。5.回訪記錄：對調(diào)解協(xié)議履行情況進行回訪所形成的記錄，包括回訪時間、回訪方式、回訪結(jié)果等。6.其他與調(diào)解工作相關(guān)的材料，如上級部門的批示、處理意見等。（二）收集要求1.及時性：調(diào)解工作人員應(yīng)在調(diào)解工作結(jié)束后及時將相關(guān)材料收集齊全，移交檔案管理人員，不得拖延。2.完整性：收集的檔案材料應(yīng)完整無缺，確保能夠全面反映調(diào)解工作全過程。3.準確性：檔案材料中的信息應(yīng)準確無誤，不得有虛假、誤導(dǎo)性內(nèi)容。（三）整理方法1.分類：按照調(diào)解案件的類別、時間順序等進行分類，如婚姻家庭糾紛、鄰里糾紛、合同糾紛等。2.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號可采用年份+流水號的形式，如2023001表示2023年的第一份檔案。3.編目：對每份檔案材料進行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：將相關(guān)檔案材料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂時應(yīng)注意保持材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時對整理好的檔案材料進行歸檔，按照分類和編號順序?qū)n案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明類別、年度等信息。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細的歸檔清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，一式兩份，一份隨檔案存放，一份由檔案管理人員留存。（二）保管期限1.調(diào)解室檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、法律意義或?qū)窈笳{(diào)解工作有重要參考作用的文件材料，如涉及重大糾紛的調(diào)解協(xié)議、上級部門的重要批示等。長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般糾紛的調(diào)解材料、具有一定代表性的調(diào)解案例等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的調(diào)解申請、簡單的調(diào)查記錄等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求執(zhí)行，不得擅自更改。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進行保管。電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲設(shè)備中，定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，建立電子檔案的索引目錄，便于查詢和利用。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因調(diào)解工作需要查閱檔案的，調(diào)解工作人員可直接到檔案管理人員處查閱。查閱時應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.其他部門或人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前向調(diào)解室提出申請，經(jīng)調(diào)解室負責(zé)人批準后方可查閱。申請應(yīng)注明查閱原因和查閱內(nèi)容，檔案管理人員根據(jù)批準意見提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱檔案。確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)調(diào)解室負責(zé)人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)包括填寫借閱申請表，注明借閱人姓名、單位、借閱日期、借閱期限、借閱檔案名稱及編號等信息。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作由調(diào)解室負責(zé)人組織，檔案管理人員及相關(guān)調(diào)解工作人員參加。2.鑒定時，應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值以及保管期限等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清冊經(jīng)調(diào)解室負責(zé)人審核簽字后，報上級主管部門批準。2.批準后，由檔案管理人員會同有關(guān)人員在指定地點對檔案進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀的檔案應(yīng)及時從檔案管理系統(tǒng)中刪除相關(guān)信息，確保檔案信息的徹底清除。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)解室檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和信息化水平，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計分析。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案材料的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入信息的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等工作，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的分類檢