PAGE供應商檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司供應商檔案的保密管理，保護公司及供應商的合法權益，維護公司正常的生產經(jīng)營秩序，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及供應商檔案管理的部門、人員以及與公司有業(yè)務往來的供應商。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保供應商檔案保密工作在合法合規(guī)的框架內進行。2.最小化原則：在滿足業(yè)務需求的前提下，僅收集、存儲和使用與業(yè)務相關的必要供應商信息，避免過度收集和存儲敏感信息。3.分級分類原則：根據(jù)供應商檔案信息的敏感程度和重要性，進行分級分類管理，采取相應的保密措施。4.可控性原則：對供應商檔案信息的訪問、使用、傳遞等環(huán)節(jié)進行嚴格控制，確保信息不被泄露、篡改或濫用。5.安全保障原則：采用必要的技術手段和管理措施，保障供應商檔案信息的安全存儲和傳輸，防止信息丟失、損壞或遭受非法攻擊。二、供應商檔案的范圍與分類（一）供應商檔案的范圍1.供應商基本信息，包括公司名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。2.供應商資質證明文件（營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證等）。3.供應商產品信息，如產品規(guī)格、型號、質量標準、價格體系等。4.供應商生產能力及工藝信息。5.供應商財務狀況及信用信息。6.與供應商的業(yè)務往來記錄，包括采購訂單、合同、發(fā)票、交貨記錄及質量檢驗報告等。7.供應商的技術資料、研發(fā)能力及知識產權相關信息。8.其他與供應商相關的重要信息。（二）供應商檔案的分類1.核心供應商檔案：涵蓋對公司生產經(jīng)營具有關鍵影響的供應商信息，如主要原材料供應商、長期戰(zhàn)略合作伙伴等。此類供應商檔案包含高度敏感信息，需采取最嚴格的保密措施。2.重要供應商檔案：涉及重要物資或服務的供應商信息，雖重要性稍低于核心供應商，但仍需妥善保密。3.一般供應商檔案：包含一般性業(yè)務往來供應商的信息，保密要求相對較低，但仍需遵循本制度相關規(guī)定。三、供應商檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門在與供應商建立業(yè)務關系過程中，應按照業(yè)務需求及時收集相關供應商信息，并確保信息的真實性、準確性和完整性。2.收集供應商信息時，需遵循合法、正當、必要的原則，明確告知供應商收集信息的目的、范圍及用途，并取得供應商的同意。3.對于涉及供應商商業(yè)秘密或敏感信息的收集，需簽訂保密協(xié)議或在合作協(xié)議中明確保密條款，確保信息收集過程合法合規(guī)。（二）整理規(guī)范1.收集到的供應商信息應及時進行整理，按照本制度規(guī)定的分類標準進行歸檔。2.對供應商檔案進行編號管理，確保每份檔案具有唯一標識，便于查詢和管理。3.建立供應商檔案索引目錄體系，詳細記錄檔案內容的類別、名稱、存放位置及相關索引信息，方便快速檢索和查閱。4.定期對供應商檔案進行清理和更新，刪除過期或不再使用的信息，確保檔案信息的時效性和準確性。四、供應商檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲與紙質存儲相結合的方式，確保供應商檔案的備份與安全。2.電子檔案應存儲在公司內部安全的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同地理位置，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和取用。（二）保管措施1.設立專門的檔案保管區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對電子檔案存儲設備設置訪問權限和密碼保護，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作。3.定期對電子檔案進行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，確保檔案信息的安全性。4.對紙質檔案進行定期盤點和清查，核對檔案數(shù)量、內容是否完整，如有缺失或損壞應及時查明原因并進行處理。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管區(qū)域，檔案管理人員離開時應確保檔案保管區(qū)域的門窗關閉和設備安全。五、供應商檔案的訪問與使用（一）訪問權限設置1.根據(jù)工作需要，對不同人員設置不同的供應商檔案訪問權限。2.核心供應商檔案僅限公司高層管理人員、采購部門負責人及相關業(yè)務主管人員訪問；重要供應商檔案可根據(jù)業(yè)務需求，授權給采購人員、質量管理人員等相關人員訪問；一般供應商檔案的訪問權限可適當放寬，但仍需經(jīng)過審批。3.對涉及供應商商業(yè)秘密或敏感信息的檔案，應嚴格限制訪問范圍，僅允許必要的人員在履行審批手續(xù)后進行查閱。（二）訪問審批流程1.員工因工作需要訪問供應商檔案時，應填寫《供應商檔案訪問申請表》，詳細說明訪問目的、所需檔案內容及使用期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核同意后，提交至檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人根據(jù)申請內容及員工的訪問權限進行審批，對于涉及敏感信息的訪問申請，需報公司分管領導批準。3.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定為申請人提供相應的檔案訪問權限，并記錄訪問時間、訪問人員及訪問內容等信息。（三）使用規(guī)范1.獲得供應商檔案訪問權限的人員，應嚴格按照審批目的使用檔案信息，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非工作目的。2.在使用供應商檔案過程中，如需摘錄、復制或傳播檔案內容，必須經(jīng)過檔案管理部門負責人及相關供應商的書面同意，并注明出處和用途。3.嚴禁將供應商檔案信息泄露給無關人員，不得在公共場合或未采取保密措施的環(huán)境下談論、傳播供應商檔案中的敏感信息。4.使用完畢后，應及時將供應商檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案內容未被篡改或損壞。六、供應商檔案的傳遞與共享（一）內部傳遞1.公司內部各部門之間如需傳遞供應商檔案，應通過公司內部文件傳輸系統(tǒng)或指定的檔案交接流程進行。2.在傳遞供應商檔案時，應填寫《供應商檔案傳遞登記表》，詳細記錄傳遞時間、傳遞部門、接收部門、檔案名稱及份數(shù)等信息，確保檔案傳遞過程可追溯。3.接收部門在收到供應商檔案后，應及時進行核對和簽收，并按照本制度規(guī)定進行妥善保管和使用。（二）外部共享1.因業(yè)務合作需要，確需向外部機構或合作伙伴共享供應商檔案信息的，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并與接收方簽訂保密協(xié)議。2.共享供應商檔案信息前，應向檔案管理部門提交《供應商檔案外部共享申請表》，詳細說明共享原因、共享對象、共享內容及保密要求等信息。3.申請表經(jīng)公司高層管理人員審批同意后，檔案管理部門按照審批意見對擬共享的檔案信息進行脫敏處理，去除敏感信息后再進行共享。4.在與外部機構或合作伙伴共享供應商檔案信息時，應明確告知對方保密義務和違約責任，要求對方采取必要的保密措施確保信息安全。七、供應商檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立供應商檔案保密管理監(jiān)督小組，由公司分管領導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、采購部門負責人、法務部門負責人等。監(jiān)督小組負責定期對公司供應商檔案保密管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.各部門負責人為本部門供應商檔案保密管理的第一責任人，應加強對本部門員工的保密教育和培訓，督促員工嚴格遵守本制度規(guī)定。3.檔案管理部門負責對供應商檔案的日常管理和保密工作進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為，并向保密管理監(jiān)督小組報告。（二）檢查內容與方式1.定期檢查供應商檔案的存儲環(huán)境、保管措施是否符合要求，檔案信息是否完整、準確，訪問權限設置是否合理。2.不定期抽查員工對供應商檔案保密制度的掌握情況，檢查員工在訪問、使用、傳遞供應商檔案過程中的操作是否規(guī)范。3.通過內部審計、專項檢查等方式，對供應商檔案保密管理工作進行全面評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，泄露、篡改或濫用供應商檔案信息的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因員工違規(guī)行為給公司或供應商造成經(jīng)濟損失的，公司將依法要求員工承擔賠償責任。3.對于涉及違法犯罪的行為，公司將依法移送司法機關處理。八、供應商檔案的保密培訓與教育（一）培訓計劃1.人力資源部門應會同檔案管理部門制定年度供應商檔案保密培訓計劃，明確培訓對象、培訓內容、培訓時間及培訓方式等。2.培訓對象包括公司所有涉及供應商檔案管理的部門員工、新入職員工以及與供應商有業(yè)務往來的相關人員。3.培訓內容包括國家法律法規(guī)及行業(yè)標準中關于商業(yè)秘密保護的規(guī)定、公司供應商檔案保密管理制度、保密意識與技能培訓等。（二）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請專家或內部資深人員進行授課，講解供應商檔案保密管理的重要性、制度要求及操作規(guī)范。2.開展線上培訓課程，通過公司內部網(wǎng)絡平臺提供保密培訓資料和視頻，方便員工自主學習。3.結合實際案例進行培訓，分析違規(guī)行為的原因及后果，提高員工的保密意識和風險防范能力。（三）教育宣傳1.在公司內部宣傳欄、辦公區(qū)域張貼供應商檔案保密宣傳標語和海報，營造保密氛圍。2.通過公司內部郵件、即時通訊工具等渠道，定期推送供應商檔案保密