PAGE工作記錄及檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司工作記錄及檔案管理，確保工作記錄的真實(shí)性、完整性和可追溯性，有效保護(hù)和利用檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類工作記錄及檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工作記錄及檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，確保記錄和檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行記錄與管理。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的工作記錄及檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的分類和檢索體系，方便查詢和使用。二、工作記錄管理（一）記錄要求1.及時(shí)準(zhǔn)確：工作完成后應(yīng)立即進(jìn)行記錄，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、明確，能夠準(zhǔn)確反映工作的過程和結(jié)果。2.內(nèi)容完整：包括工作任務(wù)、執(zhí)行情況、遇到的問題及解決方法、相關(guān)數(shù)據(jù)、參與人員等必要信息。3.書寫規(guī)范：使用規(guī)范的文字、符號和計(jì)量單位，字跡工整，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，并注明修改日期和修改人。（二）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對于一些重要的原始憑證、審批文件等，可采用紙質(zhì)記錄方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。2.電子記錄：利用電子文檔、表格、數(shù)據(jù)庫等形式進(jìn)行記錄。電子記錄應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子記錄的索引和目錄，方便查找和使用。（三）記錄流程1.工作開展：員工在工作過程中按照要求及時(shí)進(jìn)行記錄。2.審核確認(rèn)：記錄完成后，由直接上級進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔保存：審核后的工作記錄按照規(guī)定的時(shí)間和方式進(jìn)行歸檔保存。（四）記錄保存期限1.一般工作記錄：保存期限為[X]年，期滿后經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀。2.重要工作記錄：如涉及重大項(xiàng)目、關(guān)鍵決策等，保存期限為[X]年或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定。（五）記錄查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工作記錄，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將記錄帶出或復(fù)制。2.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱工作記錄的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管記錄，按時(shí)歸還。三、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售檔案、采購檔案、項(xiàng)目檔案等。（二）檔案收集1.定期收集：各部門應(yīng)定期將工作中形成的檔案資料整理后移交檔案管理部門。2.隨時(shí)收集：對于一些重要的、緊急的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收集。（三）檔案整理1.分類編號：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并為每類檔案編制唯一的編號。2.裝訂編目：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，編制目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.數(shù)字化處理：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（四）檔案保管1.保管環(huán)境：檔案管理部門應(yīng)提供安全、整潔、防潮、防火、防蟲、防盜的保管環(huán)境。2.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.備份管理：對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（五）檔案鑒定與銷毀1.鑒定：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否到期，是否仍有保存價(jià)值。2.銷毀：對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)填寫銷毀清單，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字確認(rèn)。（六）檔案利用1.利用申請：公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.利用方式：根據(jù)利用需求，可提供查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。利用過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、丟失檔案。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門工作記錄及檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對工作記錄及檔案管理進(jìn)行審計(jì)，確保制度的執(zhí)行情況。（二）考核評價(jià)1.將工作記錄及檔案管理工作納入員工績效考核體系，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、記錄和檔案管理規(guī)范的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。五、附則