PAGElng設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強LNG設(shè)備檔案管理，確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為設(shè)備的運行、維護(hù)、檢修、改造及報廢等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有LNG設(shè)備檔案的管理，包括但不限于LNG儲罐、氣化器、壓縮機(jī)、管道、閥門等設(shè)備的檔案。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善LNG設(shè)備檔案管理制度；指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門設(shè)備檔案管理工作；集中統(tǒng)一管理公司LNG設(shè)備檔案，建立設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和保密。2.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織設(shè)備檔案的收集、整理、審核和移交工作；對設(shè)備檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；配合檔案管理部門做好設(shè)備檔案的查詢、利用等工作。3.使用部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)備檔案資料的收集、整理和保管工作；及時向設(shè)備管理部門移交設(shè)備檔案；在設(shè)備使用過程中，按照檔案管理要求正確使用和維護(hù)設(shè)備檔案。4.維修部門負(fù)責(zé)設(shè)備維修、改造過程中形成的技術(shù)資料的收集、整理，并及時移交設(shè)備管理部門歸檔；在維修和改造設(shè)備時，依據(jù)設(shè)備檔案資料進(jìn)行操作，確保維修和改造工作的順利進(jìn)行。二、設(shè)備檔案的內(nèi)容（一）設(shè)備前期檔案1.項目立項文件包括項目可行性研究報告、項目批復(fù)文件等，反映設(shè)備購置或建設(shè)的依據(jù)和背景。2.技術(shù)協(xié)議與設(shè)備供應(yīng)商簽訂的技術(shù)協(xié)議，明確設(shè)備的規(guī)格、性能、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。3.招投標(biāo)文件設(shè)備采購或工程建設(shè)的招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等，記錄設(shè)備采購或工程建設(shè)的過程。4.合同文件設(shè)備采購合同或工程建設(shè)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及設(shè)備的價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。5.設(shè)備監(jiān)造文件對重要設(shè)備進(jìn)行監(jiān)造過程中形成的文件，如監(jiān)造計劃、監(jiān)造報告、檢驗記錄等，確保設(shè)備制造質(zhì)量符合要求。6.設(shè)備到貨驗收文件設(shè)備到貨時的驗收記錄，包括驗收報告、開箱檢驗記錄、質(zhì)量證明文件、隨機(jī)附件清單等，驗證設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與合同一致。（二）設(shè)備運行檔案1.設(shè)備操作規(guī)程根據(jù)設(shè)備的性能和特點，制定的設(shè)備操作方法和步驟，確保設(shè)備安全、穩(wěn)定運行。2.運行記錄設(shè)備運行過程中的各項記錄，如運行參數(shù)記錄（壓力、溫度、流量等）、運行時間記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障記錄等，反映設(shè)備的運行狀況。3.巡檢記錄設(shè)備巡檢人員對設(shè)備進(jìn)行巡檢的記錄，包括巡檢時間、巡檢部位、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備隱患并采取措施解決。4.潤滑記錄設(shè)備潤滑情況的記錄，包括潤滑時間、潤滑油型號、加油量等，保證設(shè)備良好的潤滑狀態(tài)。5.設(shè)備運行月報每月對設(shè)備運行情況進(jìn)行總結(jié)分析的報告，包括設(shè)備運行指標(biāo)完成情況、故障統(tǒng)計分析、維護(hù)保養(yǎng)工作完成情況等，為設(shè)備管理決策提供依據(jù)。（三）設(shè)備維護(hù)檔案1.維護(hù)計劃根據(jù)設(shè)備的運行特點和使用壽命，制定的設(shè)備維護(hù)計劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等。2.維護(hù)記錄設(shè)備維護(hù)過程中的各項記錄，如維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、更換的零部件清單等，記錄維護(hù)工作的實施情況。3.維修工單設(shè)備發(fā)生故障時填寫的維修工單，包括故障描述、維修措施、維修時間、維修人員等信息，跟蹤設(shè)備維修過程。4.設(shè)備維修報告設(shè)備維修完成后編寫的維修報告，總結(jié)故障原因、維修過程、維修效果等，為設(shè)備后續(xù)維護(hù)提供參考。5.設(shè)備改造記錄設(shè)備進(jìn)行改造時形成的記錄，包括改造方案、改造過程、改造后的性能測試報告等，記錄設(shè)備改造的全過程。（四）設(shè)備技術(shù)檔案1.設(shè)備說明書設(shè)備供應(yīng)商提供的設(shè)備說明書，包括設(shè)備的結(jié)構(gòu)原理、技術(shù)參數(shù)、安裝調(diào)試要求、操作維護(hù)注意事項等，是設(shè)備管理和使用的重要參考資料。2.設(shè)備圖紙設(shè)備的設(shè)計圖紙、裝配圖、零部件圖等，反映設(shè)備的結(jié)構(gòu)和技術(shù)要求，便于設(shè)備的維修、改造和管理。3.設(shè)備技術(shù)資料與設(shè)備技術(shù)相關(guān)的資料，如設(shè)備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專利文件、技術(shù)鑒定報告等，為設(shè)備的技術(shù)管理提供支持。4.設(shè)備技術(shù)改造方案針對設(shè)備存在的問題或滿足生產(chǎn)發(fā)展需要，制定的設(shè)備技術(shù)改造方案，包括改造目標(biāo)、改造內(nèi)容、改造技術(shù)路線、預(yù)期效果等。（五）設(shè)備安全檔案1.安全操作規(guī)程結(jié)合設(shè)備特點和安全要求，制定的設(shè)備安全操作規(guī)范，確保操作人員在操作設(shè)備時的安全。2.安全檢查記錄定期對設(shè)備進(jìn)行安全檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況等，及時消除設(shè)備安全隱患。3.安全培訓(xùn)記錄對設(shè)備操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、考核情況等，提高操作人員的安全意識和操作技能。4.事故應(yīng)急預(yù)案針對設(shè)備可能發(fā)生的事故，制定的應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等，確保在事故發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對。5.事故記錄設(shè)備發(fā)生事故時的記錄，包括事故發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、原因分析、處理結(jié)果等，總結(jié)事故經(jīng)驗教訓(xùn)，防止類似事故再次發(fā)生。三、設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時收集本部門設(shè)備檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.設(shè)備檔案資料應(yīng)隨設(shè)備管理活動同步形成，在設(shè)備采購、安裝調(diào)試、運行維護(hù)、檢修改造等過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時整理和收集各類檔案資料。3.對于外購設(shè)備，設(shè)備管理部門應(yīng)在設(shè)備到貨驗收合格后，及時收集設(shè)備前期檔案資料；對于自制設(shè)備，應(yīng)在設(shè)備制造完成后，由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集整理相關(guān)檔案資料。（二）整理要求1.設(shè)備檔案資料應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類，進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查詢和管理。3.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確；對于重要的原始資料，如簽字蓋章的文件、圖紙等，應(yīng)保持原件的完整性。4.檔案資料應(yīng)按照順序裝訂成冊，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。四、設(shè)備檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期對收集整理好的設(shè)備檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后及時移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔的設(shè)備檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案內(nèi)容、歸檔時間等信息，便于檔案的檢索和查詢。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理制度，對歸檔的設(shè)備檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保設(shè)備檔案的安全保管。2.設(shè)備檔案應(yīng)按照檔案的保管期限進(jìn)行分類存放，對于長期保存的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、借閱、銷毀設(shè)備檔案；對于確需查閱、借閱設(shè)備檔案資料的人員或部門，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并進(jìn)行登記。4.電子設(shè)備檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、設(shè)備檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的設(shè)備檔案資料，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，并遵守檔案管理規(guī)定，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《設(shè)備檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的設(shè)備檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的設(shè)備檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容；如因工作需要確需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的設(shè)備檔案資料，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并說明原因。5.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱的設(shè)備檔案資料進(jìn)行催還，確保檔案資料按時歸還；對于逾期未歸還的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行追查，并采取相應(yīng)的措施。六、設(shè)備檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。2.設(shè)備檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)設(shè)備檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，綜合考慮檔案的保管期限和價值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的設(shè)備檔案，應(yīng)編制《設(shè)備檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案內(nèi)容、銷毀原因等信息。2.《設(shè)備檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準(zhǔn)后的《設(shè)備檔案銷毀清單》由檔案管理部門組織實施銷毀工作