PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高培訓(xùn)教學(xué)、管理及服務(wù)水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案館，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理各類檔案資料。檔案館配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定各類檔案資料，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。4.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。5.參與檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。6.做好檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為培訓(xùn)教學(xué)、管理及決策提供依據(jù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案館。3.配合檔案館做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，接受檔案館的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、教學(xué)評估資料等。2.學(xué)員檔案：涵蓋學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)籍檔案、培訓(xùn)記錄、考核證書、獎(jiǎng)懲情況等。3.師資檔案：有教師個(gè)人簡歷、教師資格證書、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評價(jià)等。4.行政檔案：包含行政公文、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。5.財(cái)務(wù)檔案：涉及財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、收費(fèi)票據(jù)等。6.其他檔案：如培訓(xùn)活動照片、視頻、宣傳資料、對外交流材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的備份和存儲安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、排列有序。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號等信息，便于檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對重要的檔案資料應(yīng)采取備份存儲措施，如電子備份、異地存儲等，防止檔案丟失或損壞。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄、具有長期查考利用價(jià)值的檔案資料。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括教學(xué)、管理等方面的重要檔案資料。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的檔案資料。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案館會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定過程和結(jié)果，鑒定報(bào)告應(yīng)歸檔保存。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員因教學(xué)、管理、研究等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。2.外部單位因工作需要，經(jīng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，可查閱、借閱與合作項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案館查閱檔案資料，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案資料，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案館工作人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案館印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料,不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換或標(biāo)注檔案內(nèi)容。2.借閱的檔案資料應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用檔案資料時(shí)，不得泄露檔案中涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源的共享水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子目錄。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案存儲到服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限設(shè)置、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)用戶的培訓(xùn)和管理，提高用戶的操作技能和安全意識。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。3.在檔案利用過程中，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢