PAGE檔案局館協(xié)同工作暫行制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局與館之間的協(xié)同合作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，更好地服務(wù)于公司/組織的發(fā)展，特制定本暫行制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局與館全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的協(xié)同工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：檔案局與館在公司/組織統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，開展協(xié)同工作，確保工作方向一致。2.分工協(xié)作原則：明確檔案局與館各自職責(zé)，在分工基礎(chǔ)上密切協(xié)作，形成工作合力。3.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作流程。4.高效服務(wù)原則：以提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持。二、工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保檔案工作規(guī)范開展。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案的接收、征集工作，對接收和征集的檔案進(jìn)行初步審核和整理。5.參與檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，推動檔案數(shù)字化工作。（二）館職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體安全。2.對接收進(jìn)館的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目，建立健全檔案檢索體系。3.開展檔案利用工作，為公司/組織內(nèi)部和社會提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確上報檔案數(shù)據(jù)。5.參與檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化成果的存儲和管理。（三）協(xié)同工作機(jī)制1.建立定期溝通協(xié)調(diào)會議制度，由檔案局與館負(fù)責(zé)人共同主持，每月至少召開一次會議，通報工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。2.設(shè)立聯(lián)合工作小組，針對重大檔案工作任務(wù)或?qū)ｍ?xiàng)工作，由檔案局與館相關(guān)人員組成，共同研究制定工作方案，組織實(shí)施并跟蹤推進(jìn)。3.建立信息共享平臺，檔案局與館之間及時共享檔案工作動態(tài)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、政策法規(guī)等信息，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通。三、檔案收集與移交（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的檔案。2.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動等方面的檔案。3.上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和其他社會組織發(fā)送的與公司/組織有關(guān)的重要文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對于重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，確保檔案安全。（三）移交程序1.各部門檔案收集責(zé)任人在檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交。2.將檔案移交至檔案局，檔案局對移交檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等。3.審核合格的檔案，由檔案局辦理接收手續(xù)，并將檔案移交至館。館對接收的檔案進(jìn)行再次核對，無誤后進(jìn)行入庫保管。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制檔號。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊。4.聲像檔案按照載體、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息。（三）整理流程1.檔案局：對接收的檔案進(jìn)行初步整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，去除不必要的附件和重復(fù)文件。2.館：接收檔案局移交的檔案后，按照整理方法進(jìn)行詳細(xì)分類、編號、編目等工作，編制檔案目錄和檢索工具。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜監(jiān)控設(shè)備等必要設(shè)施。3.檔案架、柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案存放和查找。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行分類存放，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。4.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）安全管理1.制定檔案庫房安全管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)。2.嚴(yán)格控制庫房人員出入，非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。3.定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.做好檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部單位因合法事由查閱、借閱檔案。3.社會公眾因符合國家規(guī)定的條件查閱、利用檔案。（二）利用程序1.公司/組織內(nèi)部利用：利用部門填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案局。檔案局對申請表進(jìn)行審核，審核通過后開具檔案查閱、借閱通知單。利用人員憑通知單到館查閱、借閱檔案，館工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供服務(wù)，并做好登記。2.公司/組織外部利用：利用單位提交查閱、借閱檔案的申請函，注明申請事由，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，轉(zhuǎn)至檔案局。檔案局對申請函進(jìn)行審核，審核通過后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照內(nèi)部利用程序辦理查閱、借閱手續(xù)。3.社會公眾利用：社會公眾提交查閱、利用檔案的申請，注明申請事由，并提供有效身份證件。申請經(jīng)檔案局審核，符合國家規(guī)定條件的，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定辦理查閱、利用手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍和方式。2.重要檔案的利用應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播。3.檔案利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平，為公司/組織提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。制定檔案數(shù)字化工作方案，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程等。選擇具備資質(zhì)的數(shù)字化加工單位進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，檔案局與館負(fù)責(zé)監(jiān)督管理。對數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案圖像清晰、準(zhǔn)確、完整。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足公司/組織特殊檔案管理要求。建立系統(tǒng)安全防護(hù)體系，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案局負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面。2.館負(fù)責(zé)對自身檔案管理工作及檔案局移交檔案的后續(xù)管理情況進(jìn)行自查自糾，并配合檔案局的監(jiān)督檢查工作。3.監(jiān)督檢查可采取實(shí)地查看、查閱資料、聽取匯報等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。（二）考核評價1.建立檔案工作考核評價機(jī)制，對檔案局與館工作人員的檔案管理工作進(jìn)行年度考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、遵守制度等方面。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等次，與工作人員的績效獎金、晉升等掛鉤。九、培訓(xùn)與交流（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案工作人員培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)不同崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，定期組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息化技能等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）