PAGE未保站檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)未保站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障未成年人權(quán)益保護(hù)工作的順利開展，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于本未保站在未成年人權(quán)益保護(hù)工作中形成的各類檔案，包括但不限于工作文件、會(huì)議記錄、服務(wù)記錄、未成年人個(gè)人信息檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映未保站工作實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與未成年人權(quán)益保護(hù)相關(guān)的各類檔案資料。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)未成年人個(gè)人隱私及敏感信息，確保檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、分類科學(xué)、編目清晰。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，集中統(tǒng)一管理未保站檔案，確保檔案的安全與完整。2.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、查閱、借閱登記等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與未成年人權(quán)益保護(hù)相關(guān)的文件、通知、政策法規(guī)等。2.未保站制定的工作計(jì)劃、方案、規(guī)章制度等內(nèi)部文件。3.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括工作會(huì)議、專題研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。4.未成年人服務(wù)記錄，如心理咨詢記錄、法律援助記錄、生活救助記錄等。5.與未成年人及其家庭相關(guān)的調(diào)查資料、評估報(bào)告、走訪記錄等。6.未保站開展活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)照片、視頻資料、新聞報(bào)道等。7.未成年人個(gè)人信息檔案，包括基本情況、家庭狀況、權(quán)益訴求等，但需嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理。8.其他與未成年人權(quán)益保護(hù)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生或收到的檔案資料進(jìn)行收集，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類?？煞譃榫C合管理類、未成年人服務(wù)類、權(quán)益維護(hù)類、宣傳活動(dòng)類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。例如，未成年人服務(wù)類可細(xì)分為心理咨詢服務(wù)、法律援助服務(wù)、生活救助服務(wù)等二級類目，生活救助服務(wù)下可再分為臨時(shí)救助、長期救助等三級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性原則，可采用“年份+類目代碼+流水號”的方式進(jìn)行編制。例如，2023年綜合管理類的第一份文件編號為“2023ZH001”。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊，并根據(jù)檔案的變動(dòng)情況及時(shí)更新。三、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照分類和編號順序排列上架存放，便于查找和調(diào)閱。對于重要檔案和利用率較高的檔案，可采用專柜存放。2.電子檔案采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄。電子檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)設(shè)置不同的文件夾和文件名，以便于識別和管理。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（10年、30年）兩種。具體劃分如下：1.永久保管涉及未成年人重大權(quán)益問題、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)ξ幢Ｕ竟ぷ饔虚L期查考利用價(jià)值的檔案，如未成年人權(quán)益受侵害的典型案例檔案、未保站長期發(fā)展規(guī)劃等。2.定期保管10年保管期限：在一定時(shí)期內(nèi)對未保站工作有查考利用價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃和總結(jié)、一般性的活動(dòng)資料等。30年保管期限：涉及未成年人權(quán)益保護(hù)工作中較為重要的階段性資料，如未成年人成長跟蹤記錄、重要服務(wù)項(xiàng)目的長期資料等。（四）檔案清查定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、完整性等。清查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，根據(jù)清查結(jié)果對檔案的保管情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案管理工作。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.未保站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)未保站負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。3.涉及未成年人個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)未成年人及其監(jiān)護(hù)人同意，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）借閱權(quán)限1.未保站內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案。如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)未保站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，提交相關(guān)審批人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理注銷借閱手續(xù)。五、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任感。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。2.對涉及未成年人個(gè)人隱私及敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，嚴(yán)格限制知悉范圍。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱和借閱情況進(jìn)行記錄，防止檔案信息泄露。4.對檔案庫房進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電等。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和演練，確保檔案的安全保管。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。3.對電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期備份，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全的法律法規(guī)，對違反檔案安全規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.對保管期限已滿的檔案，由檔案管理部門進(jìn)行初步清理，列出清單。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。3.對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)出具銷毀意見。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)未保站負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)