PAGE進出檔案室規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本規(guī)章制度，規(guī)范人員進出檔案室的行為。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及進出檔案室的人員，包括但不限于檔案管理人員、借閱人員、審批人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案在保管和使用過程中的安全性，防止檔案信息泄露、損壞或丟失。2.規(guī)范管理原則：嚴格按照規(guī)定的流程和要求進行檔案的進出管理，做到有章可循、規(guī)范有序。3.服務(wù)高效原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，盡可能提高檔案服務(wù)效率，滿足公司/組織內(nèi)部對檔案利用的需求。二、檔案室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等。2.制定和完善檔案室的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對進出檔案室的人員進行資格審核和登記，發(fā)放臨時出入證件（如有需要）。4.負責(zé)檔案的借閱、歸還、查閱等服務(wù)工作，確保檔案使用的合規(guī)性和準確性。5.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)與檔案室的溝通協(xié)調(diào)工作，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理和移交工作。2.嚴格遵守本規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序申請檔案借閱、查閱等服務(wù)，確保檔案使用的合理性和必要性。3.對本部門人員進行檔案安全保密教育，督促其遵守檔案室的各項規(guī)定。三、人員進出管理（一）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案室的各項規(guī)章制度，嚴格遵守工作流程。2.進入檔案室時，應(yīng)佩戴工作牌，保持良好的工作秩序和環(huán)境衛(wèi)生。3.負責(zé)檔案室的日常安全巡查，檢查門窗、電器設(shè)備、消防設(shè)施等是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.非工作時間，未經(jīng)批準不得擅自進入檔案室。如因特殊情況需要進入，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并做好相關(guān)記錄。（二）借閱人員1.借閱人員必須是本公司/組織內(nèi)部正式員工，因工作需要借閱檔案。2.借閱人員應(yīng)提前向所在部門提出申請，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。3.所在部門負責(zé)人對申請進行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。4.檔案管理部門根據(jù)審批意見，對符合條件的借閱申請予以批準，并發(fā)放《檔案借閱證》。借閱人員憑《檔案借閱證》進入檔案室借閱檔案。5.借閱人員進入檔案室后，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下查找和借閱檔案，不得擅自翻閱、抽取、涂改、轉(zhuǎn)借或帶出檔案室規(guī)定范圍外的檔案。6.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損或撕毀。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時向檔案管理人員報告。7.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還所借檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。8.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、完整性和借閱記錄，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并收回《檔案借閱證》。（三）查閱人員1.查閱人員必須是本公司/組織內(nèi)部正式員工，因工作需要查閱檔案。2.查閱人員應(yīng)提前向所在部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、查閱期限等信息。3.所在部門負責(zé)人對申請進行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。4.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排查閱場所，并指定檔案管理人員協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。5.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得自行攜帶其他工具進入查閱場所。6.查閱人員應(yīng)遵守查閱場所的秩序，不得大聲喧嘩、吸煙或從事其他與查閱無關(guān)的活動。7.查閱期限屆滿，查閱人員應(yīng)停止查閱，并將檔案歸還檔案管理人員。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）外來人員1.因工作需要，外部單位人員確需進入檔案室查閱檔案的，須提前與本公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，通知外來人員辦理查閱手續(xù)。3.外來人員進入檔案室前，須由檔案管理部門人員陪同，并進行登記，發(fā)放臨時出入證件。外來人員應(yīng)在陪同人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自操作檔案室的設(shè)備或翻閱無關(guān)檔案。4.查閱結(jié)束后，外來人員應(yīng)立即歸還所借檔案，交回臨時出入證件，并在登記本上簽字確認。四、檔案安全管理（一）安全防護措施1.檔案室應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防鼠等設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施完好有效。2.檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，對進出檔案室的人員和檔案流動情況進行實時監(jiān)控和記錄。3.檔案室的門窗應(yīng)堅固可靠，窗戶應(yīng)安裝防護欄，門應(yīng)配備門鎖和鑰匙，并指定專人負責(zé)保管。鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（二）消防安全管理1.檔案室應(yīng)按照消防法規(guī)的要求，配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保器材完好有效。2.檔案室應(yīng)設(shè)置明顯的消防安全標志，保持疏散通道暢通無阻。嚴禁在檔案室內(nèi)存放易燃、易爆物品。3.檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法和火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對火災(zāi)的能力。（三）信息安全管理1.嚴格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，加強對檔案信息的保護，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.檔案室的計算機系統(tǒng)應(yīng)安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，并定期進行更新和維護。嚴禁在檔案室的計算機上使用未經(jīng)授權(quán)的軟件或接入外部網(wǎng)絡(luò)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案信息的保密規(guī)定，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員。如需對外提供檔案信息，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）分類方法根據(jù)本公司/組織的業(yè)務(wù)特點和檔案內(nèi)容，采用以下分類方法：1.年度分類法：將檔案按形成年度進行分類。2.組織機構(gòu)分類法：在年度分類的基礎(chǔ)上，按組織機構(gòu)進行分類。3.問題分類法：在組織機構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按問題進行分類。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案室歸檔。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，制成材料和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進行分類整理，編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。4.檔案管理人員應(yīng)及時對歸檔文件材料進行審核，對不符合要求的文件材料，應(yīng)退回原部門重新整理。六、檔案保管與統(tǒng)計（一）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應(yīng)按照分類方案進行排列上架，標識清晰，便于查找和管理。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（二）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案室的管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案室的管理情況進行審計監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范、合法。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議應(yīng)及時整改落實。2.根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，定期邀請專業(yè)機構(gòu)對檔案室的安全防護設(shè)施、信息安全管理等情況進行評估和檢查，確保檔案室的管理水平符合要求。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自進入檔案室。2.違反檔案借閱、查閱規(guī)定，擅自翻閱、抽取、涂改、轉(zhuǎn)借或帶出檔案。3.損壞檔案或在檔案上圈劃、批注、污損、撕毀。4.泄露檔案信息。5.未按規(guī)定進行檔案整理、歸檔、保管或統(tǒng)計工作。6.其他違反本規(guī)章制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的人員，給予書面警告，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。3.