PAGE檔案數(shù)字化安全保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案數(shù)字化安全保管工作，確保檔案信息的完整性、準確性和保密性，防止檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露等安全事故的發(fā)生，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案數(shù)字化存儲、管理和使用的部門及人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案數(shù)字化安全保管放在首位，采取有效措施保障檔案信息安全。2.預(yù)防為主原則：強化安全防范意識，建立健全安全防范機制，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。3.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案數(shù)字化安全保管行為。4.責任追究原則：對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的單位和個人，依法依規(guī)追究責任。二、檔案數(shù)字化安全保管職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定和完善檔案數(shù)字化安全保管制度、流程和規(guī)范。2.組織實施檔案數(shù)字化項目，監(jiān)督檢查檔案數(shù)字化過程中的安全措施執(zhí)行情況。3.負責檔案數(shù)字化存儲設(shè)備、系統(tǒng)的選型、采購、維護和管理。4.定期對檔案數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。5.組織開展檔案數(shù)字化安全培訓(xùn)和教育活動，提高員工的安全意識和技能。6.負責處理檔案數(shù)字化安全事故，及時向上級報告，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理。（二）信息技術(shù)部門1.負責提供檔案數(shù)字化存儲所需的技術(shù)支持和保障，確保存儲系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。2.協(xié)助檔案管理部門制定檔案數(shù)字化安全技術(shù)方案，實施安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、加密等。3.負責對檔案數(shù)字化存儲系統(tǒng)進行安全審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.配合檔案管理部門進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)備份的有效性和可恢復(fù)性。5.負責制定檔案數(shù)字化存儲設(shè)備和系統(tǒng)的應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練。（三）使用部門1.負責本部門檔案數(shù)字化的整理、移交和使用申請工作。2.嚴格按照檔案數(shù)字化安全保管制度和流程使用檔案數(shù)據(jù)，不得擅自更改、刪除或泄露檔案信息。3.對本部門使用的檔案數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)進行日常維護和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。4.配合檔案管理部門和信息技術(shù)部門開展檔案數(shù)字化安全檢查和審計工作。（四）安全管理部門1.負責監(jiān)督檢查檔案數(shù)字化安全保管制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行查處。2.組織開展檔案數(shù)字化安全風(fēng)險評估和分析，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.協(xié)調(diào)處理檔案數(shù)字化安全事故，參與事故調(diào)查和責任認定工作。4.負責與外部安全機構(gòu)進行溝通和協(xié)作，及時了解和掌握最新的安全動態(tài)和技術(shù)，為公司檔案數(shù)字化安全保管提供支持。三、檔案數(shù)字化存儲設(shè)備與環(huán)境管理（一）存儲設(shè)備選型與采購1.根據(jù)檔案數(shù)字化存儲需求，選擇符合國家相關(guān)標準和行業(yè)要求的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.在采購存儲設(shè)備時，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和技術(shù)評估，選擇具有良好性能、可靠性和安全性的產(chǎn)品。3.與存儲設(shè)備供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、性能、售后服務(wù)等條款，確保設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)的保障。（二）存儲設(shè)備安裝與調(diào)試1.由專業(yè)技術(shù)人員按照設(shè)備安裝說明書進行存儲設(shè)備的安裝和調(diào)試，確保設(shè)備安裝正確、運行正常。2.在安裝調(diào)試過程中，應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)程，做好安全防范措施，防止發(fā)生安全事故。3.安裝調(diào)試完成后，應(yīng)對存儲設(shè)備進行全面的檢查和測試，確保設(shè)備性能符合要求。（三）存儲設(shè)備維護與管理1.建立存儲設(shè)備維護管理制度，定期對存儲設(shè)備進行巡檢、保養(yǎng)和維護，確保設(shè)備的正常運行。2.制定存儲設(shè)備維護計劃，明確維護內(nèi)容、維護周期和維護人員，確保維護工作的規(guī)范化和制度化。3.對存儲設(shè)備的硬件故障、軟件故障等及時進行維修和處理，記錄故障發(fā)生時間、原因、處理過程和結(jié)果等信息。4.定期對存儲設(shè)備進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）存儲環(huán)境管理1.為存儲設(shè)備提供適宜的運行環(huán)境，包括溫度、濕度、防塵、防火、防潮、防盜等條件。2.安裝溫濕度傳感器、煙霧報警器、防盜報警裝置等安全設(shè)備，實時監(jiān)測存儲環(huán)境的各項參數(shù)，確保環(huán)境安全。3.定期對存儲環(huán)境進行清潔和消毒，防止灰塵、細菌等對存儲設(shè)備造成損害。4.對存儲設(shè)備所在的機房進行門禁管理，限制無關(guān)人員進入，確保機房安全。四、檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與審核1.檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴格按照數(shù)據(jù)錄入規(guī)范進行操作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)進行多次核對，對錄入的數(shù)據(jù)進行初審，確保數(shù)據(jù)無誤后提交審核。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性、規(guī)范性等，審核通過后方可進行存儲。（二）數(shù)據(jù)存儲與備份1.檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和存儲位置進行存儲，確保數(shù)據(jù)的有序管理。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原數(shù)據(jù)不同的存儲介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地理位置。3.數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用全量備份和增量備份相結(jié)合的方式，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時性。4.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（三）數(shù)據(jù)訪問與使用1.嚴格控制檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要和人員職責，為不同人員分配相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.建立數(shù)據(jù)訪問審批制度，使用部門或人員需要訪問檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)時，應(yīng)填寫訪問申請表，經(jīng)審批通過后方可訪問。3.在數(shù)據(jù)訪問過程中，應(yīng)記錄訪問時間、訪問人員、訪問內(nèi)容等信息，以便進行審計和追溯。4.禁止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，嚴禁將檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)泄露給外部人員。（四）數(shù)據(jù)清理與銷毀1.定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行清理，刪除過期、無用的數(shù)據(jù)，減少存儲空間占用，提高數(shù)據(jù)管理效率。2.在數(shù)據(jù)清理過程中，應(yīng)嚴格按照數(shù)據(jù)清理流程進行操作，確保清理數(shù)據(jù)的準確性和徹底性。3.對于需要銷毀的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。五、檔案數(shù)字化安全保密管理（一）保密制度建設(shè)1.制定檔案數(shù)字化安全保密制度，明確保密責任、保密范圍、保密措施等內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化信息的安全保密。2.與涉及檔案數(shù)字化工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責任。3.定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）人員保密管理1.加強對檔案數(shù)字化工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。2.對檔案數(shù)字化工作人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。3.要求檔案數(shù)字化工作人員嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案數(shù)字化信息。（三）物理安全保密1.對檔案數(shù)字化存儲設(shè)備和工作場所采取物理安全保密措施，如門禁管理、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警等。2.限制無關(guān)人員進入檔案數(shù)字化工作場所，對進入人員進行身份驗證和登記。3.在檔案數(shù)字化工作場所內(nèi)，不得隨意放置存儲有檔案數(shù)字化信息的存儲介質(zhì)，防止信息泄露。（四）網(wǎng)絡(luò)安全保密1.建立檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，采用防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)進行安全審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡(luò)安全隱患。3.禁止在檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)中使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備和軟件，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。六、檔案數(shù)字化安全審計與監(jiān)控（一）審計制度建設(shè)1.建立檔案數(shù)字化安全審計制度，明確審計的目的、范圍、內(nèi)容、方法和頻率等。2.定期對檔案數(shù)字化安全保管制度的執(zhí)行情況、存儲設(shè)備和系統(tǒng)的運行情況、數(shù)據(jù)訪問和使用情況等進行審計。3.審計人員應(yīng)具備專業(yè)的審計知識和技能，嚴格按照審計程序進行審計工作。（二）審計內(nèi)容與方法1.審計內(nèi)容包括檔案數(shù)字化安全保管制度的執(zhí)行情況、存儲設(shè)備和系統(tǒng)的配置和運行情況、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)情況、數(shù)據(jù)訪問和使用記錄等。2.審計方法可采用查閱資料、實地檢查、數(shù)據(jù)分析、人員訪談等方式，確保審計結(jié)果的準確性和可靠性。（三）監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案數(shù)字化安全監(jiān)控系統(tǒng)，實時監(jiān)測存儲設(shè)備和系統(tǒng)的運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)訪問和使用情況等。2.監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、分析、報警等功能，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.定期對監(jiān)控系統(tǒng)進行維護和升級，確保其正常運行和功能的有效性。（四）審計與監(jiān)控結(jié)果處理1.對審計和監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行分析和評估，制定相應(yīng)的整改措施。2.明確整改責任人和整改期限，跟蹤整改措施的落實情況，確保問題得到及時解決。3.將審計和監(jiān)控結(jié)果作為檔案數(shù)字化安全保管工作考核的重要依據(jù)，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的單位和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的單位和個人進行批評和處罰。七、檔案數(shù)字化安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案數(shù)字化安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化安全保管工作的實際情況和可能發(fā)生的安全事故類型進行制定，確保應(yīng)急預(yù)案的針對性和可操作性。3.定期對應(yīng)急預(yù)案進行修訂和完善，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案數(shù)字化安全應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等多種安全事故場景，模擬真實的應(yīng)急處置過程。3.在應(yīng)急演練過程中，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進行調(diào)整和完善。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案數(shù)字化安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，按照應(yīng)急響應(yīng)流程進行處置。2