PAGE安徽省文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安徽省文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，為各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省各級各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織的文件檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文件檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：保證文件檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映各項工作的實際情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保文件檔案的安全，嚴(yán)格保密，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化文件檔案管理流程，提高查閱利用效率，滿足工作需要。二、文件管理（一）文件的形成與收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件的形成和收集工作，確保文件的及時產(chǎn)生和完整收集。2.文件形成過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進行起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，保證文件質(zhì)量。3.對上級機關(guān)、平行單位及其他外部單位發(fā)來的文件，應(yīng)及時簽收、登記，并分發(fā)至相關(guān)部門。（二）文件的分類與編號1.文件按照來源、內(nèi)容、時間等因素進行分類，一般可分為上級文件、本級文件、平行文件、下級文件等類別。2.對每一份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的標(biāo)識和查找。編號規(guī)則可根據(jù)實際情況制定。（三）文件的登記與傳閱1.設(shè)立文件登記薄，對文件的收發(fā)、傳閱、借閱等情況進行詳細登記，記錄文件的名稱、編號、來源、日期、傳閱范圍、處理情況等信息。2.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進行，確保文件及時傳遞給相關(guān)人員，并保證傳閱過程的順暢和有序。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間。（四）文件的辦理與催辦1.承辦部門收到文件后，應(yīng)及時按照文件要求進行辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。2.對重要文件或辦理期限較長的文件，應(yīng)進行催辦，確保文件辦理工作按時完成。催辦情況應(yīng)記錄在案。（五）文件的歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，按照分類編號順序進行裝訂、編目等工作。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檢索工具。三、檔案管理（一）檔案的分類與編號1.檔案按照門類進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有科學(xué)性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和查找。編號規(guī)則可根據(jù)檔案管理的實際需求制定。（二）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，包括分類、裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。（三）檔案的保管與保護1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對重要檔案應(yīng)進行備份，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。（五）檔案的查閱與利用1.建立檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序和要求。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱人應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字，注明查閱時間、內(nèi)容等信息。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱需求，提供必要的檔案復(fù)印件或其他利用形式。查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。四、電子文件與檔案管理（一）電子文件的形成與收集1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行制作和保存，并及時收集至電子文件管理系統(tǒng)。2.電子文件應(yīng)確保內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確，具備可識別性和可讀性。（二）電子文件的分類與編號1.電子文件按照與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的分類方法進行分類，編號與紙質(zhì)文件編號保持一致。2.對電子文件進行命名，命名應(yīng)簡潔明了，反映文件的主要內(nèi)容和形成時間等信息。（三）電子文件的存儲與備份1.電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子文件存儲管理制度，對存儲設(shè)備進行定期檢查和維護，確保電子文件的安全存儲。（四）電子檔案的整理與歸檔1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進行整理，包括分類、編目、掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。2.電子檔案應(yīng)進行歸檔存儲，歸檔格式應(yīng)符合長期保存的要求。（五）電子檔案的查閱與利用1.建立電子檔案查閱利用系統(tǒng)，提供便捷的查閱利用服務(wù)。查閱電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進行身份認(rèn)證和授權(quán)。2.電子檔案查閱利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止電子檔案的泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)人員組成的文件檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責(zé)對文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.文件檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.電子文件與檔案管理工作的開展情況。4.文件檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的文件檔案管理工作檢查，對各部門的文件檔案管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的文件檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對文件檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，推動工作改進。（四）問