PAGE檔案三合一制度由誰制定一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，明確檔案三合一制度的制定主體，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對公司各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，避免分散、混亂。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案三合一制度概述（一）定義檔案三合一制度是指將歸檔文件目錄、卷內(nèi)文件目錄和備考表組合在一起，形成一個(gè)完整的檔案檢索和管理工具。（二）作用1.提高檔案檢索效率：方便快速查找所需檔案信息。2.保證檔案整理質(zhì)量：規(guī)范檔案整理流程，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。3.便于檔案保管和利用：為檔案的長期保管和有效利用提供有力支持。三、檔案三合一制度制定的主體（一）公司檔案管理部門公司檔案管理部門是檔案三合一制度的主要制定者。其職責(zé)包括：1.研究國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定具體的檔案三合一制度細(xì)則。2.組織相關(guān)培訓(xùn)，確保公司各部門員工了解并掌握檔案三合一制度的內(nèi)容和操作方法。3.對檔案三合一制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合檔案管理部門，參與檔案三合一制度的制定。具體職責(zé)如下：1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，提供檔案整理的具體要求和規(guī)范，作為檔案三合一制度的補(bǔ)充內(nèi)容。2.在檔案形成過程中，按照檔案三合一制度的要求進(jìn)行文件整理和歸檔，確保檔案質(zhì)量。3.協(xié)助檔案管理部門對本部門檔案進(jìn)行定期檢查和清理，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）公司管理層公司管理層對檔案三合一制度的制定具有決策和指導(dǎo)作用。其職責(zé)包括：1.審批檔案三合一制度，確保制度符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求。2.協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，為檔案三合一制度的有效實(shí)施提供支持和保障。3.關(guān)注檔案管理工作的進(jìn)展情況，并根據(jù)公司實(shí)際需要，對檔案三合一制度提出調(diào)整和完善的意見。四、檔案三合一制度的制定流程（一）調(diào)研與分析1.檔案管理部門對公司現(xiàn)有檔案管理狀況進(jìn)行全面調(diào)研，包括檔案種類、數(shù)量、整理方式、利用情況等。2.分析國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的最新要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，找出存在的問題和差距。（二）草案起草檔案管理部門根據(jù)調(diào)研與分析結(jié)果，起草檔案三合一制度草案。草案應(yīng)包括制度的目的、適用范圍、基本原則、具體內(nèi)容（如歸檔文件目錄格式、卷內(nèi)文件目錄填寫要求、備考表內(nèi)容等）以及實(shí)施步驟等。（三）征求意見1.將草案發(fā)送至公司各部門征求意見，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和員工應(yīng)認(rèn)真閱讀并提出修改建議。2.檔案管理部門對征求到的意見進(jìn)行匯總和整理，對草案進(jìn)行修改完善。（四）審核與批準(zhǔn)1.草案修改完成后，提交公司管理層審核。管理層應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對制度的合理性、可行性進(jìn)行全面審查。2.經(jīng)管理層審核通過后，由公司法定代表人批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。五、檔案三合一制度的內(nèi)容（一）歸檔文件目錄1.格式要求應(yīng)包含序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。序號應(yīng)按照文件排列順序編寫，檔號應(yīng)與公司檔案編號規(guī)則一致，文號應(yīng)填寫文件的發(fā)文字號，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人，題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件的形成日期，密級應(yīng)按照國家保密規(guī)定填寫，頁數(shù)應(yīng)填寫文件的實(shí)際頁數(shù)，備注可填寫文件的特殊說明或處理情況。2.填寫規(guī)范各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或錯(cuò)誤。題名應(yīng)簡潔明了，避免使用過于冗長或模糊的表述。日期應(yīng)采用公歷紀(jì)年，填寫格式為“XXXX年XX月XX日”。密級應(yīng)根據(jù)文件的實(shí)際保密程度填寫，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。（二）卷內(nèi)文件目錄1.格式要求應(yīng)包含序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號（起止頁號）、備注等項(xiàng)目?！稓w檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）規(guī)定，卷內(nèi)文件目錄的格式應(yīng)符合其要求，以便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。2.填寫規(guī)范序號應(yīng)按照文件在卷內(nèi)的排列順序編寫，文件編號應(yīng)填寫文件的原始編號或檔號，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人，文件題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件的形成日期，頁號應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼，備注可填寫文件的特殊說明或處理情況。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)與歸檔文件目錄相互對應(yīng)，確保文件檢索的準(zhǔn)確性。（三）備考表1.格式要求應(yīng)包含本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等項(xiàng)目。備考表應(yīng)置于卷尾，與卷內(nèi)文件一起裝訂。2.填寫規(guī)范本卷情況說明應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，以及其他需要說明的事項(xiàng)。整理人應(yīng)填寫負(fù)責(zé)本卷文件整理的人員姓名，檢查人應(yīng)填寫對本卷文件整理情況進(jìn)行檢查的人員姓名，日期應(yīng)填寫整理和檢查完成的日期。六、檔案三合一制度的實(shí)施與監(jiān)督（一）實(shí)施步驟1.培訓(xùn)階段檔案管理部門組織公司各部門員工參加檔案三合一制度培訓(xùn)，詳細(xì)講解制度的內(nèi)容和操作方法。通過案例分析、實(shí)際操作演示等方式，幫助員工掌握檔案整理和填寫檔案三合一表格的技能。2.執(zhí)行階段各部門按照檔案三合一制度的要求，對本部門形成的文件進(jìn)行整理和歸檔，填寫歸檔文件目錄、卷內(nèi)文件目錄和備考表。檔案管理部門定期對各部門檔案整理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案整理工作符合制度要求。3.完善階段根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況和反饋意見，檔案管理部門對檔案三合一制度進(jìn)行適時(shí)調(diào)整和完善。不斷優(yōu)化檔案整理流程和表格填寫規(guī)范，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案三合一制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理的規(guī)范性、檔案三合一表格填寫的準(zhǔn)確性、檔案的完整性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.將檔案三合一制度的執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和處罰。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由