PAGE電機(jī)廠工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電機(jī)廠工會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電機(jī)廠工會及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工會檔案由工會綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)及時、全面地收集和整理工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映工會工作的全過程。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，方便工會工作人員和相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以工會主席為組長，副主席為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工會檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）工會綜合辦公室工會綜合辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查閱。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計和鑒定工作，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的利用服務(wù)工作，為工會工作提供檔案支持。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人作為兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時將整理好的檔案移交工會綜合辦公室。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中文件、資料、記錄等的收集和積累，確保檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進(jìn)行初步分類、整理和裝訂，編制簡易目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交工會綜合辦公室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助工會綜合辦公室做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的數(shù)據(jù)和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及有關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、指示、規(guī)定等。2.工會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.工會會員代表大會、委員會會議、常委會會議等會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.工會組織建設(shè)、會員管理、勞動競賽活動、職工文化體育活動、職工權(quán)益維護(hù)等方面的文件、資料、記錄。5.工會與上級、下級及其他單位的來往信函、文件、協(xié)議、合同等。6.工會財務(wù)收支憑證、審計報告、資產(chǎn)登記等財務(wù)檔案。7.工會開展各類活動的照片、錄像、錄音等聲像檔案。8.其他具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防原件損壞或丟失。4.聲像檔案應(yīng)同時收集文字說明材料，包括拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、勞動競賽類、職工文化體育類、職工權(quán)益維護(hù)類、財務(wù)類、聲像類等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。同時，對重要檔案應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限、密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合工會工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會綜合辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映工會工作的真實(shí)情況，是否具有查考利用價值。2.檔案的保存期限是否符合規(guī)定，是否超過保管期限。3.檔案的密級是否準(zhǔn)確，是否需要調(diào)整密級或解密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)工會主席批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告工會主席。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明銷毀情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍工會工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位人員查閱工會檔案，須經(jīng)工會主席批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、工作單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱檔案如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為查閱人員提供檔案利用服務(wù)，幫助查閱人員查找所需檔案。2.根據(jù)查閱人員的需求，及時提供檔案原件、復(fù)印件或相關(guān)資料，確保查閱工作順利進(jìn)行。3.對查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向有關(guān)部門或人員反饋，并協(xié)助解決。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工會檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、編目等處理。2.系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操