PAGE研究會檔案管理使用制度一、總則（一）目的為加強研究會檔案的管理與使用，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮檔案在研究會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究會機關(guān)各部門、下屬各分支機構(gòu)以及全體工作人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指研究會在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則研究會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映研究會各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄研究會工作活動的全過程，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定研究會檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案實體安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。5.按照規(guī)定向國家有關(guān)部門和上級主管單位移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為研究會各項工作提供檔案信息服務(wù)。7.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交綜合辦公室歸檔。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合綜合辦公室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.根據(jù)工作需要，及時向綜合辦公室提出檔案查閱、借閱申請，確保檔案的合理利用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機密。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，熟練掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理工作水平。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，按照檔案管理制度的要求，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作。4.對檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作進行質(zhì)量檢查，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與研究會工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.研究會召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.研究會制定的章程、制度、規(guī)劃、計劃、總結(jié)報告等文件材料。4.研究會開展的各項業(yè)務(wù)活動形成的文件、資料、合同、協(xié)議等。5.研究會工作人員在工作中形成的重要文件、報告、調(diào)研材料等。6.研究會獲得的各類榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時收集，不得拖延或遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。4.對收集的文件材料進行初步分類和整理，確保文件材料的清晰、有序。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財務(wù)管理類、人事管理類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映研究會主要職能活動和基本歷史面貌的，對研究會、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映研究會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對研究會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映研究會短期工作活動，在較短時間內(nèi)對研究會工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對檔案進行分類存放，按照檔案的類別、保管期限、年度等順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案數(shù)字化1.根據(jù)檔案管理工作的需要，逐步推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進行存儲和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、存儲、檢索等管理，實現(xiàn)電子檔案的高效利用。4.定期對電子檔案進行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為研究會各項工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為研究會工作人員開展業(yè)務(wù)工作提供信息支持。3.為歷史研究、編史修志等工作提供檔案資料。4.依法為社會各界提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，保持庫房安靜、整潔，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、亂扔雜物等。2.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，利用者應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合研究會檔案的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從政治、經(jīng)濟、文化、社會等各個方面綜合分析檔案的價值和保存意義。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性，避免隨意性和主觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷檔案的價值和保存意義。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合研究會的實際情況，確定檔案的保管期限。3.征求檔案形成部門和相關(guān)人員的意見，了解檔案的利用價值和現(xiàn)實需求。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審核，報研究會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進