PAGE供銷社會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)供銷社會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合供銷社實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供銷社系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)單位，包括各級(jí)供銷社機(jī)關(guān)及其所屬企業(yè)、基層供銷社等。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指供銷社在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映供銷社經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各級(jí)供銷社應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)部門，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作有序開展。同時(shí)，應(yīng)遵循依法管理、科學(xué)規(guī)范、安全保密、便于利用的原則，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作符合法律法規(guī)要求，管理方法科學(xué)合理，檔案信息安全保密，能夠滿足供銷社經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展和財(cái)務(wù)管理的需要。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、入庫單、出庫單、報(bào)銷單等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，總括反映供銷社的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤等情況。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，詳細(xì)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記，反映現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，用于記錄特定資產(chǎn)或業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表，反映供銷社在一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對供銷社一定時(shí)期內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面報(bào)告，包括財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果、利潤實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對本期或下期財(cái)務(wù)狀況發(fā)生重大影響的事項(xiàng)、資產(chǎn)負(fù)債表日后至報(bào)出財(cái)務(wù)報(bào)告前發(fā)生的對供銷社財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)有重大影響的事項(xiàng)以及需要說明的其他事項(xiàng)等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)，保證銀行存款賬實(shí)相符。2.銀行對賬單，銀行定期向供銷社提供的反映其銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報(bào)表，供銷社按照國家稅收法規(guī)規(guī)定，定期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交至另一個(gè)部門或人員時(shí)的詳細(xì)情況，包括檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等信息。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息，便于對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理和清查。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)的詳細(xì)情況，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀原因、銷毀人、監(jiān)銷人等信息。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件升級(jí)記錄文件等。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)將辦理完畢的會(huì)計(jì)資料移交至?xí)?jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)定期對各類會(huì)計(jì)資料進(jìn)行收集、整理，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。2.對于從外部取得的會(huì)計(jì)資料，如發(fā)票、收據(jù)、銀行對賬單等，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行簽收、登記。3.電子會(huì)計(jì)資料的收集應(yīng)符合相關(guān)電子檔案管理的要求，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對原始憑證進(jìn)行分類整理，如按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，確保同類業(yè)務(wù)的憑證集中在一起。對于紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理拆除賬簿上的空白頁，并在賬簿啟用表上加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。對賬簿中的賬頁進(jìn)行編號(hào)，確保賬頁順序連續(xù)，無缺號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。檢查賬簿的內(nèi)容是否完整，包括賬頁記錄、摘要、金額計(jì)算等是否準(zhǔn)確無誤。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理將月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表按照時(shí)間順序排列，并在報(bào)表上加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。對財(cái)務(wù)情況說明書進(jìn)行整理，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰，與財(cái)務(wù)報(bào)表相互印證。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按照時(shí)間順序整理成冊，并加蓋單位公章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。2.裝訂后的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在封面上簽字或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等較大的會(huì)計(jì)資料，可采用活頁夾或檔案盒進(jìn)行裝訂或存放，并在封面上注明相關(guān)信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年等。（二）保管地點(diǎn)1.各級(jí)供銷社應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等，以保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和檔案類別進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置、查閱記錄等信息，確保會(huì)計(jì)檔案的動(dòng)態(tài)管理。3.定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保會(huì)計(jì)檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.供銷社內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)供銷社分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)有供銷社相關(guān)人員在場陪同，不得將會(huì)計(jì)檔案帶離保管地點(diǎn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍和內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或篡改、抽取、撤換會(huì)計(jì)檔案資料。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在專門的查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并由檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無損。（三）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要確需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》中注明復(fù)制內(nèi)容和用途。2.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋供銷社公章，并注明“此件與原件一致”字樣。3.復(fù)制后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保管，其保管期限與原件相同。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清，不再需要繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的供銷社所保管的會(huì)計(jì)檔案，無論是否保管期滿，均不得銷毀，待項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由會(huì)計(jì)部門會(huì)同檔案管理部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)供銷社分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由供銷社檔案管理部門、會(huì)計(jì)部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告供銷社分管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理1.對于采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算形成的電子會(huì)計(jì)檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并確保備份數(shù)據(jù)能夠真實(shí)、完整地反映原會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)對電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.對于已銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清冊永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.供銷社應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合本制度要求。2.會(huì)計(jì)部門和檔案管理部門應(yīng)定期核對會(huì)計(jì)檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）外