PAGE福利院兒童檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強福利院兒童檔案的科學管理，確保兒童檔案信息的完整性、準確性和安全性，提高福利院兒童服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福利院兒童檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、利用、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映兒童的實際情況，保證信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證檔案管理的一致性和規(guī)范性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善福利院兒童檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.組織開展檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和責任意識。3.對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.負責檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。（二）檔案管理人員職責1.負責兒童檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.負責檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案信息的安全。4.協(xié)助相關(guān)部門和人員做好檔案信息的利用工作，為福利院兒童服務(wù)和管理提供支持。5.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門兒童檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.在日常工作中，各部門應嚴格按照檔案管理規(guī)定使用和保管檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。3.積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的建立與收集（一）檔案建立范圍福利院接收的所有兒童，均應建立個人檔案。檔案內(nèi)容應包括兒童的基本信息、成長記錄、健康狀況、教育情況、心理狀況、家庭背景等方面的資料。（二）檔案建立流程1.入院登記：兒童入院時，由福利院工作人員填寫《兒童入院登記表》，詳細記錄兒童姓名、性別、出生日期、入院日期、來源、身體狀況等基本信息。2.資料收集：檔案管理人員負責收集兒童的相關(guān)資料，包括出生證明、戶口本、病歷、體檢報告、疫苗接種記錄、教育記錄、心理評估報告等。同時，收集兒童在福利院期間的成長記錄、獎懲情況、參加活動記錄等資料。3.檔案整理：檔案管理人員對收集到的資料進行整理，按照檔案內(nèi)容分類，依次排列，確保資料的完整性和邏輯性。4.檔案編號：為每一份兒童檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)兒童入院年份、序號等信息，便于檔案的管理和查詢。5.檔案裝訂：將整理好的檔案資料按照順序裝訂成冊，加裝封面和封底，注明檔案編號、兒童姓名、檔案類別等信息。（三）檔案收集要求1.檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或隱瞞重要信息。2.收集的檔案資料應具有時效性，及時更新兒童的最新信息。3.檔案管理人員應定期對檔案資料進行核對和補充，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。四、檔案的整理與分類（一）檔案整理原則檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，并保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）檔案分類方法1.按兒童類別分類：可分為孤兒檔案、棄嬰檔案、殘疾兒童檔案等。2.按檔案內(nèi)容分類：可分為基本信息類、健康檔案類、教育檔案類、心理檔案類、家庭檔案類、成長記錄類等。3.按時間順序分類：按照兒童入院時間先后順序進行排列，便于查找和管理。（三）檔案整理步驟1.區(qū)分全宗：將福利院兒童檔案作為一個獨立的全宗進行管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.分類排列：按照檔案分類方法，對檔案進行分類排列，同一類別的檔案按照時間順序依次排列。3.編號編目：為每一份檔案編制編號，并填寫檔案目錄，注明檔案編號、兒童姓名、檔案類別、保管期限等信息。4.裝訂裝盒：將整理好的檔案資料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場所福利院應設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放兒童檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等，保證檔案存放環(huán)境的適宜。（三）保管期限兒童檔案的保管期限應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值確定。一般情況下，兒童在福利院期間的檔案應永久保存；兒童離院后，其檔案應根據(jù)不同情況確定保管期限，如涉及兒童權(quán)益保障等重要事項的檔案應長期保存，其他一般性檔案可保存一定期限后進行銷毀。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，保證檔案的完整性。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、銷毀等情況。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍福利院內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱兒童檔案。涉及兒童隱私和權(quán)益保護的檔案，應嚴格限制查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人員需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.審批登記：檔案管理部門對查閱申請進行審核，批準后進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱檔案編號等信息。3.查閱檔案：查閱人員在檔案管理人員的陪同下，到檔案庫房查閱檔案。查閱過程中，應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。4.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用方式福利院應積極利用兒童檔案信息，為兒童服務(wù)和管理提供支持。如根據(jù)檔案信息制定個性化的教育計劃、康復計劃、心理輔導方案等；為兒童尋找合適的收養(yǎng)家庭或寄養(yǎng)家庭提供參考依據(jù)；為相關(guān)部門提供兒童權(quán)益保障等方面的信息支持。（四）利用要求1.利用檔案信息時，應遵循合法、合理、必要的原則，不得損害兒童的合法權(quán)益。2.對利用檔案信息過程中形成的相關(guān)資料，應及時整理歸檔，納入兒童檔案管理。3.檔案管理人員應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的借閱（一）借閱范圍福利院外部單位或個人因特殊原因需要借閱兒童檔案的，須經(jīng)福利院主管領(lǐng)導批準，并嚴格按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱申請：借閱單位或個人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.審批登記：福利院主管領(lǐng)導對借閱申請進行審批，批準后檔案管理部門進行登記，記錄借閱單位或個人名稱、地址、聯(lián)系方式、借閱時間、借閱檔案編號等信息。3.簽訂協(xié)議：借閱單位或個人需與福利院簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責任、歸還期限、違約責任等。4.借閱檔案：借閱人員憑《檔案借閱申請表》和《檔案借閱協(xié)議》到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，將檔案交借閱人員帶走。5.歸還檔案：借閱期滿后，借閱人員應按時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。（三）借閱要求1.借閱檔案必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和福利院檔案管理制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案信息。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如有特殊情況需要延長借閱期限的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織福利院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀價值。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，了解檔案的普遍價值和特殊價值，確定檔案的存毀。（四）銷毀流程1.編制銷毀清單：檔案鑒定工作小組對失去保存價值的檔案進行登記，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、名稱、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批簽字：《檔案銷毀清單》經(jīng)福利院主管領(lǐng)導審批簽字后生效。3.組織銷毀：檔案管理部門按照《檔案銷毀清單》組織檔案銷毀工作，銷毀過程應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.記錄存檔：檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字，并將銷毀