PAGE檔案資料管理制度不完善一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等因素進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損壞和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，為公司各項工作提供便利。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司行政公文、管理制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等；公司證照、資質(zhì)證書、榮譽證書等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、項目方案、招投標文件、客戶資料、市場調(diào)研資料等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、檢驗檢測報告等。6.其他檔案：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）編號1.檔案資料編號采用“分類代碼+年份+流水號”的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼：按照上述分類，分別用不同的字母表示，如行政檔案用“A”表示，人事檔案用“B”表示，財務(wù)檔案用“C”表示，業(yè)務(wù)檔案用“D”表示，技術(shù)檔案用“E”表示，其他檔案用“F”表示。3.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政檔案，編號為“A2023001”。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料形成后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檔案資料移交至綜合管理部。移交時，應(yīng)填寫《檔案資料移交清單》，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.綜合管理部應(yīng)定期對各部門檔案資料的收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料的收集工作順利進行。（二）整理1.綜合管理部收到檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理。對不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。2.整理檔案資料時，應(yīng)剔除重復、無效的資料，對破損、褪色的資料進行修復或復制。3.檔案資料應(yīng)按照類別和編號順序進行排列，裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標明類別、編號范圍等信息。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫《檔案資料歸檔登記表》，注明檔案資料的名稱、編號、歸檔日期等信息。2.檔案資料應(yīng)按照類別和年度進行歸檔存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。（二）保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對重要的檔案資料，應(yīng)采取備份、異地存放等措施，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成檔案資料的丟失。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部查閱。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還綜合管理部，并在《檔案資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱的目的、內(nèi)容、時間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案資料時，借閱人員應(yīng)向綜合管理部檔案管理人員出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案資料的內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料損壞、丟失或泄露機密的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)定期對借閱的檔案資料進行催還和檢查，確保檔案資料按時歸還。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保存價值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部負責人組織，檔案管理人員和相關(guān)部門人員參加。鑒定結(jié)果應(yīng)形成《檔案資料鑒定意見書》，注明檔案資料的名稱、編號、保存價值、保管期限等信息。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料，應(yīng)進行銷毀處理。對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案資料，應(yīng)進行延期保管或轉(zhuǎn)為永久保存。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請表》，注明檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)綜合管理部負責人和公司領(lǐng)導批準后，方可銷毀。2.銷毀檔案資料時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息。3.銷毀記錄應(yīng)與《檔案資料銷毀申請表》一并歸檔保存，以備查考。七、檔案資料的信息化管理（一）建立檔案資料信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案資料信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理。檔案資料信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類和編號規(guī)則，將檔案資料的相關(guān)信息錄入檔案資料信息系統(tǒng)，確保信息的準確性和完整性。3.定期對檔案資料信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。（二）電子檔案資料的管理1.電子檔案資料應(yīng)與紙質(zhì)檔案資料同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。2.對電子檔案資料應(yīng)采取備份措施，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，