PAGE新會計制度檔案保管期限一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.保管期限：是指對會計檔案保存的法定時間要求，分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證：是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿1.總賬：是根據(jù)會計科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用、利潤等總括核算的資料。2.明細(xì)賬：是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬：是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：反映公司月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告：在月度報告基礎(chǔ)上，更加全面反映公司季度財務(wù)情況的報告。3.半年度財務(wù)會計報告：對上半年公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的綜合反映。4.年度財務(wù)會計報告：全面、系統(tǒng)地反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的記錄表格。2.銀行對賬單：是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報表：是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報納稅期應(yīng)繳稅額時應(yīng)填報的表格。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時相關(guān)信息的清冊文件。5.會計檔案保管清冊：詳細(xì)記錄公司所有會計檔案的種類、數(shù)量、保管地點、保管期限等信息的清冊。6.會計檔案銷毀清冊：用于記錄會計檔案銷毀過程中相關(guān)信息的清冊，包括銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。三、新會計制度檔案保管期限規(guī)定（一）會計憑證1.原始憑證：保管期限為30年。原始憑證作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的直接證明，對于追溯經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性、合法性具有至關(guān)重要的作用。在企業(yè)的日常經(jīng)營活動中，可能會面臨各種審計、稅務(wù)檢查等情況，30年的保管期限能夠確保在較長時間內(nèi)，這些原始憑證都能隨時提供查閱，以滿足各類監(jiān)管和業(yè)務(wù)需求。2.記賬憑證：保管期限為30年。記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的，它記錄了企業(yè)會計分錄的形成，是登記賬簿的直接依據(jù)。30年的保管期限有助于企業(yè)在后續(xù)的財務(wù)核算、審計、稅務(wù)申報等工作中，能夠準(zhǔn)確追溯每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計處理過程，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的連貫性和準(zhǔn)確性。（二）會計賬簿1.總賬：保管期限為30年。總賬是對企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行總括核算的賬簿，可以全面反映企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤等情況。30年的保管期限能夠滿足企業(yè)在不同階段對整體財務(wù)狀況進(jìn)行分析、比較以及與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比的需求，為企業(yè)的決策提供有力的財務(wù)數(shù)據(jù)支持。2.明細(xì)賬：保管期限為30年。明細(xì)賬詳細(xì)記錄了某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，是對總賬的進(jìn)一步細(xì)化和補(bǔ)充。通過長期保存明細(xì)賬，可以清晰地了解各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)發(fā)生情況，便于進(jìn)行財務(wù)分析、成本核算以及發(fā)現(xiàn)潛在的財務(wù)問題。3.日記賬：保管期限為30年?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是企業(yè)資金收支的重要記錄，反映了企業(yè)資金的流動情況。30年的保管期限有助于企業(yè)監(jiān)控資金的流向，核對賬目，防范資金風(fēng)險，同時也能滿足外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)對企業(yè)資金管理情況進(jìn)行檢查的要求。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片等保管期限為固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。固定資產(chǎn)卡片記錄了企業(yè)固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括資產(chǎn)名稱、型號、購置時間、原值、折舊等。在固定資產(chǎn)報廢清理后，保存5年可以確保在這一時間段內(nèi)，如果出現(xiàn)與固定資產(chǎn)相關(guān)的后續(xù)問題（如資產(chǎn)處置的稅務(wù)處理、保險理賠等），仍能查閱到相關(guān)的資產(chǎn)信息。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、半年度財務(wù)會計報告：保管期限為10年。這些中期財務(wù)報告反映了企業(yè)在較短時間段內(nèi)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，雖然其時效性較強(qiáng)，但在一定時期內(nèi)仍具有參考價值。10年的保管期限可以滿足企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行財務(wù)分析對比、總結(jié)經(jīng)營規(guī)律以及外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行定期檢查等需求。2.年度財務(wù)會計報告：保管期限為永久。年度財務(wù)會計報告是企業(yè)一年財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的全面總結(jié)，對于企業(yè)的投資者、債權(quán)人、管理層以及其他利益相關(guān)者都具有極其重要的意義。永久保存年度財務(wù)會計報告能夠確保企業(yè)在任何時候都可以查閱到完整的歷史財務(wù)資料，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、融資活動、業(yè)績評價等提供可靠的依據(jù)。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：保管期限為10年。銀行存款余額調(diào)節(jié)表用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，是企業(yè)資金管理的重要輔助資料。10年的保管期限可以滿足企業(yè)在一定時期內(nèi)對銀行存款賬目進(jìn)行核對和追溯的需求，確保資金的準(zhǔn)確性和安全性。2.銀行對賬單：保管期限為10年。銀行對賬單記錄了企業(yè)與銀行之間的資金往來情況，是企業(yè)資金流動的重要憑證。10年的保管期限有助于企業(yè)核對賬目、發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項以及防范資金風(fēng)險，同時也能滿足外部審計和監(jiān)管機(jī)構(gòu)對企業(yè)資金交易真實性的檢查要求。3.納稅申報表：保管期限為10年。納稅申報表是企業(yè)履行納稅義務(wù)的重要文件，記錄了企業(yè)應(yīng)納稅額的計算和申報情況。10年的保管期限可以滿足稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行稅務(wù)檢查、企業(yè)自查自糾以及核對納稅記錄的需要，確保企業(yè)納稅申報的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。4.會計檔案移交清冊：保管期限為30年。會計檔案移交清冊記錄了會計檔案在不同部門或人員之間的交接情況，對于明確檔案管理責(zé)任、保證檔案的連續(xù)性和完整性具有重要作用。30年的保管期限可以在較長時間內(nèi)為檔案管理工作提供追溯依據(jù)，防止檔案交接過程中出現(xiàn)問題無法查證。5.會計檔案保管清冊：保管期限為永久。會計檔案保管清冊詳細(xì)記錄了公司所有會計檔案的相關(guān)信息，是公司會計檔案管理的重要基礎(chǔ)資料。永久保存可以確保公司在任何時候都能全面了解會計檔案的整體情況，便于進(jìn)行檔案管理和查詢。6.會計檔案銷毀清冊：保管期限為永久。會計檔案銷毀清冊記錄了會計檔案銷毀的全過程，包括銷毀檔案的詳細(xì)信息、銷毀時間、銷毀人員等。永久保存銷毀清冊可以保證檔案銷毀工作的可追溯性，防止檔案被不當(dāng)銷毀或銷毀過程中出現(xiàn)違規(guī)行為，同時也能滿足監(jiān)管機(jī)構(gòu)對檔案銷毀情況進(jìn)行檢查的要求。四、會計檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照會計檔案的種類進(jìn)行分類，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等。2.在每一類中，再根據(jù)具體的內(nèi)容和時間順序進(jìn)行細(xì)分。例如，會計憑證按照月份或年份進(jìn)行整理，會計賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別整理。（二）編號規(guī)則1.為每一份會計檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號可以采用數(shù)字編碼的方式，如按照年份、類別、順序號等進(jìn)行組合。例如，2023年的會計憑證，編號可以為202301001，其中2023表示年份，01表示會計憑證類別，001表示該類別下的順序號。（三）裝訂要求1.會計憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，確保憑證的完整性和整齊性。2.裝訂時應(yīng)使用專用的裝訂機(jī)和裝訂線，將憑證左上角對齊，裝訂牢固，不得有掉頁、缺頁現(xiàn)象。3.在裝訂后的憑證封面上，應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。4.會計賬簿、財務(wù)會計報告等也應(yīng)進(jìn)行妥善裝訂，對于活頁式賬簿應(yīng)在使用完畢后進(jìn)行裝訂成冊，并加裝封面和封底。五、會計檔案的保管（一）保管地點1.設(shè)立專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放永久保管和定期保管的會計檔案，并有明顯的標(biāo)識。（二）保管方式1.對于紙質(zhì)會計檔案，應(yīng)采用專柜存放，按照類別和保管期限進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。2.對于電子會計檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并分別存放在不同的地點。同時，應(yīng)定期對電子會計檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）保管期限管理1.建立會計檔案保管期限臺賬，詳細(xì)記錄每一份會計檔案的名稱、編號、保管期限、到期時間等信息。2.在會計檔案到期前，應(yīng)提前進(jìn)行清理和鑒定，對于確已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的會計檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.對于保管期限已滿但涉及未了事項的會計檔案，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部單位查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，需填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如因特殊情況需要帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的會計檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性。2.檔案管理人員應(yīng)對歸還的會計檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項已經(jīng)結(jié)清，不存在未了事項。2.對于保管期限已滿但涉及法律訴訟、稅務(wù)稽查等未了事項的會計檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會同財務(wù)部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案