PAGE養(yǎng)老服務(wù)站檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)養(yǎng)老服務(wù)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在養(yǎng)老服務(wù)中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本養(yǎng)老服務(wù)站全體工作人員及與養(yǎng)老服務(wù)站相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義養(yǎng)老服務(wù)站檔案是指在養(yǎng)老服務(wù)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于服務(wù)對象檔案、服務(wù)活動檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、人員檔案、財務(wù)檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老服務(wù)站檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映養(yǎng)老服務(wù)站的工作實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及服務(wù)對象隱私、商業(yè)機(jī)密等重要檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)養(yǎng)老服務(wù)站檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本養(yǎng)老服務(wù)站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。6.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故發(fā)生。三、檔案收集（一）收集范圍1.服務(wù)對象檔案：包括服務(wù)對象基本信息、健康狀況、服務(wù)需求、服務(wù)記錄、評估報告等。2.服務(wù)活動檔案：包括各類服務(wù)活動方案、通知、記錄、照片、視頻等。3.設(shè)施設(shè)備檔案：包括設(shè)施設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。4.人員檔案：包括工作人員個人基本信息、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核評價等。5.財務(wù)檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證、報表等。6.其他檔案：與養(yǎng)老服務(wù)站工作相關(guān)的其他具有保存價值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地收集上來。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案質(zhì)量。（三）收集時間1.各類檔案應(yīng)在形成后及時收集，一般不得超過一個月。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一周內(nèi)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.服務(wù)對象檔案：按照服務(wù)對象類別、服務(wù)項目等進(jìn)行分類。2.服務(wù)活動檔案：按照活動類型、時間順序等進(jìn)行分類。3.設(shè)施設(shè)備檔案：按照設(shè)施設(shè)備類別、型號等進(jìn)行分類。4.人員檔案：按照人員類別、崗位等進(jìn)行分類。5.財務(wù)檔案：按照財務(wù)年度、檔案類型等進(jìn)行分類。（三）整理方法1.對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號，編制檔案目錄。2.對每份檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。（二）歸檔時間每月末集中進(jìn)行一次檔案歸檔工作，確保當(dāng)月形成的檔案及時歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：服務(wù)對象重要權(quán)益保障文件、重大服務(wù)活動記錄、設(shè)施設(shè)備購置合同等。3.長期保管的檔案包括：服務(wù)對象一般信息、服務(wù)活動常規(guī)記錄、設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括：臨時性文件、一般性通知等，保管期限為1年至5年。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.養(yǎng)老服務(wù)站工作人員因工作需要可查閱本人或本部門相關(guān)檔案。2.其他人員查閱檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對查閱申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫借閱申請表。2.借閱期限一般不得超過一周，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間等。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對借閱申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括查閱、借閱檔案的人次、檔案利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限、重要性、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。4.檔案銷毀執(zhí)行部門應(yīng)按照檔案銷毀清單進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式及監(jiān)銷人員等信息。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立養(yǎng)老服務(wù)站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電