PAGE失業(yè)保險科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)失業(yè)保險科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本科室實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于失業(yè)保險科在業(yè)務(wù)辦理、工作開展過程中形成的各類檔案，包括但不限于參保登記檔案、待遇審核檔案、基金財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)統(tǒng)計檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)辦理過程和實際情況，并經(jīng)過嚴(yán)格審核。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及個人隱私、企業(yè)商業(yè)秘密等檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進(jìn)行登記。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員職責(zé)1.在業(yè)務(wù)辦理過程中，及時將形成的檔案資料收集齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、分類，移交檔案管理人員。2.對所提供檔案資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容與業(yè)務(wù)實際相符。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和查閱工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）科室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。3.定期檢查檔案管理工作情況，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和評價。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保登記類：包括參保單位和個人的基本信息資料、參保登記申請表、相關(guān)證明材料等。2.待遇審核類：失業(yè)人員的申請材料、資格審核材料、待遇核定表、發(fā)放記錄等。3.基金財務(wù)類：基金收支憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)統(tǒng)計類：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表、統(tǒng)計分析報告、調(diào)查資料等。5.其他類：與失業(yè)保險業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、會議記錄、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時將檔案資料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保文件的可讀性和可保存性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類編號，如參保登記檔案可分為企業(yè)參保檔案、個人參保檔案等；待遇審核檔案可分為失業(yè)金審核檔案、喪葬撫恤費(fèi)審核檔案等。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核無誤后，按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行歸檔，將檔案放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案目錄中登記歸檔情況。3.定期對歸檔檔案進(jìn)行核對，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和一致性。（二）保管期限1.參保登記檔案：長期保管，保管期限為自業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起不少于10年。2.待遇審核檔案：長期保管，保管期限為自待遇發(fā)放結(jié)束之日起不少于10年。3.基金財務(wù)檔案：按照國家有關(guān)財務(wù)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或30年。4.業(yè)務(wù)統(tǒng)計檔案：長期保管，保管期限為自統(tǒng)計報表報送之日起不少于10年。5.其他類檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為5年至10年不等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或檔案柜存放，按照檔案分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本科室工作人員因工作需要查閱檔案的，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可直接查閱相關(guān)檔案。2.外單位人員查閱檔案需持單位介紹信，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意，并報上級主管部門批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的范圍內(nèi)，不得查閱涉及個人隱私、企業(yè)商業(yè)秘密等敏感信息。3.司法機(jī)關(guān)等依法需要查閱檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露檔案信息。2.在檔案利用過程中，如需對檔案進(jìn)行修改、補(bǔ)充或復(fù)制等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員和科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和備案。3.對于涉及個人隱私、企業(yè)商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理人員應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，對檔案鑒定意見進(jìn)行集體審議。（二）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進(jìn)行初步清理，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定申請表》。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定申請表進(jìn)行審核，對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.檔案鑒定小組對《檔案銷毀清冊》進(jìn)行審議，并報上級主管部門批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照《檔案銷毀清冊》的內(nèi)容，對銷毀檔案進(jìn)行清點核對。2.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.在銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告上級主管部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的失業(yè)保險檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合失業(yè)保險檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。4.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其信息化管理水平。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程