PAGE油田客運站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強油田客運站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在客運站運營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于油田客運站各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指油田客運站在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則客運站檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合辦公室負(fù)責(zé)全站檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映客運站各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理與客運站工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善客運站檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)全站檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)指導(dǎo)，對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。8.負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全站員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的及時歸檔和安全存放。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合辦公室統(tǒng)一管理，并協(xié)助綜合辦公室做好檔案的整理、編目等工作。3.在工作中積極配合綜合辦公室開展檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料，支持檔案管理人員的工作。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及本部門的機密檔案妥善保管，防止信息泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識和技能。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括上級文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、合同協(xié)議等。2.運營管理類檔案包括客運業(yè)務(wù)文件、運輸計劃、調(diào)度記錄、安全檢查記錄、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督記錄、車輛技術(shù)檔案、駕駛員檔案等。3.基本建設(shè)類檔案包括客運站建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同協(xié)議、竣工驗收文件等相關(guān)資料。4.設(shè)備儀器類檔案包括客運站各類設(shè)備儀器的購置合同、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修檔案等。5.黨群工作類檔案包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理、工會工作、共青團工作等方面形成的文件資料。6.其他類檔案包括各類榮譽證書、宣傳資料、照片、錄像帶、錄音帶等具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并定期移交綜合辦公室。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。3.對重要文件和資料，應(yīng)及時備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、運營管理類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、黨群工作類等類別，再根據(jù)具體情況進行二級、三級分類。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用阿拉伯?dāng)?shù)字進行編碼。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，保持文件的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映客運站主要職能活動和歷史面貌的，對客運站工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映客運站一般工作活動，在較長時間內(nèi)對客運站工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對客運站工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放地點。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲于安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。（二）利用方式1.查閱本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱本單位內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.出具證明因工作需要，本單位可為外單位出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實填寫，加蓋單位公章，并做好登記備案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、保管期限等，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合客運站的實際情況，確定檔案的保管期限。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，對檔案的價值進行綜合評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明，并永久保存《檔案銷毀清冊》。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.使用專業(yè)的檔案管理軟件，對檔案信息進行錄入、整理和管理，并確保軟件的安全性和穩(wěn)定性。3.按照檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接和存儲。4.建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.對電子檔案進行