PAGE檔案室日常巡查制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本日常巡查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及各部門檔案管理工作的日常巡查。（三）巡查原則1.定期巡查與不定期抽查相結(jié)合，確保巡查工作的全面性和及時性。2.以預防為主，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，避免檔案安全事故的發(fā)生。3.嚴格按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行巡查，確保巡查工作的規(guī)范性。二、巡查職責（一）檔案室管理人員職責1.負責制定檔案室日常巡查計劃，并組織實施。2.對檔案室的設施設備、檔案存儲環(huán)境、檔案整理情況等進行定期巡查，做好巡查記錄。3.及時發(fā)現(xiàn)巡查中存在的問題，并向相關部門報告，督促整改落實。4.協(xié)助公司內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察等部門對檔案室進行專項檢查。（二）各部門檔案管理員職責1.負責本部門檔案的日常整理、保管工作，確保檔案的完整與安全。2.配合檔案室管理人員進行檔案巡查，提供相關檔案資料。3.對本部門檔案管理中存在的問題及時進行整改，并向檔案室管理人員反饋整改情況。（三）公司領導職責1.負責審批檔案室日常巡查制度和巡查計劃。2.對檔案室巡查工作進行監(jiān)督檢查，對巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題進行決策處理。三、巡查內(nèi)容（一）檔案設施設備巡查1.檔案室的門窗是否完好，門鎖是否正常，有無損壞或被撬跡象。2.檔案室的通風、空調(diào)、除濕等設備是否正常運行，溫濕度是否符合要求。3.檔案存儲架、柜是否牢固，有無變形、損壞現(xiàn)象，標識是否清晰。4.消防設施是否齊全、有效，滅火器是否在有效期內(nèi)，消防通道是否暢通。5.電氣設備是否正常，有無漏電短路等安全隱患，電線電纜是否老化。（二）檔案存儲環(huán)境巡查1.檔案室的溫度、濕度是否符合檔案保管要求，每日進行記錄。2.檔案室是否清潔衛(wèi)生，有無灰塵、雜物、霉菌等，定期進行清掃。3.檔案室是否存在漏水、滲水現(xiàn)象，地面、墻面、天花板是否完好。4.檔案室是否有防蟲、防鼠措施，防蟲藥品是否過期，鼠夾、鼠藥等是否放置安全。（三）檔案整理情況巡查1.檔案分類是否準確，編號是否規(guī)范，目錄是否清晰完整。2.檔案裝訂是否牢固，有無散頁、缺頁現(xiàn)象，紙張是否完好。3.電子檔案存儲是否安全，備份是否及時，數(shù)據(jù)是否完整。4.檔案移交、接收手續(xù)是否齊全，交接記錄是否完整。（四）檔案安全管理巡查1.檔案室是否實行專人專管，鑰匙是否妥善保管，有無丟失或轉(zhuǎn)借他人。2.非檔案管理人員進入檔案室是否進行登記，查閱檔案是否履行審批手續(xù)。3.檔案室是否安裝監(jiān)控設備，監(jiān)控記錄是否保存完整，保存期限是否符合要求。4.檔案銷毀是否按照規(guī)定程序進行，銷毀記錄是否齊全。四、巡查方式（一）定期巡查1.檔案室管理人員每周對檔案室進行一次全面巡查，填寫巡查記錄表。2.巡查內(nèi)容包括檔案設施設備、存儲環(huán)境、整理情況、安全管理等方面。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門根據(jù)工作需要，不定期對檔案室進行抽查。2.抽查內(nèi)容可以是某一項或某幾項巡查內(nèi)容，也可以是對某個部門檔案管理情況進行專項抽查。（三）專項檢查1.公司內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察等部門根據(jù)工作安排，對檔案室進行專項檢查。2.專項檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案安全情況、檔案利用情況等。五、巡查記錄與報告（一）巡查記錄1.巡查人員應認真填寫巡查記錄表，詳細記錄巡查時間、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。2.巡查記錄表應及時歸檔保存，作為檔案管理工作的重要資料。（二）巡查報告1.檔案室管理人員每月對巡查情況進行總結(jié)分析，撰寫巡查報告。2.巡查報告應包括本月巡查工作概況、發(fā)現(xiàn)的主要問題及整改情況、下月巡查工作計劃等內(nèi)容。3.巡查報告應及時報送公司領導和相關部門。六、問題整改（一）問題反饋1.巡查人員在巡查中發(fā)現(xiàn)問題后，應及時向相關部門或人員反饋，并填寫問題反饋單。2.問題反饋單應明確問題的具體情況、整改要求、整改期限等。（二）整改措施1.相關部門或人員接到問題反饋單后，應立即制定整改措施，明確整改責任人，確保整改工作按時完成。2.整改措施應具有針對性和可操作性，能夠有效解決巡查中發(fā)現(xiàn)的問題。（三）整改跟蹤1.檔案室管理人員負責對問題整改情況進行跟蹤檢查，確保整改工作落實到位。2.對整改不力的部門或人員，應及時向公司領導報告，追究相關責任。七、培訓與教育（一）檔案管理知識培訓1.定期組織檔案室管理人員和各部門檔案管理員參加檔案管理知識培訓，提高檔案管理水平。2.培訓內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準、檔案整理方法、檔案安全管理等方面。（二）安全意識教育1.加強對檔案室管理人員和各部門檔案管理員的安全意識教育，