PAGE檔案安全監(jiān)管制度不完善一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，防止檔案信息泄露、損毀、丟失等安全事故的發(fā)生，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全風(fēng)險。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全意識，建立健全安全防范機(jī)制，做到防患于未然。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案安全管理制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案安全管理工作，定期開展檔案安全檢查。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備安全運(yùn)行。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高員工檔案安全意識。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時向上級報告事故情況。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案安全。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案安全管理，建立健全本部門檔案安全管理制度。3.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和培訓(xùn)工作，落實(shí)檔案安全管理要求。4.對本部門發(fā)生的檔案安全事故及時報告，并積極配合調(diào)查處理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案質(zhì)量。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.做好檔案庫房的安全防范工作，確保庫房環(huán)境安全。5.積極參加檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定，具有保存價值。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集，確保檔案信息不遺漏。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。2.整理檔案時應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損毀檔案。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)建設(shè)。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），并按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行合理排列，便于查找和管理。4.庫房應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品及其他雜物。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)、電子等多種存儲方式，確保檔案信息的備份安全。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架（柜）中，不得隨意堆放。3.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.對重要檔案應(yīng)采取加密存儲等安全措施，防止檔案信息泄露。（三）溫濕度控制1.庫房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時監(jiān)測庫房溫濕度變化情況。2.根據(jù)檔案保管要求，合理控制庫房溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.當(dāng)庫房溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（四）防火防盜1.庫房應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，并與公司安全監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)控。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。4.檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源及其他設(shè)備，確保庫房安全。（五）防蟲防鼠1.庫房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、鼠害應(yīng)及時采取措施進(jìn)行防治。2.可采用物理、化學(xué)等方法進(jìn)行防蟲防鼠，如放置防蟲藥、鼠夾、鼠藥等，但應(yīng)注意避免對檔案造成損害。3.對檔案進(jìn)行防蟲防鼠處理時，應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案利用安全（一）利用申請與審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位人員因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱。3.涉及公司機(jī)密檔案的利用，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。（二）利用方式與要求1.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.對涉及公司機(jī)密的檔案，利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。（三）利用登記與監(jiān)控1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人員、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用場所進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案利用過程安全。六、檔案銷毀安全（一）銷毀鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出銷毀意見。3.對涉及公司機(jī)密、重要業(yè)務(wù)等檔案，應(yīng)延長保管期限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)等檔案的銷毀，應(yīng)報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式與要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時清理，確保銷毀徹底，不留痕跡。七、檔案安全檢查與評估（一）定期檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全檢查，每年不少于[X]次。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案存儲情況、檔案利用情況、檔案銷毀情況等。3.檢查人員應(yīng)填寫《檔案安全檢查記錄表》，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄，并提出整改意見。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司檔案安全管理需要，可適時組織專項(xiàng)檔案安全檢查，如對重要檔案、電子檔案等進(jìn)行專項(xiàng)檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟。3.檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報告，對檢查結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，并提出改進(jìn)措施。（三）安全評估1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全管理工作進(jìn)行評估，每年不少于[X]次。2.評估內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案安全管理措施的落實(shí)情況、檔案安全事故的發(fā)生情況等。3.評估人員應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，撰寫檔案安全評估報告，提出改進(jìn)建議和措施，不斷完善檔案安全管理工作。八、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.以人為本原則：把保障員工生命安全和身體健康放在首位，最大限度地減少檔案安全事故造成的人員傷亡和財產(chǎn)損失。2.快速反應(yīng)原則：建立健全檔案安全事故應(yīng)急處置機(jī)制，確保在事故發(fā)生時能夠迅速響應(yīng)，及時采取有效措施進(jìn)行處置。3.科學(xué)處置原則：依據(jù)檔案安全事故的特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)制定應(yīng)急處置方案，采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高應(yīng)急處置能力。4.統(tǒng)一指揮原則：在檔案安全事故應(yīng)急處置過程中，實(shí)行統(tǒng)一指揮，確保應(yīng)急處置工作協(xié)調(diào)有序進(jìn)行。（二）應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.公司成立檔案安全事故應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在檔案管理部門，負(fù)責(zé)日常工作。2.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：負(fù)責(zé)制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案；組織指揮檔案安全事故應(yīng)急處置工作；協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置過程中出現(xiàn)的重大問題；及時向上級報告事故情況。3.領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案的具體實(shí)施；收集、整理、分析事故信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)小組報告；組織協(xié)調(diào)各應(yīng)急處置小組開展工作；負(fù)責(zé)與外部相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)。4.各應(yīng)急處置小組職責(zé)：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮，負(fù)責(zé)檔案安全事故應(yīng)急處置的具體工作，如搶險救援、檔案搶救、信息發(fā)布、后勤保障等。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.公司檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序、保障措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案安全管理要求，定期進(jìn)行修訂和完善。3.檔案管理部門應(yīng)組織全體員工學(xué)習(xí)應(yīng)急處置預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高員工的應(yīng)急處置能力。（四）事故報告與處理1.檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場人員應(yīng)立即報告本部門負(fù)責(zé)人，并及時采取措施進(jìn)行初步處置，防止事故擴(kuò)大。2.各部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)立即報告