PAGE檔案館內(nèi)部采購管理制度一、總則（一）目的為加強本檔案館內(nèi)部采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館內(nèi)部各部門及所屬單位的采購活動，包括辦公用品、設備物資、服務等各類采購項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應商平等參與競爭，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，不得隱瞞真實情況或提供虛假信息。二、采購組織與職責（一）采購決策機構檔案館設立采購領導小組，由館領導及相關部門負責人組成，負責審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門設立專門的采購部門或指定專人負責采購工作的具體實施，其職責包括：1.編制采購計劃，明確采購需求和預算。2.組織采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.協(xié)調(diào)采購過程中的各方關系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.負責采購項目的驗收工作，確保采購物品或服務符合要求。5.建立采購檔案，保存采購活動的相關資料。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，提供詳細的技術規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并配合采購部門進行采購工作，參與采購項目的驗收。（四）監(jiān)督部門檔案館設立監(jiān)督部門，負責對采購活動進行全程監(jiān)督，審查采購項目的合法性、合規(guī)性和合理性，對違規(guī)行為進行調(diào)查處理。三、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)工作需要和實際情況，提前編制年度采購預算，明確采購項目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預算應與檔案館年度工作計劃和財務預算相銜接，確保采購資金的合理安排。3.采購預算編制應遵循科學、合理、節(jié)約的原則，充分考慮采購項目的必要性和經(jīng)濟性。（二）預算審批1.采購預算編制完成后，由采購部門匯總審核，報采購領導小組審議。2.采購領導小組根據(jù)檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略、財務狀況等因素，對采購預算進行審批。3.經(jīng)審批后的采購預算作為采購活動的控制依據(jù)，不得隨意調(diào)整。如遇特殊情況需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。（三）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.在采購過程中，如因市場變化等原因需要調(diào)整采購預算，采購部門應及時提出申請，經(jīng)采購領導小組批準后進行調(diào)整。3.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析，確保采購資金的安全和合理使用。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》應提交給采購部門，采購部門對采購申請進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。（二）采購審批1.采購部門將審核通過的采購申請報采購領導小組審批。2.采購領導小組根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額等因素，進行審批決策。對于重大采購項目，應組織相關部門進行論證和評估。3.經(jīng)采購領導小組批準后的采購申請，由采購部門下達采購任務通知書，明確采購要求和時間節(jié)點。（三）供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。2.對供應商庫中的供應商進行篩選和評估，選擇具有良好信譽、較強實力、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商作為潛在供應商。3.采購部門可以采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等采購方式確定中標供應商。具體采購方式應根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額、市場情況等因素按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準確定。4.在確定中標供應商前，采購部門應組織相關人員對潛在供應商進行實地考察或資質(zhì)審查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術能力、售后服務等情況。5.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。（四）采購合同管理1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送財務部門、需求部門等相關部門備案。2.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為，應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任。3.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂補充協(xié)議，并報采購領導小組備案。4.采購合同履行完畢后，采購部門應及時組織驗收，并將驗收結果通知財務部門辦理付款手續(xù)。（五）采購驗收1.采購項目完成后，需求部門應按照采購合同和相關標準對采購物品或服務進行驗收。2.驗收人員應認真核對采購物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，填寫《采購驗收單》，并簽字確認。3.對于技術復雜、專業(yè)性強的采購項目，采購部門可以邀請專業(yè)技術人員或第三方機構參與驗收。4.如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務存在質(zhì)量問題或其他不符合要求的情況，驗收人員應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決。如供應商拒絕承擔責任，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收結果，填寫《付款申請表》，經(jīng)需求部門、采購部門負責人簽字確認后，報財務部門審核。2.財務部門按照財務管理制度和采購合同的約定，對采購付款進行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。3.采購付款應嚴格按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點進行，不得提前或延遲付款。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、合同風險、驗收風險、付款風險等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應采取重點監(jiān)控、制定應急預案等措施進行防范和控制。2.加強市場調(diào)研，及時掌握市場動態(tài)和價格變化，降低市場風險。3.建立健全供應商管理制度，加強對供應商的選擇、評估和管理，降低供應商風險。4.嚴格合同簽訂和履行管理，明確雙方權利義務，加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和檢查，降低合同風險。5.加強采購驗收管理，嚴格按照驗收標準進行驗收，確保采購物品或服務符合要求，降低驗收風險。6.規(guī)范采購付款流程，嚴格審核付款申請，確保付款安全，降低付款風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。3.對采購風險事件進行及時處理和總結，分析原因，吸取教訓，不斷完善采購風險管理體系。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應包括采購申請表、采購預算、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關資料，確保采購檔案的完整性和真實性。3.采購檔案的保存期限應按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀。（二）采購信息統(tǒng)計與分析1.采購部門應定期對采購信息進行統(tǒng)計和分析，包括采購項目的數(shù)量、金額、采購方式、供應商分布等情況。2.通過采購信息統(tǒng)計與分析，總結采購工作中的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為采購決策提供參考依據(jù)。3.采購信息統(tǒng)計與分析結果應及時報送采購領導小組和相關部門。（三）采購信息公開1.檔案館應按照規(guī)定的程序和范圍，將采購信息進行公開，接受內(nèi)部員工和社會公眾的監(jiān)督。2.采購信息公開的內(nèi)容應包括采購項目名稱、采購方式、采購預算、中標供應商等信息。3.采購信息公開的方式可以通過檔案館內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道進行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門應定期對采購活動進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，重點檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查可以采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.被檢查部門應積極配合監(jiān)督部門的工作，如實提供相關資料和信息，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應認真整改，并將整改情況及時反饋給監(jiān)