PAGE人社局人事檔案借閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范人社局人事檔案的借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局內(nèi)部各科室、下屬事業(yè)單位及其他因工作需要借閱人事檔案的單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則。借閱人事檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保借閱需求合理、必要。2.安全保密原則。檔案管理人員要采取有效措施，確保檔案在借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.限時(shí)歸還原則。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還檔案，不得逾期。4.規(guī)范使用原則。借閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，正確使用檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。二、借閱審批流程（一）借閱申請1.因工作需要借閱人事檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息。2.申請表需經(jīng)申請單位或個(gè)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并加蓋部門公章。（二）審批1.將填寫完整的《人事檔案借閱申請表》提交至本局檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借閱目的是否合理、必要，借閱期限是否符合規(guī)定等。3.審核通過后，報(bào)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作實(shí)際情況，作出是否批準(zhǔn)借閱的決定。（三）通知1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知借閱人員辦理借閱手續(xù)。2.如申請未獲批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)向申請單位或個(gè)人說明原因。三、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人員接到通知后，需攜帶有效身份證件到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員在《人事檔案借閱登記簿》上詳細(xì)記錄借閱人員姓名、單位、借閱日期、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并由借閱人員簽字確認(rèn)。（二）檔案交接1.檔案管理人員根據(jù)《人事檔案借閱申請表》和《人事檔案借閱登記簿》，將借閱的檔案當(dāng)面交予借閱人員，并雙方核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否一致。2.借閱人員需在檔案交接清單上簽字，確認(rèn)已收到所借檔案。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般情況下，人事檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.延長后的借閱期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人員需確保檔案完整無損，無涂改、抽取、撤換等情況。3.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，在《人事檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱人員簽字確認(rèn)。五、借閱人員職責(zé)（一）遵守規(guī)定1.借閱人員必須嚴(yán)格遵守本制度及國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，自覺維護(hù)檔案的安全與完整。2.不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出本局辦公區(qū)域。（二）正確使用1.借閱人員只能在規(guī)定的用途范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非工作目的。2.如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。摘抄、復(fù)印的檔案材料應(yīng)妥善保管，并在使用完畢后及時(shí)歸還檔案管理部門。（三）安全保密1.借閱人員要妥善保管所借檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人員對所接觸到的檔案信息負(fù)有保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。六、檔案管理人員職責(zé)（一）嚴(yán)格把關(guān)1.檔案管理人員要嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的審批流程辦理借閱手續(xù)，對借閱申請進(jìn)行認(rèn)真審核，確保借閱需求合理、必要。2.對不符合規(guī)定的借閱申請，應(yīng)及時(shí)予以拒絕，并向申請單位或個(gè)人說明原因。（二）提供服務(wù)1.檔案管理人員要熱情、周到地為借閱人員提供服務(wù)，及時(shí)解答借閱人員在借閱過程中遇到的問題。2.協(xié)助借閱人員做好檔案的查閱、摘抄、復(fù)印等工作，確保借閱工作順利進(jìn)行。（三）監(jiān)督檢查1.檔案管理人員要定期對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行檢查，對逾期未還的借閱人員進(jìn)行催還。2.對借閱人員在借閱期間的檔案使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)制止并報(bào)告。（四）維護(hù)檔案安全1.檔案管理人員要采取有效措施，確保檔案庫房的安全，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、整理和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量和安全。七、違規(guī)處理（一）警告1.對于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱人事檔案的單位或個(gè)人，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并責(zé)令其立即歸還檔案。2.對警告后仍不改正的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）紀(jì)律處分1.借閱人員在借閱期間如有涂改、抽取、撤換檔案材料，或擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人、帶出本局辦公區(qū)域等行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀(jì)律處分。2.對因違規(guī)行為給檔案造成損壞、丟失或泄密的，除給予紀(jì)律處分外，還應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。（三）賠償損失1.因借閱人員違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄密，給本局造成經(jīng)濟(jì)損失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.賠償金額根據(jù)檔案的重要程度、損失情況等因素確定。八、附則（一）解