PAGE干部檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強公司干部檔案管理，推進干部檔案信息化建設(shè)，提高干部檔案管理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部檔案的信息化管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保干部檔案信息真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映干部的歷史和現(xiàn)實情況。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止干部檔案信息泄露。3.安全性原則：采取有效措施保障干部檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和被非法篡改。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行干部檔案信息化管理，確保各項工作規(guī)范有序。二、干部檔案信息化管理職責(zé)分工（一）組織人事部門1.負(fù)責(zé)制定干部檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和相關(guān)制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督干部檔案信息化管理工作，協(xié)調(diào)解決工作中的重大問題。3.負(fù)責(zé)干部檔案信息的收集、整理、審核、錄入和維護。4.按照規(guī)定權(quán)限查詢、使用干部檔案信息，為干部選拔任用、考核評價等提供依據(jù)。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)干部檔案信息化系統(tǒng)的日常維護和管理，保障系統(tǒng)正常運行。2.負(fù)責(zé)干部檔案數(shù)據(jù)的備份與存儲，確保數(shù)據(jù)安全。3.協(xié)助組織人事部門做好干部檔案信息的錄入、審核等工作。4.負(fù)責(zé)對干部檔案信息化管理工作進行技術(shù)支持和培訓(xùn)。（三）干部所在部門1.負(fù)責(zé)及時向組織人事部門報送干部的相關(guān)信息和材料。2.配合組織人事部門做好干部檔案信息的核實和補充工作。三、干部檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合公司實際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的干部檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡便、安全可靠。2.對系統(tǒng)進行合理規(guī)劃和設(shè)計，包括檔案信息錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能模塊，滿足干部檔案管理工作的各項要求。3.建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)與公司其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和交互，提高工作效率。（二）硬件設(shè)施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足干部檔案信息化管理工作的需要。2.定期對硬件設(shè)施進行檢查、維護和更新，確保其正常運行。（三）軟件管理1.加強對干部檔案信息化管理系統(tǒng)軟件的管理，嚴(yán)格按照軟件使用許可協(xié)議進行使用，不得擅自修改、復(fù)制、傳播軟件。2.及時關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件更新信息，按照要求進行軟件升級，確保系統(tǒng)功能的完整性和安全性。四、干部檔案信息收集與整理（一）信息收集1.組織人事部門定期向干部所在部門收集干部的基本信息、履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料、獎懲材料、工資待遇材料、任免材料等各類檔案信息。2.干部所在部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集和整理本部門干部的相關(guān)信息和材料，并及時報送組織人事部門。3.鼓勵干部本人通過信息化系統(tǒng)自助補充和更新個人相關(guān)信息，但需確保信息真實可靠。（二）信息整理1.組織人事部門對收集到的干部檔案信息進行分類整理，按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將各類信息材料進行科學(xué)分類、編號和裝訂。2.對干部檔案信息進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案材料掃描成電子文檔，確保圖像清晰、完整。3.在信息整理過程中，對發(fā)現(xiàn)的信息不完整、不準(zhǔn)確或存在疑問的情況，及時與干部所在部門或干部本人進行核實和補充。五、干部檔案信息錄入與審核（一）信息錄入1.組織人事部門安排專人負(fù)責(zé)將整理好的干部檔案信息錄入干部檔案信息化管理系統(tǒng)。2.錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行錄入，確保信息錄入準(zhǔn)確無誤。3.在錄入過程中，對重要信息進行多次核對，防止錄入錯誤。（二）信息審核1.建立干部檔案信息審核機制，對錄入系統(tǒng)的干部檔案信息進行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給錄入人員進行修改。3.審核通過后的干部檔案信息方可正式存入系統(tǒng)。六、干部檔案信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.明確不同人員對干部檔案信息的查詢權(quán)限，嚴(yán)格按照權(quán)限進行查詢操作。2.組織人事部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員可根據(jù)工作需要查詢干部檔案的全部信息。3.其他部門因工作需要查詢干部檔案信息的，需經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的查詢范圍進行查詢。（二）使用規(guī)范1.干部檔案信息的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循規(guī)定的用途，僅限于干部選拔任用、考核評價、教育培訓(xùn)、獎勵懲戒等工作。2.嚴(yán)禁任何單位和個人擅自擴大干部檔案信息的使用范圍，不得將干部檔案信息用于商業(yè)目的或其他非法活動。3.在干部檔案信息使用過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)資料，防止信息泄露。七、干部檔案信息化系統(tǒng)安全與保密（一）安全管理1.建立健全干部檔案信息化系統(tǒng)安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護。2.設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴(yán)格控制，防止非法訪問和越權(quán)操作。3.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。4.制定系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，確保能夠及時恢復(fù)系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)安全。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強干部檔案信息化管理工作中的保密措施。2.對涉及干部個人隱私和敏感信息的檔案內(nèi)容進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.加強對工作人員的保密教育，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。4.嚴(yán)格控制干部檔案信息的傳播范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對外提供或公開干部檔案信息。八、干部檔案信息化數(shù)據(jù)備份與存儲（一）數(shù)據(jù)備份1.建立定期數(shù)據(jù)備份制度，對干部檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并分別存儲在不同的物理位置。3.備份數(shù)據(jù)的時間間隔應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率合理確定，確保數(shù)據(jù)的完整性和及時性。（二）存儲管理1.對干部檔案信息化數(shù)據(jù)的存儲進行規(guī)范管理，建立數(shù)據(jù)存儲目錄和索引，便于數(shù)據(jù)查詢和使用。2.定期對存儲的數(shù)據(jù)進行檢查和清理，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，確保存儲空間的合理利用。3.加強對存儲設(shè)備的維護和管理，防止存儲設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。九、干部檔案信息化管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立干部檔案信息化管理監(jiān)督機制，定期對干部檔案信息化管理工作進行監(jiān)督檢查。2.組織人事部門負(fù)責(zé)對干部檔案信息化管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問題。3.接受公司內(nèi)部審計部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為依法依規(guī)進行處理。（二）檢查內(nèi)容1.檢查干部檔案信息化管理制度的執(zhí)行情況，包括信息收集、整理、錄入、審核、查詢、使用、安全保密、數(shù)據(jù)備份與存儲等環(huán)節(jié)。2.檢查干部檔案信息化系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)功能是否正常、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整、操作是否規(guī)范等。3.檢查干部檔案信息化管理工作中的安全保密措施落實情況，是否存在信息泄露等安全隱患。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。