PAGE檔案館規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館所保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案管理工作由檔案館統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本檔案館的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量。5.為公司/組織各部門提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。6.對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理，建立檔案目錄和索引。3.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案館，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案館做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和支持。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。6.接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等材料，包括但不限于以下幾類：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本公司/組織的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料等。本公司/組織的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。本公司/組織的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。本公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。2.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，并確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，日期準(zhǔn)確。2.檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.歸檔的檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案館，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。即先按項(xiàng)目名稱分類，再在每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)按專業(yè)進(jìn)行細(xì)分，最后按項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行排列。3.人事檔案：按照類別年度個(gè)人進(jìn)行分類。類別包括履歷類、自傳類、鑒定考核類、學(xué)歷學(xué)位類、政審類、黨團(tuán)類、獎(jiǎng)勵(lì)類、處分類、工資類、任免類等，然后按年度和個(gè)人順序排列。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類。類別包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等，按年度順序排列。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，如銷售業(yè)務(wù)檔案可按客戶項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)行分類，采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案可按供應(yīng)商采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)行分類等。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+順序號(hào)。例如：2023YJ001，表示2023年度永久保管的綜合類文件，順序號(hào)為001。3.科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+階段代碼+順序號(hào)。例如：KJ001KJ1001，表示項(xiàng)目編號(hào)為KJ001的科技項(xiàng)目中，科研階段的第001份文件。4.人事檔案編號(hào)格式為：類別代碼+年度+個(gè)人編號(hào)。例如：L2023001，表示履歷類人事檔案，年度為2023年，個(gè)人編號(hào)為001。5.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：年度+類別代碼+順序號(hào)。例如：AC2023PZ001，表示會(huì)計(jì)憑證類財(cái)務(wù)檔案，年度為AC2023年，順序號(hào)為001。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)具體業(yè)務(wù)分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，防止檔案受到損壞或丟失。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從維護(hù)公司/組織的歷史真實(shí)面貌和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行比較分析，判斷其價(jià)值高低。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、歷史文化價(jià)值等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、年度財(cái)務(wù)決算等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性通知、一般性報(bào)表等。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清單報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案館查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫保密承諾書，并經(jīng)公司/組織保密管理部門審批同意后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出查閱申請(qǐng)，并提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱范圍和查閱方式進(jìn)行嚴(yán)格限制。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人將填寫好的檔案查閱申請(qǐng)表提交至檔案館。2.檔案館工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案信息，并確定檔案存放位置。3.檔案館工作人員將檔案取出，交查閱申請(qǐng)人在指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中，查閱申請(qǐng)人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案館工作人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。5.檔案館工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，將檔案歸還原位。（三）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案館借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審批同意后，方可復(fù)制。4.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和安全，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案館報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用服務(wù)1.檔案館應(yīng)積極為公司/組織各部門提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。2.檔案館工作人員應(yīng)熱情接待查閱人員，耐心解答查閱人員的問題，為查閱人員提供必要的幫助和支持。3.檔案館應(yīng)根據(jù)公司/組織的工作需要，積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化加工過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于檢索和管理。（三）檔案管理信息系統(tǒng)1.選用功能強(qiáng)大、安全可靠的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，可以根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改和泄露。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案館應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給被檢查部門，并提出整改意見。3.對(duì)違反檔案管理制度的行為