PAGE醫(yī)院行政部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院行政部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院行政部各類檔案的管理，包括但不限于行政管理、人事管理、財務(wù)管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理等方面形成的文件、資料、記錄等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院行政部設(shè)立專門的檔案管理崗位，負責全院檔案的集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確地反映醫(yī)院各項工作的實際情況。3.完整性原則：保證檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等敏感信息的檔案，嚴格保密。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和醫(yī)院制定的檔案管理制度。2.負責制定和完善醫(yī)院行政部檔案管理的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。3.負責醫(yī)院行政部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護醫(yī)院行政部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負責對醫(yī)院各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院的行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研教學(xué)等工作提供檔案信息支持和服務(wù)。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整、準確。2.按照醫(yī)院檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.負責本部門檔案的日常查閱和利用工作，對查閱和利用情況進行登記，并及時反饋給檔案管理部門。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等具體工作，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全。4.負責檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息。5.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)院行政部在行政管理活動中形成的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。2.人事管理方面的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核材料、薪酬福利文件等。3.財務(wù)管理方面的財務(wù)報表、預(yù)算決算資料、會計憑證、審計報告等。4.醫(yī)療業(yè)務(wù)管理方面的醫(yī)療質(zhì)量控制文件、醫(yī)療安全記錄、醫(yī)療糾紛處理材料等。5.醫(yī)院各類合同協(xié)議，包括采購合同、租賃合同、合作協(xié)議等。6.醫(yī)院舉辦或參與的各類活動的相關(guān)資料，如活動方案、活動照片、視頻等。7.醫(yī)院與上級主管部門、其他單位往來的文件、函件等。8.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、準確地收集齊全。2.檔案形成部門在工作過程中應(yīng)注意積累檔案材料，對辦理完畢的文件、資料等應(yīng)及時進行整理和歸檔。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案材料，應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的類別、時間、來源等因素進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序進行排列，如按照文件的編號、日期等順序排列。4.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標準化，確保檔案的質(zhì)量。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行整理，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。3.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的要求進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。4.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)醫(yī)療業(yè)務(wù)的特點和檔案管理的需要，進行分類整理，建立相應(yīng)的檔案索引。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案材料變更后及時歸檔。3.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照規(guī)定整理歸檔，移交檔案管理部門保管。4.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案管理要求，定期進行歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案入庫保管。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）三種。2.確定檔案保管期限的原則：反映醫(yī)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。反映醫(yī)院一般工作活動，在一定時期內(nèi)對醫(yī)院工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。其中，主要的檔案保管期限為30年，其他的檔案保管期限為10年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。4.對重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。5.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，詳細記錄鑒定的過程、結(jié)果及理由，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。（二）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長、檔案管理部門負責人、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并由專人負責監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，注明銷毀日期和方式等信息。5.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)與檔案鑒定報告等相關(guān)資料一并歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及醫(yī)院機密、患者隱私等敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)具有相應(yīng)的審批權(quán)限，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.外部單位查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)提前與醫(yī)院檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱的目的、范圍和要求等，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱過程中如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員不得將檔案帶出檔案管理部門，如有特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為醫(yī)院各部門和人員提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時準確地提供檔案信息。2.對于利用檔案開展的重要工作、重大項目等，檔案管理部門應(yīng)主動跟蹤服務(wù)，了解檔案利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.鼓勵檔案管理人員積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，如編寫醫(yī)院大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為醫(yī)院的發(fā)展提供參考和借鑒。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立醫(yī)院行政部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠程查閱、在線利用等功能，為醫(yī)院的各項工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對醫(yī)院行政部現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立完善的檔案信息檢索體系。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化管理。4.安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負責檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操