PAGE檔案館電子歸檔制度范本一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織的電子文件歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，便于電子文件的長(zhǎng)期保存和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)反映本公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，不得篡改、偽造電子文件內(nèi)容。2.完整性原則：歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的原始性和系統(tǒng)性。3.可用性原則：歸檔的電子文件應(yīng)便于檢索、查詢(xún)和利用，滿(mǎn)足本公司/組織內(nèi)部和外部對(duì)電子文件信息的需求。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸和利用過(guò)程中的安全，防止電子文件信息的泄露、丟失和損壞。（四）引用標(biāo)準(zhǔn)本制度引用以下相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：1.《中華人民共和國(guó)檔案法》2.《中華人民共和國(guó)電子簽名法》3.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）4.《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31）5.其他相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)二、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.本公司/組織各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中及時(shí)形成電子文件，確保電子文件的內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、要素齊全。2.電子文件的形成應(yīng)遵循本公司/組織的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性和有效性。3.電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的文件格式和命名規(guī)則，便于識(shí)別和管理。（二）電子文件的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時(shí)收集和整理。2.收集的電子文件應(yīng)包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的完整性。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，防止電子文件的丟失和損壞。4.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件的收集同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。三、電子文件的整理與分類(lèi)（一）電子文件的整理1.收集到的電子文件應(yīng)進(jìn)行及時(shí)整理，去除重復(fù)、無(wú)效的電子文件，確保電子文件的準(zhǔn)確性和有效性。2.電子文件的整理應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、主題等進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用。3.對(duì)于電子文件的元數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）電子文件的分類(lèi)1.本公司/組織的電子文件應(yīng)按照以下類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)：行政文件類(lèi)：包括公司/組織的行政公文、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。業(yè)務(wù)文件類(lèi)：包括公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等。財(cái)務(wù)文件類(lèi)：包括公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、發(fā)票等。人事文件類(lèi)：包括公司/組織的人事檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄等。其他文件類(lèi)：包括公司/組織的其他具有保存價(jià)值的電子文件。2.各部門(mén)可根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際情況，在上述分類(lèi)的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?xì)分，確保電子文件分類(lèi)的科學(xué)性和合理性。四、電子文件的鑒定與歸檔（一）電子文件的鑒定1.本公司/組織應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定，確定電子文件的保存價(jià)值和保管期限。2.電子文件的鑒定應(yīng)根據(jù)電子文件的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.對(duì)于具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)進(jìn)行永久保存；對(duì)于具有一定保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)根據(jù)保管期限進(jìn)行定期保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）電子文件的歸檔1.經(jīng)過(guò)鑒定后，符合歸檔條件的電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.電子文件的歸檔應(yīng)按照本公司/組織的檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保電子文件的有序管理。3.電子文件的歸檔應(yīng)采用電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，并確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和可靠性。4.在電子文件歸檔過(guò)程中，應(yīng)同時(shí)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，確保元數(shù)據(jù)與電子文件的一致性和完整性。5.電子文件歸檔后，應(yīng)建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于檢索和查詢(xún)。五、電子文件的存儲(chǔ)與保管（一）電子文件的存儲(chǔ)1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶庫(kù)、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份，防止電子文件的丟失和損壞。2.電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全防護(hù)措施，確保電子文件的安全存儲(chǔ)。3.電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)按照本公司/組織的檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，便于查找和利用。4.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式進(jìn)行備份，確保電子文件的安全性和可靠性。（二）電子文件的保管1.本公司/組織應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的保管工作，確保電子文件的安全和完整。2.電子文件保管人員應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的存儲(chǔ)設(shè)備正常運(yùn)行，電子文件信息可讀可用。3.對(duì)于存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)的電子文件，應(yīng)進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換，確保電子文件的可讀性和可用性。4.電子文件保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本公司/組織的保密制度，確保電子文件信息的安全，防止電子文件信息的泄露。六、電子文件的利用與共享（一）電子文件的利用1.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)可根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序和權(quán)限利用電子檔案。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)電子檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行利用。3.電子檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本公司/組織的保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露電子檔案信息。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要電子檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密制度進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制利用范圍和利用方式。（二）電子文件的共享1.本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間可根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序和權(quán)限共享電子檔案。2.共享電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)電子檔案共享申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行共享。3.電子檔案共享人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本公司/組織的保密制度，不得擅自擴(kuò)大共享范圍，確保電子檔案信息的安全。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要電子檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密制度進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制共享范圍和共享方式。七、電子文件的安全管理（一）安全制度與措施1.本公司/組織應(yīng)建立健全電子文件安全管理制度，明確電子文件安全管理的職責(zé)和權(quán)限。2.采取有效的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止電子文件信息的泄露、丟失和損壞。3.定期對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。4.加強(qiáng)對(duì)電子文件管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和安全技能。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立電子文件數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，確保電子文件數(shù)據(jù)的安全。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在電子文件數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。（三）病毒防范與處理1.安裝正版殺毒軟件，定期對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，防止病毒感染電子文件。2.建立病毒預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理病毒疫情，確保電子文件的安全。3.對(duì)于感染病毒的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行隔離和處理，防止病毒擴(kuò)散。（四）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件的保密管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要電子文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并嚴(yán)格控制訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止電子文件信息的泄露。八、電子文件的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.電子文件銷(xiāo)毀前，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確保銷(xiāo)毀的電子文件確實(shí)已無(wú)保存價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀程序1.填寫(xiě)電子文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀電子文件的名稱(chēng)、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.采用物理或化學(xué)方法對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保電子文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.電子文件銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由銷(xiāo)毀人員