PAGE采購需求管理內控制度一、總則（一）目的為加強公司采購需求管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購需求的提出、審核、執(zhí)行及監(jiān)督等相關活動，涵蓋各類物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購需求管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.準確性原則：采購需求應準確反映公司業(yè)務實際需要，避免模糊、歧義或過度需求。3.效益性原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，追求采購成本的合理性和效益最大化。4.制衡性原則：建立健全采購需求管理各環(huán)節(jié)的職責分工和制衡機制，防止權力濫用和舞弊行為。二、采購需求提出（一）需求識別1.各部門應定期對本部門業(yè)務活動進行梳理，識別所需采購的物資或服務。包括但不限于生產原材料、辦公用品、設備維修保養(yǎng)、專業(yè)咨詢服務等。2.關注業(yè)務發(fā)展變化、技術更新、政策調整等因素，及時發(fā)現新增或變更的采購需求。（二）需求分析1.對識別出的采購需求進行詳細分析，明確需求的規(guī)格、型號、數量、質量標準、交付時間、交付地點等具體要求。2.對于復雜或特殊的采購需求，應組織相關專業(yè)人員進行技術論證和可行性研究，確保需求的合理性和可行性。（三）需求申請1.采購需求由需求部門填寫《采購需求申請表》，詳細描述需求內容、申請理由、預算金額、預計交付時間等信息。2.《采購需求申請表》應經需求部門負責人審核簽字，確保需求的真實性和必要性。三、采購需求審核（一）初審1.采購部門收到《采購需求申請表》后，首先對需求的完整性、準確性進行初審。檢查申請表填寫是否規(guī)范、需求描述是否清晰、預算金額是否合理等。2.對于初審不符合要求的申請表，采購部門應及時反饋給需求部門，要求其補充或修正相關信息。（二）歸口審核1.根據采購需求的性質和歸口管理部門，將申請表提交相應的歸口管理部門進行審核。2.歸口管理部門應從專業(yè)角度對采購需求進行審核，重點審核需求的技術合理性、質量標準適用性、與公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務規(guī)劃的一致性等。3.歸口管理部門審核通過后，在申請表上簽署意見并蓋章。（三）財務審核1.財務部門對采購需求的預算金額進行審核，確保預算的合理性和合規(guī)性。2.檢查需求部門是否有足夠的預算額度支持該采購項目，如有預算調整需求，應按照公司預算管理規(guī)定進行審批。3.財務部門審核通過后，在申請表上簽署意見。（四）審批1.根據公司的授權審批制度，采購需求申請表經初審、歸口審核和財務審核通過后，提交公司管理層或授權審批人進行最終審批。2.審批人應綜合考慮采購需求的必要性、預算合理性、對公司業(yè)務的影響等因素，做出審批決定。3.對于重大采購需求或涉及金額較大的采購項目，應提交公司決策層進行集體審議。四、采購執(zhí)行（一）采購方式選擇1.根據采購需求的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.對于達到國家規(guī)定招標規(guī)模標準的采購項目，應嚴格按照招標程序進行采購；對于未達到招標規(guī)模標準但符合其他采購方式適用條件的，應選擇相應的采購方式進行采購。（二）采購文件編制1.根據選定的采購方式，編制相應的采購文件。采購文件應包括采購公告（招標邀請書）、采購需求說明書、采購合同條款、評標標準等內容。2.采購文件應明確采購項目的各項要求和條件，確保采購活動的公平、公正、公開。（三）供應商選擇與管理1.建立供應商庫，對供應商進行分類管理和動態(tài)評估。定期收集供應商的基本信息、經營狀況、產品質量、售后服務等資料，對供應商進行綜合評價。2.根據采購需求，從供應商庫中選擇合適的供應商參與采購活動。對于新的采購項目，應進行供應商調查和篩選，確保供應商具備提供合格產品或服務的能力。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品或服務規(guī)格、數量、價格、交付時間、質量標準、售后服務等條款。（四）采購合同執(zhí)行1.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付產品或服務。2.需求部門負責對采購物資或服務進行驗收，驗收合格后簽署驗收報告。如發(fā)現質量問題或其他不符合合同約定的情況，應及時與供應商協商解決，并按照合同約定追究供應商的違約責任。五、采購監(jiān)督與評估（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購需求管理活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否合法、采購效益是否達到預期目標等。2.審計部門應重點關注采購需求的提出、審核、執(zhí)行過程中的關鍵環(huán)節(jié)，發(fā)現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）風險管理評估1.建立采購風險管理機制，對采購過程中可能面臨的風險進行識別、評估和應對。風險包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.定期對采購風險管理情況進行評估，總結經驗教訓，不斷完善風險管理措施，降低采購風險發(fā)生的可能性和影響程度。（三）績效評估1.制定采購績效評估指標體系，對采購部門和采購人員的工作績效進行定期評估。評估指標包括采購成本控制、采購質量保障、采購交付及時性、供應商管理效果等方面。2.根據績效評估結果，對表現優(yōu)秀的采購部門和人員進行表彰和獎勵，對存在問題的進行督促整改，不斷提高采購工作水平。六、信息管理與溝通（一）采購信息收集與整理1.采購部門應收集、整理與采購需求管理相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.建立采購信息數據庫，對收集到的信息進行分類存儲和管理，以便于查詢和使用。（二）信息共享與溝通1.加強采購部門與需求部門、歸口管理部門、財務部門等相關部門之間的信息共享和溝通。及時傳遞采購需求、審核意見、合同執(zhí)行情況等信息，確保各部門之間信息暢通。2.定期召開采購工作協調會議，通報采購需求管理工作進展情況，協調解決工作中存在的問題。七、培訓與宣貫（一）培訓計劃制定1.根據公司采購需求管理內控制度的要求和員工實際情況，制定培訓計劃。培訓計劃應明確培訓目標、培訓內容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。2.培訓內容包括采購法律法規(guī)、內控制度、采購流程、風險管理、溝通技巧等方面。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展培訓活動，培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習、案例分析等多種形式。2.培訓過程中應注重互動交流，鼓勵員工提問和分享經驗，提高培訓效果。（三）制度宣貫1.通過公司內部網站、宣傳欄、文件發(fā)放等多種渠道，廣泛宣傳采購需求管理內控制度，確保全體員工了解制度內容和要求。2.對制度的重點