PAGE存貨采購環(huán)節(jié)內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司存貨采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保存貨采購活動合法、合規(guī)、有序進行，保障公司資產(chǎn)安全，提高采購效率，降低采購成本，保證存貨質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。（二）適用范圍本制度適用于公司所有存貨采購活動，包括原材料、輔助材料、零部件、商品等各類存貨的采購。（三）基本原則1.合法性原則：存貨采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進行采購操作，確保采購行為合規(guī)。3.效益性原則：在保證存貨質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.制衡性原則：采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié)應相互分離、相互制約，防止舞弊和錯誤。5.權(quán)責明確原則：明確各部門和人員在存貨采購環(huán)節(jié)中的職責和權(quán)限，做到責任清晰、分工合理。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，定期對存貨需求進行預測，并提交需求預測報告。2.需求預測報告應包括存貨名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息，同時說明預測依據(jù)和理由。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)各部門提交的需求預測報告，結(jié)合公司庫存水平、采購周期、市場供應情況等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導批準。3.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更采購計劃，應按照規(guī)定的程序進行審批，并及時通知相關(guān)部門。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本情況、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等信息。2.根據(jù)采購需求和供應商信息庫，采購部門組織相關(guān)人員對供應商進行評估和選擇。評估內(nèi)容包括供應商的信譽、資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面。3.對于重要物資的供應商，應進行實地考察，確保供應商具備提供合格產(chǎn)品的能力和條件。4.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應商，并與其簽訂采購合同。（二）供應商評價與考核1.采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法，評價結(jié)果應形成書面報告。3.根據(jù)供應商評價結(jié)果，采購部門對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）供應商關(guān)系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、價格變動情況等信息。2.對于供應商提出的問題和建議，采購部門應及時給予回應和處理，建立良好的合作關(guān)系。3.采購部門應定期組織供應商座談會，加強與供應商的溝通與交流，共同探討解決問題的方法和措施，促進雙方合作的持續(xù)發(fā)展。四、采購流程控制（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息。2.采購申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、采購數(shù)量的準確性等。2.對于金額較大或重要物資的采購申請，采購部門應組織相關(guān)人員進行論證和審批，并報公司領(lǐng)導批準。3.經(jīng)審批后的采購申請，采購部門方可組織實施采購。（三）采購詢價與比價1.采購部門根據(jù)采購申請，向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等信息。2.采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠、交貨期短的供應商作為采購對象。3.在詢價與比價過程中，采購部門應做好記錄，保存相關(guān)資料，以備查詢和審計。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商協(xié)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應包括采購存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同應符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的要求，明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本分送相關(guān)部門，如財務部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應的工作。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購存貨的具體要求和交貨時間。2.采購訂單應經(jīng)采購部門負責人審核簽字后發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認。3.在采購訂單執(zhí)行過程中，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）到貨驗收1.倉庫管理部門在收到供應商發(fā)來的存貨后，應及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括存貨的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收人員應按照驗收標準進行驗收，并填寫驗收報告。驗收報告應包括存貨名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。3.對于驗收合格的存貨，倉庫管理部門應辦理入庫手續(xù)，并將入庫信息及時通知采購部門和財務部門。對于驗收不合格的存貨，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款管理1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。2.對于審核通過的采購付款申請，財務部門應按照合同約定的付款方式和時間進行付款，并做好付款記錄。3.在付款過程中，財務部門應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保付款安全、合規(guī)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對存貨采購環(huán)節(jié)的風險進行識別和評估，識別的風險包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、價格風險、合同風險、付款風險等。2.采購部門應采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.針對不同類型的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施。對于市場風險，應加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整采購計劃；對于供應商風險，應加強供應商管理，建立供應商風險預警機制；對于質(zhì)量風險，應加強到貨驗收，嚴格把控存貨質(zhì)量；對于價格風險，應加強詢價與比價，合理確定采購價格；對于合同風險，應加強合同管理，嚴格審核合同條款；對于付款風險，應加強付款審核，確保付款安全。2.在風險應對過程中，采購部門應及時跟蹤風險變化情況，根據(jù)實際情況調(diào)整風險應對措施，確保風險得到有效控制。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對存貨采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制進行審計監(jiān)督，檢查采購業(yè)務的合規(guī)性、合法性、有效性。2.審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行、供應商管理、采購流程控制、采購風險管理等方面。3.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果，出具審計報告，提出改進建議和意見，督促相關(guān)部門進行整改。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購部門應建立健全采購業(yè)務日常監(jiān)督檢查制度，定期對采購業(yè)務進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.采購部門負責人應加強對采購業(yè)務的日常監(jiān)督檢查，確保采購業(yè)務按照規(guī)定的